事业单位档案管理工作效率提升探究

事业单位档案管理工作效率提升探究

杨喻棋

邵阳市第二人民医院  湖南  邵阳  422001

摘要：在事业单位的管理工作中，档案管理对于事业单位的工作开展和未来发展具有极其重要的作用。而效率是事业单位档案管理工作中追求的重要目标。针对事业单位档案管理中的诸多问题，笔者进行归纳、分析，并提出解决方案，期望对事业单位管理工作的发展略尽绵薄之力。

关键词：事业单位  档案管理  效率提升

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。事业单位的档案记录不仅见证了单位的发展变迁历史，也为单位开展日常工作提供客观依据。新形势下，事业单位档案数量激增，工作量与过去相比早已不可同日而语，传统档案管理模式因效率低下，无法充分满足现阶段的管理需求，这就要求单位必须求新求变，提升档案管理工作效率的任务迫在眉睫。

一、事业单位档案管理工作的意义

（一）事业单位档案是历史传承的基石

事业单位档案是珍贵的历史资料，事业单位档案往往对单位的发展变迁做了全面记录，能客观反映单位的发展历程、公务活动、人事变动等，[1]同时档案也链接了单位的过去、现在和未来，是事业单位的重要组成部分。

（二）事业单位档案是科学研究的基础

档案中记录的各项科研成果的数据真实可靠，因此，单位人员在进行科研工作时，可以结合档案资料中留存的经验高效开展相关工作，是提高工作效率的有力保障。因此，事业单位档案也是推动科学研究不断发展进步的推动力。

（三）事业单位档案是工作开展的依据

日常工作是事业单位不可或缺的组成部分，档案全面记录了单位日常工作的开展情况。做好档案管理工作，能有效保证事业单位日常工作规范、合理地开展，更快更好地达到工作目标。

（四）事业单位档案是宣传展示的素材

档案是单位对外展示社会形象的窗口之一，档案资料真实客观，如果能将档案进行合理地宣传和展示，相比较其他宣传资料而言将具备更高的说服力和感染力，可以有效增强外界对本单位的认知和了解，也能加深本单位职工对单位的归属和认同。内外合力，更高效推动单位健康发展。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）规章制度不完善

科学完善的档案管理制度体系是后续档案工作顺利开展的基石。但现在的档案管理规章制度存在一系列问题，导致档案管理工作不到位、效率低等问题出现。一是事业单位不能根据本单位实际情况制定适合本单位需求的档案管理制度，简单借鉴其他单位规章制度的方式将直接导致制度和本单位实际情况不匹配，从而实施困难的问题出现。

（二）认知水平不到位

档案管理不仅需要档案管理人员认真负责履行好职责，还需要其他相关科室和人员的配合。这方面问题主要表现为领导重视不足和科员配合不够。领导在日常的管理工作中容易忽略档案管理的重要性，没有发挥积极的引导作用。科员则将工作重心放在本职工作上，没有意识到档案工作也是同等重要的工作内容。这就导致在档案管理工作中，容易在繁杂的档案整理过程中出现错误，为档案管理工作顺利开展带来阻力。[2]

（三）信息化建设滞后

在互联网和大数据发展迅速的大背景下，档案管理也应紧跟时代步伐，全面引入信息化管理手段将大大提高工作效率。但在部分事业单位中，仍因各种原因导致信息化建设滞后、管理模式单一的问题出现。这些单位依然在使用传统记录手段继续档案工作。[3]主要表现为以下两点：一是硬件设施配置不齐全，采用人工作业模式容易导致档案管理出现各种形式的错误和纰漏。二是安全系数低，无法保障档案文件的安全性，容易出现信息泄露、丢失、非法删改等情况。

（四）开发利用不充分

档案得到充分的开发利用才能发挥其价值，这也是档案管理的最终目标。但是现下事业单位档案开发利用普遍较为滞后，对档案的价值开发不足极易阻碍事业单位后续的工作开展。

三、事业单位档案管理工作效率提升措施

（一）完善规章制度

单位档案管理制度体系的建立应立足于本单位的实际情况和实际需要，在此基础上建立的制度体系才能真正为本单位服务。一是在在建立制度框架的基础上，建立管理细则，明确各项管理内容、办法等，提高管理的可操作性和规范化。二是引入监督机制，定期对已完成的档案管理工作情况进行核查，对于存在的问题及时查漏补缺。三是建立评价体系，对档案管理工作成效及时反馈，利用评价体系提高档案管理的工作效率。

（二）提升认知水平

提升档案管理相关人员的思想认知水平有利于让工作开展出现事半功倍的工作效果。应从三个层面来提升各级人员的认识水平，一是加强对领导层的宣传，促使领导层认识到档案管理工作的重要性，充分发挥领导带头作用。[4]二是加强各级档案管理人员培训，动员各级人员积极配合档案管理工作，减少档案部门的工作障碍。三是利用单位电子屏、宣传栏、宣传册、单位官网、公众号等平台积极宣传，普及档案管理知识，为档案管理工作的顺利开展铺平道路。

（三）加快信息化建设

将大数据运用到档案管理工作中来，加大资金投入，完善配置硬件和软件设施，建成信息化管理系统，可有效减少人工作业造成的错误和纰漏，还能节约人工成本。信息化建设的同时，必须同时配套升级防火墙、病毒查杀、数据加密等技术，提高系统防御能力，保障档案信息的安全。

[5]

（四）加强开发利用   

在档案的开发利用上提高档案资源的利用价值。一是在本单位内加强档案管理相关知识的培训、宣传，向本单位员工展示档案资料的应用范围、社会效益等。让各级员工从思想上认识到档案管理的重要性。二是针对不同的档案使用者，采用不同的检索工具，降低使用难度，提高使用者的积极性。

总而言之，现阶段，事业单位档案管理工作仍存在一些可以优化的空间，但未来，只要时刻保持创新和进步，事业单位必然能提高档案管理的工作效率，充分发挥档案资料的价值。

参考文献：

[1]赵冬梅.浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J].兰台内 外 ,2019,(33):33.

[2]石绍忠.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].现代经济信息,2019(21):77.

[3]王海民.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].轻纺工业与技术 ,2019,(11):86-87.

[4]王岩.提升档案管理效率和档案管理质量的措施探究［J］.活力，2019 （5）：78，80.

[5]康朝阳.闭环管理对提升企业档案管理工作效率的应用及成效［J］.兰台内外，2019（13）：18—19.