基于材料采购精细化管理的思考

基于材料采购精细化管理的思考

付钰,谭华康

中国核电工程有限公司

摘要：随着社会的不断发展和进步，企业在经济发展的过程中扮演的角色也变得日益重要和突出。同时，企业也应该随着外界经济环境的不断变化而调整自己的管理模式，做到与时俱进。在企业发展的过程当中，材料采购管理占据着十分重要的角色，而且材料采购管理也是企业成本占用最高的一项作业活动。因此，研究材料采购精细化管理具有重要意义。下面笔者就对此展开探讨。

关键词：材料采购；精细化；管理；

1 材料采购精细化管理的意义

1.1 帮助企业降低支出

激烈的市场竞争下，降低成本，才能获得更多的利润，使企业形成竞争优势。但传统管理模式下采购成本经常不受控，易发生超定额的情况。采取精细化材料采购措施，从细微之处入手进行管理，提高材料采购严谨性，约束各项经济活动，便可减少不必要的经济开支，将成本控制在合理范围内。

1.2 强化企业管理监督

传统材料采购控制对“例外”业务缺乏控制力，存在诸多局限性，导致财务监督有效性较差。实施精细化材料采购管理，明确财务管理流程，做到“精中求细、细中求精”，便可有效减少“例外”业务的出现，强化材料采购监督力度，增强材料采购的有效性、实效性。例如，企业资金管理中，采取内控措施，设置明细账，做好账目清查、盘点，确保账实相符，避免出现账外资金，便可遏制资金违规流转。

2采购管理存在的问题

从当前的发展现状来看，我国很多的企业管理人员和决策人员对于精细化管理还缺乏全面的了解，并没有将精细化管理纳入企业战略发展的高度之上，材料采购活动还处于孤立运行的态势。精细化程度不够也就直接影响到了材料采购质量和采购效率的全面攀升。

2.1缺乏采购计划

许多企业由于项目匆忙，草草准备好采购订单，并没有为此制订严格、有效、可靠的原材料采购管理计划。一些企业的经营者为了按期顺利完成生产作业，要求加快采购的过程，这直接导致缺乏质量审核。同时，很多厂家采购了使用几年的各种原材料，往往堆积在仓库中，再次使用时无法保证性能正常。此外，虽然采购计划制度的正式制定要从供应商采购申请意见的最终提交开始，但大多数企业并没有建立书面采购计划申请制度。这不仅不利于正式采购业务计划的制订，而且由于仓促采购失败，审批程序没有及时严格记录，最终导致采购流程信息反映不准确。

2.2供应商管理制度不完善

很多中小企业虽然自身拥有众多供应商，但未能建立较为完善合理的企业供应商诚信评级和认定体系，缺乏科学客观的认识。供应商欺诈往往因商业利益而出现，导致高价、低质量的供应商对企业造成损失。此外，如果未能对设备供应商信息进行准确、合理、有效、全面的跟踪管理，必然会对相关企业的日常生产经营产生负面影响。

2.3价格体系不合理

一是企业的业务管理相对复杂，总体工作量大，企业内部管理人员往往忽视了对员工的重要前期管控。二是采购业务流程的价格形成机制不合理。一般规定只有现场项目采购和管理人员可以直接现场询价、议价，很容易导致实践操作中的价格偏差和欺诈行为。三是企业产品采购定价的形成方法和模式不能完全实现灵活独立的定价，导致企业资金不平衡，造成资源浪费。四是未按规定及时、准确地记录和保留供应商价格数据和保存企业历史供应商平均成本价格信息，使企业的成本水平上升。

2.4不共享数据

企业材料招标采购和管理工作量比较大，数据比较复杂。同一家企业的采购和物流部门的员工也经常在库存数据的合并报表中上报多条信息，一遍又一遍地输入多种不同类型的信息。多条信息同时报送、录入，容易出现报送不完整、不一致的特殊情况。因此数据同时重复录入、供应商资源信息单独录入、数据不完全共享，导致相关部门重复工作，多任务同时重复进行，效率低下。

2.5仓库管理混乱

验收和审批是产品采购中保证材料质量最重要的环节，但往往处于企业整体材料采购管理环节的末端，由于缺乏相关的审批标准和审批管理等，企业对不合格库存产品的验收处理不明确。最终入库环节文件格式不规范，带来很多关键物资的隐患，造成企业不必要的损失和浪费。

3采购精细化管理措施

3.1提升意识认知，完善材料采购制度

思想意识层面的不断发展和进步才能够带动行动上的科学化推进。因此企业精细化管理在材料采购当中的实践应用还应该提升思想认知水平，在完善采购制度的探索上做出更多的努力。企业是一个规范性和综合性特征相当明显的企业主体，任何一项工作的有序推动都需要有制度作为支撑和保障。精细化材料采购管理活动也是如此，只有具备了制度指引，才能够让此项活动拥有了发展的“指明灯”。而且在制度的影响和约束之下也能够规避一些不良行为的出现。企业的管理人员应该针对当前材料采购活动的实际情况制定精细化的管理制度。当然其中所提到的“精细化”所涉及到的内容领域也是相当丰富的。例如要让制度中材料采购部门以及有关人员的基本职责变精细、要让材料采购的相关流程变精细、要让材料采购的各项成本开支以及与其他部门之间的协同合作变得精细。在这些精细化制度的引领之下，才能够确保该项工作取得预期的良好效果。

3.2选择优质供应商

企业加工和生产，采购产品价格的高低、产品质量的好坏，直接决定了材料采购的盈利空间和客源量。采购商品并非价格越低就越好，质量和价格一定要做到配比，为此，在对供应商的选择上要做到细化、择优、维护老关系、开辟新伙伴。

（1）建立完善的供应商管理制度

对供应商做详细的档案管理，大型企业通常会采用招标方式选择供应商，但部分小型企业通常是自己企业的业务员与供应商之间洽谈，但无论哪种方式，都需要对供应商进行详细的调查，获得供应商的资料，包括供应商的名称、联系方式、生产规模、产品价格、发货及时性、售后服务、信用状况等。同时，对供应商做后期追踪调查，制定完善的供应商综合评价指标体系，按照季度做定量的评分对比，可以选择质量指标、供货指标、经济指标、服务指标作为考核指标，为选取优质供应商做铺垫。

（2）维护优质供应商

在甄选出优质供应商后，要经常保持与供应商的友好互动，促进双方的长期合作。首先，建立存销共享协议。将商品的销售情况及库存情况及时传递给供应商，供应商通过信息整合，调整相应的生产和配送计划。其次，为优质供应商提供结算优先服务。快捷结算或优先结算服务，有利于生厂商的资金回笼，降低生产商的资金成本，也有利于双方的长期友好合作。

（3）开发新的供应商

如今市场管理不断完善，市场价格趋于透明化，假冒伪劣产品大量减少，很多好的产品应运而生，企业应不断挖掘供应商市场，通过电话咨询、网络调查、上门考察、样品试用等方法寻找更加高质量的供应商，用同等价格采购高质量、多样化的产品为企业节约成本、增加收益。

3.3调整同类商品采购比例

由于商品种类繁多，为满足不同消费者的爱好，针对同类商品会采购多种不同的品牌以备出售，但是很多企业却没有对同一销售期内同类但不同品牌的商品销售数量做对比，或是做了对比但是并不详尽。因此，企业应该对同一阶段，同类但不同品牌的商品销量做出统计，据此，调整不同品牌的采购数量，减少同一销售期内销售数量较少的品牌。此外，同类商品但不同品牌的生产厂家往往并不在同一城市，不同距离采购，运输成本也会有很大差异，在对同类商品的销售数量和期限做对比后，可以采购替代品的策略，减少运输成本。

结束语

综上所述，随着互联网的不断发展，新业务、新管理情况不断涌现，企业为更好的加强材料采购管理，更好地适应新经济条件下的快速发展。必须始终将精细化管理整合到整个材料采购、生产和销售中，发挥真正有效的约束作用。从降低采购成本，提高企业利润。

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