管理类档案管理在企业管理中的应用

管理类档案管理在企业管理中的应用

黄玉兰

重庆市金佛山水利水电开发有限公司 重庆市 408400

摘要：现代企业的档案管理中，管理类档案是非常重要的一类，可以为企业管理而服务，所以一直都是企业档案管理的要点所在。为发挥出管理类档案的最佳效能，必须在归档、整理、鉴定、保管、统计和利用这些环节大下功夫，高质量落实管理类档案管理。本文重点分析探究管理类档案管理在企业管理中的应用，并重点阐明管理类档案归档环节所要注意的要点。

关键词：管理类档案；企业管理；归档

管理类档案是企业经营过程中所形成的重要档案，主要涉及到党务、经营、行政管理这些方面的档案[1]。通常情况下，企业的管理类档案是按照年度收集整理，并最终归档至企业管理类。在现代企业的管理中，管理类档案发挥着十分重要的作用，一直都被视为企业正常运行的重要基础，同时可以为企业的决策提供依据。也正是因为如此，企业管理中向来重视管理类档案的管理，并积累了较多的管理经验，有助于发挥出管理类档案的最佳作用。本文较系统的探究管理类档案管理在企业管理中的应用情况，现作如下的综述。

1. 管理类档案管理对企业管理的意义

在现代企业的档案管理工作中，主要是有五类档案，即管理类档案、工程类档案、研发类档案、财务类档案、人事档案。依托这五类档案，企业的日常工作可以有效和高效的开展，这要求企业认真做好档案管理工作。以管理类档案为例，所形成的文件材料通常对企业、社会和国家均可以产生直接或间接的价值，主要涉及到党群工作、生产管理、行政管理、经营管理。因此可以说，管理类档案管理是非常重要的工作，对现代企业的发展意义重大。

在现代企业的管理中，管理类档案的重要性越来越凸显，对企业管理所产生的意义集中体现在三个方面。第一，管理类档案所涉及到的内容丰富，且存储形式较为多样，以文字、声像、图表的形式呈现，所以企业在利用管理类档案时可以有更多的选择。企业如果可以做到科学化的利用管理类档案，则可以大大提升工作效率和质量，对提高企业的业绩与管理水平均有十分大的裨益。第二，在管理类档案的管理中，要做的工作较多，主要是归档、整理、鉴定、保管、统计和利用，此过程中往往可以形成管理类档案信息组织[2]。在此基础上，企业可以有序推进管理类档案的现代化建设，有助于提升管理类档案管理成效，为企业发展做出更多的贡献。第三，管理类档案能够较直观的反映出企业的经营情况和整体发展情况，尤其是可以暴露出企业日常管理工作中的不足之处。通过认真分析管理类档案，企业可以及时调整经营战略和管理方法，各方面的决策可以确保精准性和科学性。

2. 管理类档案管理在企业管理中的应用
   1. 归档的要点

在管理类档案的归档中，有四个要点，即归档文件材料的来源、归档范围、归档时间、归档要求。

在归档文件材料的来源这一方面，主要是企业内部所形成的文件材料，如果企业对外有投资或者控股，则被投资和控股的企业要及时提交文件材料。在归档范围这一方面，一是企业的经营管理、营销服务、科技研发，这些活动过程中所形成的文件材料；二是贯彻上级部门和相关单位时所形成的文件材料；三是在法律范围内，对企业各项活动可以产生价值的文件材料；四是《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》中所要求的文件材料归档范围。在归档时间这一方面，通常是按照年度收集整理，在办理完毕后的第二年即可以归档，如果是实物、照片、磁带、光盘这些形式的文件材料，则在工作结束后便要及时归档。除此之外，管理类档案的归档要注意相关的要点，并严格遵循。比如所要归档的文件材料必须齐全完整，不能存在破损现象。再比如是企业归档范围内的文件材料，必须要在期限内及时移交，进行集中统一管理。

2.2整理的要点

在管理类档案的整理这一环节，要严格遵循一些基本原则，主要有四点。一是严格遵循文件的形成规律，文件之间要有联系；二是要区分好管理类档案的价值，做好分类保管与利用；三是要符合文档一体化管理的要求，满足计算机管理的要求；四是纸质文件和电子文件要做好协调，进行统一化的管理[3]。信息时代下，企业的管理类档案在整理时难度有明显减低，可以借助大数据技术、云计算技术进行管理类方案的分析和整理，不仅整理质量可以大大提升，且有助于提高整理效率。因此，企业要格外注重信息技术手段的运用，为管理类档案的整理提供良好条件。

2.3鉴定的要点

在管理类档案的鉴定中，企业应考虑成立管理类档案鉴定委员会，可以由职能部门、分管领导、技术人员、档案人员所组成。应该清楚的意识到，管理类档案的鉴定至关重要，可以直接影响到企业利用管理类档案的成效，尤其是可以影响管理和决策的质量，所以要按照要求做好管理类档案的鉴定。待完成管理类档案的鉴定后，由管理类档案鉴定委员会成员共同署名，执行保管措施即可。

2.4保管的要点

考虑到管理类档案对企业管理的重要性，保管好管理类档案便显得十分重要。进行管理类档案的保管时，要重点做好五个方面的工作。第一，企业要建立管理类档案的保管制度，尤其是建立健全责任人制度，由专人维护好管理类档案的安全，实施科学化保管；第二，管理类档案的库房要做好日常管理，必须具备防盗、防潮、防火、防尘、防光这些特性，由专人做好每天或定期的管理；第三，控制好管理类档案库房的湿度和相对湿度，通常湿度是控制为14-24℃，相对湿度是45-60%；第四，要在管理类档案库房配置消毒柜、防尘器、加湿机、空气净化器这些设备；第五，如果企业的经济条件良好，则应该配置好监控设备、自动灭火设备、自动报警设备、湿温度自动调控设备，便于实现管理类档案的全过程管理。

2.5统计和利用的要点

在管理类档案的统计中，要重点做好两点。第一，工作人员要对管理类档案的保管、接收、移出、利用做好统计，详细记录重要信息，所统计的信息要准确有效；第二，管理类档案的统计工作除了精准性，还必须保持连续性。

在管理类档案的利用中，主要涉及到三个方面的管理工作，即借阅、复制、开发。在管理类档案的借阅中，应提供借阅服务，严格控制借出，若是机密性质的管理类档案，则严禁借出[4]。一切的管理类档案借阅活动，均要做好登记和审批，且要求保护好档案，严禁擅自复制。在管理类方案的复制中，必须办理好相关的手续，做好登记，在授权后方可进行复制，最终所完成的复制件，要加盖“档案复制专用章”。在管理类档案的开发中，为帮助企业更好地管理，可以依托管理类档案进行加工，形成专题材料、专题汇编，便于为企业的管理、决策提供更为有效的服务。

3. 结语

现代企业的管理中，管理类档案所发挥的重要作用是毋庸置疑的，必须要重视管理类档案管理工作，帮助企业提升管理和决策成效。当前在管理类档案管理方面积累了较多成功经验，为企业管理提供了良好的支持，后续要进一步做好管理类档案管理工作，并将管理类档案应用在企业管理的更多场景中。

参考文献

[1]赵惠芹.大数据分析技术在企业档案管理中的应用[J].办公室业务,2022(09):128-130.

[2]孙杰.企业管理类档案归档问题探究[J].办公室业务,2021(20):130-131.

[3]高味.现代信息技术在企业产品档案管理中的应用探讨[J].陕西档案,2021(01):53-54.

[4]蔡春玫.科学管理提高经济效益——浅议档案管理在企业管理中的重要作用[J].办公室业务,2020(10):40+43.