企业技改项目档案工作“全过程”管理研究

企业技改项目档案工作“全过程”管理研究

刘千

鞍钢联众（广州）不锈钢有限公司  510760

摘要：技改项目档案是企业在建设技改项目过程当中整个项目实施全过程的资料，档案不仅记录了整个项目在管理过程当中的各种信息，还能为整个项目顺利开展工作提供一定的资料支持。基于此，文本结合自身实际工作情况简单讨论企业技术改造项目档案管理工作中存在的问题，深入探讨其策略，以供参考。

关键词：技术改造；档案管理；文件归档

前言：企业技术改造在企业发展的过程当中具有重要的意义所在，能够促进企业的长远发展和进步，技术改造相对比较复杂且周期长，为了改造工作能够顺利开展，企业应该加强对于管理档案资料工作，为改造工作提供资料支持，并精准反映当前企业发展情况，促进企业可持续发展。

一、企业技术改造项目档案管理工作中存在的问题

（一）企业项目建设和档案管理不同步

企业在建设项目管理的过程当中，需要将档案资料和项目发展联系在一起，根据项目的发展需求对资料进行收集、整理、存档，并建立相应的档案。但在实际工作过程当中，档案管理工作的整体进度达不到当前项目建设发展的需求，尤其是技改项目，在实际工作过程当中，技改项目具有涉及内容广泛、施工过程复杂，涉及范围较广等一系列特点，档案资料和当前工程项目进度不同步，会在一定程度上影响项目的进度。

（二）项目文件编制质量达不到规范标准

在进行技改项目过程当中，一些关键的改造过程会出现采用手动管理资源现象发生，这就会影响整个项目管理的规范性，情况严重的会导致资料丢失，影响工程进度。

（三）项目文件归档和管理职责不清

在进行技改项目过程中，因涉及的单位比较多，部分单位在项目进行过程中对于档案管理不重视，需要负责的档案管理也没有落实到位，出现权责不明确情况发生，影响档案资料的有效性。

（四）技改项目档案信息化建设落后

部分技改项目在规划过程中忽略的信息化建设内容，而且在监督和管理项目电子文件信息过程中也不够重视，从而导致技改项目在档案方面信息化建设的落后。

（五）项目档案的编研层次单一

部分企业对于技改项目的研究不够深入，相对比较单一，研究过程当中形成的资料文件也无关紧要，大部分都是项目进行过程当中的信息整理，对于项目实施没有研究和参考的价值。

二、加强企业技术改造项目档案管理工作的策略

（一）强化管理意识建立健全档案管理制度

企业应该在进行技改项目的过程当中，对档案进行规范化管理，强化工作人员的管理意识，并制定一套完善的规章制度，保证工作人员能够在规章制度的约束之下，切实落实档案管理工作。与此同时，规章制度还应该强化工作人员对于档案的管理意识，从而使所有档案管理人员树立一种正向、积极的管理意识，在实际管理工作过程当中秉持严谨的工作态度，有效对档案资料进行整理归档，保证技改档案能够满足项目的需求[1]。

（二）打造科学规范的技改档案管理标准体系

在技改项目当中，需要针对档案管理工作建立完善、科学、规范的管理机制，保证档案管理工作能够有效进行，达到管理工作的效果。档案管理标准要想达到科学完善的程度，需要包括以下几个方面，分别是信息的利用和保密、保管和规划、接收和整理等。与此同时，在进行技改的过程当中，工作人员需要根据当前的发展需要来准备相应的档案资料，在使用资料之前，需要做好评估管理工作，保证档案使用的规范性[2]。

（三）建立健全档案网络体系强化基础管理

在技改项目当中，档案管理工作具有复杂、具体、长期等特点，想要顺利开展这项工作，需要各个部门之间进行有效配合，在各个部门的共同努力之下，提升档案管理工作的整体成效。在当前先进网络技术的支持之下，在进行技改项目过程当中，可以从立项、审计、验收等多个过程当中得到相关部门的有效配合，从而完善档案管理工作。在对档案管理整个体系进行有效完善之后，需要企业组建相应的管理团队，并且要保证分工明确，根据当前对于档案管理人员的实际分配情况来对各部门的工作责任进行有效明确，保证档案在使用、收集、保管和整理的过程当中能够符合相应标准，实现规范化管理，从而保证档案能够满足整个项目在进行过程当中的需求。

（四）打造程序化标准化的技改项目档案管理

在实际操作过程当中，技改项目当中档案管理相对来说比较复杂，而且在实施过程当中的程序也比较繁琐，为了能够有效提升档案管理工作在整个项目当中的成效，就需要工作人员结合当前项目发展的实际情况，从而制定项目进行过程当中的管理细节，并深入了解当前档案管理工作当中存在的问题，对此展开合理的分析和讨论，采取有效的措施予以解决。除此之外，在使用档案的过程当中，要求必须遵守相关标准和操作流程，从而有效提升档案管理工作的高效性、合理性和科学性，在规范的使用流程当中提升整体档案使用的成效。与此同时，在管理档案资料的实际过程当中，需要根据实际情况建立适当的约束机制，有效减少档案使用过程当中不合理、不规范、不科学现象的发生。

（五）强化对技改项目档案管理人员的日常培训

在技改项目进行日常管理的过程当中，档案管理工作是不可缺少的一部分，在进行档案管理工作过程当中，要求相关工作人员积极参与到工作当中去，并且要求所有参与项目的工作人员都能够在自己的日常工作当中认识到档案管理工作的重要性所在，需要根据企业的实际情况和发展需求，从而调节实际工作过程当中对于档案的使用，保证技改档案能够在整个技改项目当中发挥出最大的作用。在实施具体工作的过程当中，需要对工作人员进行专业的培训，保证所有技改工作人员都能够拥有正确管理档案意识，根据当前社会发展的需求，和企业在进行技改项目过程当中的要求，来对相关工作人员进行专业的技能、知识培训，从而保证工作人员专业水平能够达到相关要求，保证项目能够正常进行，促进企业的可持续发展。

（六）加强对技改档案的自检验收

在实际工作过程当中，对于档案文件进行自检工作，是档案验收工作的基础所在，档案验收管理工作的有效落实，能够在一定程度上保证项目档案的准确性、精准性和完整性。在进行实际操作过程当中，需要工作人员将档案专项验收工作作为基本，对档案进行规范管理和插手的基础之上，对档案的使用过程进行优化。与此同时，在进行技改的整个过程当中都需要确切落实档案文件的使用，强化在技改项目当中对于档案质量的有效控制，并且在使用档案资料的过程当中，应该及时有效发现档案管理工作的潜在问题，并开展科学的分析和讨论，制定针对性措施予以解决，并出台相应的档案管理办法，从而提升档案使用过程当中的有效性、完整性和规范性，促进档案资料技术含量的提升。

结束语：在当前时代背景之下，技术改造对于企业来说是至关重要的，当代企业在进行技术改造的过程当中，管理技改档案也是非常重要的，不仅能够推进改造工作的发展，还能够为技术改造的深入和发展提供一定的支持，保证档案管理工作顺利开展，能够促进企业的发展和进步。

参考文献：

[1]常建法，国测，王英玮.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的主要内容及相关问题探讨[J].北京档案，2022(06):21-25+43.

[2]李加才.来源原则在科技档案管理实践中的应用——以船舶检验技术档案中的工厂认可档案为例[J].兰台世界,2022(01):98-100.