新形势下企业电子档案管理与档案信息安全探讨

新形势下企业电子档案管理与档案信息安全探讨

丁巍

淄博市公共就业和人才服务中心   255000

摘要：随着互联网技术的普及化发展,电子档案这个新生元素应运而生,并且在企业管理中受到诸多管理者的青睐,使档案管理的效率得到有效提升,但由于互联网开放化、虚拟化等特征,使电子档案管理始终存在信息安全隐患,使如今的档案管理工作面临新的难题，本篇文章探究电子档案管理工作存在的问题，并提出相关创新措施，希望能够为信息时代档案管理工作的顺利开展提供保障。

关键词：信息时代；档案管理；资料

一、档案管理工作存在的问题

（一）没有明确的标准作为支持

档案管理的相关体系并没有建立，在管理标准不明确的基础上，想要实现档案信息的条理化、科学化和效率化管理是非常难的，尤其是在档案信息越发复杂的前提下，明确标准并制定档案管理统一标准是非常重要的。但是就电子档案管理的实际情况可知，部分企业的电子档案管理标准依然非常模糊，这导致电子档案管理信息化的进程非常困难，各类电子档案管理的细节问题层出不穷。

（二）信息安全得不到保障

信息化电子档案管理将多数档案的存储地点设置为档案管理系统等网络平台中，网络平台虽然管理电子档案非常便利，但是也容易被病毒和黑客攻击，导致档案资料发生泄漏，给企业带来一定的经济损失。除此之外，电子档案管理系统在运转的过程中很可能会出现一些因素导致系统无法稳定运转。所以，企业在开展电子档案管理工作时，必须要注重硬件、软件管理工作的开展，确保电子档案管理始终处在安全状态下。

（三）工作人员的专业素养有待提升

信息时代的到来虽然促进了档案管理水平的提升，提高了电子档案管理质量等，但是从电子档案管理本身的角度而言，无论是管理难度还是信息化的推广都需要企业付出更多的精力和财力去应对。传统的档案管理工作较为简单，没有太高的技术难度，一般从业人员将不同部门上报的电子档案信息分类后，收集到一起，之后存储在固定的区域后，根据领导的安排将电子档案资料调出或销毁等。但是随着科技的进步和生产效率的提升等，企业电子档案管理的作用逐渐凸显，除了传统的作用外还延伸出很多辅助企业运营，协助企业提高经济效益和管理效率的功能。为了更好地促进企业发展，协助企业适应现代化社会的发展需要，应当不断提升电子档案管理人员的综合能力，尤其是提升对信息化软件等方面的了解。若企业不能为电子档案管理人员提供更多的学习机会，那么相关人员在无法获得提升渠道的同时必然会影响其工作效率。

（四）应用体系存在问题

在信息时代开展电子档案管理，并不仅仅是对于应用电子档案管理系统以及计算机技术，而应该考虑到电子档案管理的安全程度、数据库等多方面的内容，需要多个机构共同配合。以往采取的电子档案管理模式虽然可以适应当时企业的发展需求，却无法适应现代化企业的实际需求。若电子档案管理人员对于自身的工作职责和工作内容不够了解，那么他们很难开展有效工作。同时，档案管理信息化建设的难度非常大，除了需要企业提供硬件支持外，还需要企业支付一定的资金用于信息化软件的购买，同时需要企业给予电子档案管理人员一定的培训和自我提升的机会。但是信息化电子档案管理软硬件系统的采购和人员培训需要耗费大量的资金，企业对于这类无法直接创造经济效益的活动一般不会非常关注，所以企业应当认识到电子档案管理信息化的意义，并明确其体系的问题，进而要求企业全体部门配合电子档案管理信息化的发展。

（五）电子档案管理设施建设不足

现代社会的发展，互联网技术起到了关键作用，企业的电子档案资料管理工作难度也变得越来越大，为了让电子档案管理工作更好地适应社会发展和企业运营，更好地落实好信息化发展的目标，应当强化电子档案管理设施建设。具体为：安排专业人员巡视企业实际情况后，确定使用的电子档案管理管理软件和计算机设备等，之后在现场完成设备安装后，给予原有的电子档案管理人员一定的专业技能培训，并委派人力资源部门负责电子档案管理人才的招聘，从而保证电子档案管理工作的信息化发展得以实现。但是优化电子档案设施设备不仅需要电子档案管理专业人才参与其中，更需要企业支付一笔巨额的资金用于设备设施购买。而部分企业，尤其是中小微型企业很难负担起这笔资金，所以电子档案管理信息化建设的成本过高也是影响其发展的重要因素。

二、信息时代电子档案管理工作创新措施

（一）加强管理人员意识创新

从管理人员意识创新角度出发，对于管理人员的专业能力与综合素质要有全面把握，促使管理人员能够认识到，档案管理工作并不是简单的对电子档案文件资料进行整理。在信息时代下电子档案管理工作有着更高要求，需要做好电子档案资料审核与分析。要做好管理人员的资质审查工作，了解电子档案管理人员的专业能力与素养，是否能够与电子档案管理工作相匹配。在招聘电子档案管理工作人员过程中，要将认知水平审核、专业技能审核等作为重点内容，将具有真才实学的优秀人才挖掘到企业电子档案管理部门，从而推动电子档案管理工作的更好落实。

（二）拓展电子档案管理范围

随着电子档案管理工作的重要性和作用越发凸显，企业应当在确保电子档案管理部门正常运营的基础上为相关决策等工作提供更为有效的参考依据，同时，不断开拓电子档案管理的范围。我国部分企业已经开始推动信息化技术和电子档案管理融合，但是就具体的工作开展中往往存在一定的问题。多数档案管理人员开展具体工作会以收集资料为中心，将收集资料作为重点会将员工大部分的经济和时间用于业务处理和数据处理上。而现代化档案管理的主要目的之一是为企业决策者提供资料支持，所以若不能很好得分配电子档案管理工作的时间和精力会导致档案管理人员的工作出现本末倒置的情况。在电子档案管理的同时应当利用先进的技术完成电子档案资料的收集工作，比如大数据技术等，之后将资料归结到不同的电子档案中。若企业管理人员想要好获取某些电子档案资料，则可以通过信息化电子档案管理平台查阅，为企业生产经营工作的开展提供可靠的依据。

（三）强化电子档案管理服务创新

电子档案管理服务创新对于现代化企业的发展和电子档案管理水平的提升非常关键。为此应当做到以下几点：首先，为档案管理人员提供更加和谐、健康的工作环境，从而提高他们的工作效率，发挥档案资料服务功能的作用。其次，不同部门应当积极为电子档案管理提供更多的电子档案信息，方便电子档案管理部门对审查信息是否真实全面，之后便于电子档案管理人员分析和归纳信息，从而为企业的不同部门提供更多的资料。再次，为了实现电子档案信息共享的同时保证公司重要信息不被泄漏，应当根据员工的职位和等级给予不同的访问权限。最后，在管理服务创新过程中，还需要各个部门之间能够相互配合为了切实完成电子档案管理工作，提升管理水平，需要不同部门领导和上层领导做好各种协调，若电子档案管理工作涉及到其他部门时，应当做好部门思想工作，确保不同部门可以配合和电子档案管理部门的工作。若部门之间发生冲突，领导应当避免冲突影响公司的正常运作等。

三、结语

综上所述，，将信息化技术和信息化平台融合到企业的电子档案管理工作中，不仅可以让档案管理为企业运营和经济效益提升发挥更为巨大的作用，还可以改进传统电子档案管理模式中的缺陷和问题，从而达到保护档案信息，提升电子档案管理水平等目的。所以应当大力推广信息化技术在电子档案管理中的应用，并积极引进优秀档案管理人才，从而在实现电子档案管理工作创新的同时为企业的发展提供更多有力的支持。

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