精细化管理视域下人事档案优化策略探究

精细化管理视域下人事档案优化策略探究

肖军梅

（衡阳市人力资源考试院  湖南衡阳  421001）

摘要：人事档案管理关系到人才选拔、管理以及队伍建设方面工作的开展，为此有必要采取精细化的管理模式，以确保人事档案管理定位、审核、服务都能够精准到位。在具体工作开展过程中，应提高人事档案资料的真实性完整性，优化存档载体，准确进行分类，加强安全管理，提高档案管理人员对档案管理工作的重视程度，最终提高管理实效。

关键词：人事档案；精细化管理；策略

人事档案管理改革及专项审核工作开展背景下，粗放管理已经不适用于现代人力资源管理的要求，人事档案管理要求客观、真实、准确无误地反应每个工作人员的实际信息和履历，人员的定岗、定级、晋升、考核都需要参照人事档案信息，因此，必须采用精细化的管理模式才能够确保人才选拔、管理工作的有效开展，并为“推先树优”等工作打好基础，强化队伍建设。

一、人事档案精细化管理新要求

（一）管理定位精细化

在新时代背景下，人事档案的精细化管理要求从管理定位开始就要走精细化路线，即人事档案管理工作必须提高政治站位，要作为人力资源管理工作的基础，将人事档案管理工作与人才选拔工作相结合来开展，可以基于人事档案信息来对人才实际情况进行对比分析，入职时间、学历情况、政治面貌、工作简历、                                                                                    奖惩情况等等，都将成为人才管理的重要参考，由此可推动人才考评工作的专业、公平、公正。

（二）管理审核严格化

人事档案中的内容信息是动态变化的，需要根据每个人的实际情况来进行更改，比如人员的学历信息可能会随着其学历教育的提升而变化，因此，要及时为相关人员更新档案信息；又如，人员的政治面貌也可能发生变化，比如从群众到预备党员再到党员，当出现变化时也必须要及时更新档案信息。但是，正因为人事档案信息内容具有动态变化的特征，才更要加强严格审核，特别是要确保“三龄两历一身份”的准确性，确保人事档案信息的确定和更改都有相应的参照佐证资料。

（三）管理服务精准化

    人事档案管理工作要求专业严格，但是其往往是一项辅助性的工作，经常需要为人力资源管理、绩效考核、干部的选拔任用等工作提供相应的服务，因此，精细化管理模式下，人事档案管理的服务也必须精准化，在对人事档案信息进行必要保密的情况下，将人事档案信息的内容提供给有需要的单位或者部门，以做好精准化的服务工作。

二、精细化管理视域下人事档案优化策略

（一）确保真实完整，开展动态管理

精细化管理视域下，人事档案中的信息应该真实完整，有很多情况下，人事档案信息的内容并没有及时进行更新，可能会对人才管理工作带来不利影响。为此，有必要开展精细化的动态管理，人事档案管理人员要及时关注内部人员档案信息相关内容是否出现动态变化，一方面根据上级单位下发的文件来完善人事档案，一方面可以采用人员上报制度，根据个人提交的资料来更新其人事档案信息。

（二）优化存档载体，改革管理模式

    随着信息技术的发展，人事档案管理的载体愈加丰富，当前，人事档案管理主要采用纸质载体和信息化载体两种形式，纸质档案载体的管理采用传统的、规范化的档案管理模式，而且纸质档案载体本身有着年代感，有很多资料信息不能随意销毁；但是为了调取档案便利，同步可以开展信息档案载体的丰富和完善，比如将纸质档案进行扫描存档，也可以重新在信息化人事档案系统中录入信息。

（三）准确进行分类，提高管理效率

    人事档案精细化管理需要对档案进行准确分类，以提高档案的管理效率。一般来说，可以结合人才的所在部门、职位级别、政治面貌、学历层次等情况来进行分类，具体可以结合相应单位的实际情况来设置管理类别，目的是提高人事档案的管理效率，便于调取档案信息。同时，人事档案的分类管理还有助于完善资料以及专项审核工作的开展。

（四）加强安全管理，注重信息安全

人事档案作为档案类的资源，应该要对其加强安全管理和保密管理。根据相关规定要求，个人是不能直接接触自己的人事档案的，以免出现篡改人事档案信息的情况。另外，人事档案管理工作中也不能单人进行管理，必须要形成相互监督的管理模式。人事档案管理操作中，应该严格遵循保密工作的要求，不能随意将人事档案信息公布于众，更不允许随意拍照上传网络。

（五）提高人员素质，加强人员培训

一般来说，人事档案管理工作都由专人负责，只是有很多单位内部负责人事档案管理的工作人员并非档案专业出身，也没有接受过专业的档案管理培训就直接上岗，很多档案管理的操作并不严密，对档案信息资源的管理并不认真、精细。  为此，各单位必须要重视人事档案管理工作，引进或者培养专业人才，档案管理人员对档案管理工作的重视程度，用专业的态度和方法来开展好、完成好人事档案管理和服务工作。

三、总结

    综上所述，精细化管理模式的应用是优化人事档案管理工作的必由之路，也是推进人事管理工作改革发展的有效支撑。在以人才为核心的新时代背景下，只有确保人事档案内容信息的准确、完整、丰富，才能够为人才选拔、管理提供必要的支撑。各单位应不断提高对人事档案管理工作的重视程度，充分发挥出人事档案自身的价值。

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作者简介：肖军梅（1976.10—），女，汉族，湖南衡阳，湖南省衡阳市人力资源考试院，本科，讲师，主要从事人力资源管理及档案管理等工作。