数字时代事业单位电子档案制度化管理研究

数字时代事业单位电子档案制度化管理研究

习翀

唐山市体育中心，河北省 唐山市 063000

摘要：在大数据时代，加快推进数字档案室建设步伐，推广电子档案移交、接收和管理工作，建立统一的档案数据管理平台，是档案工作现代化发展的方向，是新形势下档案信息化的重点。推进数字档案室建设成为目前事业单位档案管理工作的重要任务。

关键词：事业单位；数字档案室；建设；思考

引言

在现代化管理水平不断提高的背景下，传统档案管理方法的弊端不断凸显出来。档案管理工作的效率不高，档案资料保存风险高、易损坏，已经无法满足现代化社会发展的需求。只有通过信息化技术的科学利用，保证电子档案管理的安全、准确性，加强电子档案管理系统信息化发展，不断提升档案管理水平，提高档案管理服务质量，促进档案管理工作向着信息化方向发展，加快信息化建设步伐，方能促进档案工作的效率提升，满足群众对档案信息日益增长的各方面需求。

1电子档案管理的特点分析

1)虚拟性。电子档案管理与传统档案管理存在一定的差异性，传统档案管理的主要方式是对各种纸质、光盘等方面文件材料进行管理。而电子档案管理则一改传统档案管理工作形式，通过计算机硬盘储存、移动硬盘储存、云端数据储存等形式进行档案的电子化管理，因此这些档案的内容需要通过计算机显现，具有虚拟性的特征。2)分离性。分离性同样也是电子档案管理的一项重要特征。在开展电子档案管理工作阶段，各项档案以数据的形式存在，不但便于保存，同样在数据传输的过程中也不会产生任何变化，电子档案能够通过不同途径传输给多个终端，存放于不同的设备之上。所以说，电子档案管理工作具有一定的分离性，档案管理人员也能够对电子档案进行删除、复制、传输以及更改等操作，因此电子档案也不容易丢失，但是在一定程度上容易被他人无痕迹篡改。

2数字时代事业单位电子档案制度化管理研究

2.1加强电子档案管理和保管

在对事业单位电子档案进行保管和管理这一过程中，由于电子档案存储介质的特点，这些存储介质往往会因为周围环境的湿度、温度以及磁场的变化而受到损害，并且所存储的内容是极其不稳定的。需要注意的是，我国在计算机网络信息安全保障工作上并不完善，再加上计算机病毒以及黑客的存在，这就给事业单位档案的电子文件保管增加了很多难度和障碍。所以，事业单位就需要结合实际情况建立一个专门的电子档案库房，专门用来存放电子档案。事业单位需要为电子档案配备安全性能较好的计算机设备，并引入专业人才来管理这些设备。在电子档案储存介质中，一次性写入光盘是最好的一种选择，并且这种光盘相对于磁盘、磁带以及硬盘来说具有较好的稳定性，这种光盘具备只读性，里面的内容是无法被删改的。但是，需要注意的是，这种光盘对储存的环境有着较高要求，需要保证能防虫、防潮。相对来说，这种储存介质在电子档案中应用是十分广泛的。

2.2档案案卷管理

档案的案卷管理是档案系统业务处理的关键模块，主要用于对整个档案的日常管理中，功能包括对档案的转入、转出、查阅和借阅等，档案的转入主要用于接收外部的档案，提升档案管理水平。所以，电子档案管理中首先要做的就是由送档人将“档案”和“转递登记表”等送到接收单位，由接收单位对档案进行接收。整个接收的过程中，档案管理人员应该详细根据相关档案管理规定进行。档案接收后，档案管理人员应该对照“转递登记表”，详细对档案进行核对。在审核完成后，方可在“转递登记表”中签字盖章，然后将回执单返回，将收到的档案纳入相关程序中入库存放。而档案转出业务就是将企事业单位的档案移交到相关部门，在进行转出的时候，档案系统应该详细对转出的情况进行登记。对于档案的利用，应该详细登记借阅人、利用人等信息，登记其档案使用意图，通过填写“查借阅档案审批表”内容，完成档案的利用，在完成审批后，方可真实的进行档案借阅。借阅人员需要在规定的时间范围内实现档案归还，如果档案到期没有归还，电子档案信息管理系统应该及时自动提醒。在档案案卷管理中，主要利用的方式包括两种，分别是档案的查询、统计。档案查询就是对档案的利用状态进行查询，主要包含的内容为在库情况查询、接收未入库情况查询等。电子档案管理系统的构建，能够有效地满足对档案资料分类查询的需求，档案使用者可以通过电子档案管理系统对每个人的情况进行查阅，便于对档案的有效使用。档案统计是利用电子档案管理系统实现对档案的鉴别、归档、转出等，以便根据实际的档案管理业务需要，灵活构建电子档案统计方案，完成对电子档案的统计。

2.3建立数字档案室管理系统

事业单位档案室应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心的管理系统。主要包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。以全新的数字资源检索模式设计，多种查询方式，包括条件查询、关联查询、跨类查询、二次查询、全文检索等等功能迅速检索到需要的内容，提供准确快捷、便利、有效的服务。探索网络环境下馆室一体化业务建设的模式，与档案馆和有关单位统一使用《档案管理系统》，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。各单位将本单位形成的数字档案通过载体移交方式向同级档案馆报送，实现档案馆室档案数据的无缝对接。电子文件归档软件要简单易用，贴近工作实际，档案人员能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法。通过QQ聊天方式就能解决安装和培训工作，解决事业单位档案员使用操作软件问题，解决档案软件技术难掌握的后顾之忧。

2.4规范档案管理流程

对于档案管理工作来说，规范的操作流程是十分重要的，是保证事业单位电子档案管理工作时效性的前提。在这一过程中，相关工作人员首先需要有效提升档案管理工作的硬件设施水平，并进一步加大资金投入，引进比较先进的设备，结合实际情况改善事业单位档案管理工作的环境；其次，进一步加强对事业单位档案工作人员的管理，提升工作人员的责任心以及专业素养，从而提升对档案管理工作的认识。在档案管理工作中，需要档案管理工作人员整合档案资源，保证我国事业单位电子档案管理工作的顺利开展。首先需要做到的就是提升事业单位档案室的级别待遇，配备专业的工作人员，保证日常工作的顺利开展；其次，需要对事业单位档案进行整合管理，对档案进行统一调配和规划，提升档案管理的规范性。

结语

综上所述，为了进一步促进档案管理工作的顺利进行，加大力度开展档案管理工作的各个环节以及流程，需要针对电子档案管理工作的着力点进行细致的分析以及探讨，逐步明确从哪些角度能够有效保障档案信息的安全性与可靠性，从而制定具有针对性的完善举措，促进事业单位高质量完成电子档案管理工作。

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