机关事业单位档案安全保障研究

机关事业单位档案安全保障研究

薛小芹

枝江市反腐倡廉教育信息中心 443200

摘要：机关事业单位在中国特色社会主义市场经济发展、现代化建设过程中扮演着极为重要的角色，在信息化技术不断发展、各种先进工作手段日益成熟的今天，机关事业单位档案管理工作也迎来了新的可能性，而如何才能保证机关事业单位档案安全，成为必须要研究的重要课题之一。本文就在简单介绍机关事业单位档案安全保障的重要性的基础上，提出了一系列行之有效的机关事业单位档案安全保障措施。

关键词：机关事业单位；档案管理；档案安全保障

引言

档案资料在机关事业单位发展过程中至关重要，加强档案管理工作，是保证机关事业单位长远发展、更好地为人民群众提供服务的必然选择。但是在过去的很长一段时间里，由于技术更新、人员素质不足等原因，机关事业单位档案安全保障效果都不能尽如人意。在这种情况下，对本课题进行研究，明确机关事业单位档案安全保障措施，可谓是势在必行。

1机关事业单位档案安全保障的重要性

第一，新时期档案管理面临的安全挑战，加强机关事业单位档案安全保障，是确保档案管理质量的必然手段。党和政府高度重视机关事业单位档案工作，在法律法规当中提出了保证档案信息安全的相关要求。特别是近年来，档案信息资源开始成为事关国家竞争、社会发展的战略资源，保证档案信息的安全性就更显重要，想要让机关事业单位在新时期更好地发挥应有的作用，就必须要勇敢迎接挑战，提升机关事业单位档案安全保障效果。第二，是应对各类自然灾害的客观要求。在保证人民群众切身利益，行政事业单位始终扮演着极为重要的角色，而档案资料则能够为工作人员提供一定的信息参考。但是在自然灾害不断发生的过程中，传统模式下的档案资料很容易丢失、破损而无法继续应用。借助信息化、数字化手段进行档案转型，是应对自然灾害、保证档案资料安全性的不二之选。第三，是提升单位档案管理水平的有效途径。机关事业单位档案安全保障工作有一定的复杂性，尽快对事业单位现有的档案管理人力、物力、财力、技术资源进行协调统筹，并建立健全行之有效的安全保障措施，是避免档案信息丢失泄漏的必然选择，也是促进机关事业单位档案管理发展的有效手段。

2加强机关事业单位档案安全保障的对策

2.1建立健全档案安全保障组织机制

机关事业单位档案资料有一定的应用价值，确保档案资料的安全性，是工作的重中之重，想要达到这一目标，就必须要尽快建立健全组织机制，为档案管理工作提供保障。具体来说，机关事业单位档案管理人员应做好事前调研，确定档案资料的安全风险来源等，并采取以下措施优化机关事业单位档案安全保障组织机制： ① 档案管理部门的负责人要参与到招聘工作中去，确保档案工作人员的综合素质能够满足新时期机关事业单位档案工作的要求，对于专业教育背景不符合要求、工作经验不够的应聘人员，不予聘用， 切实保障机关事业单位档案人才队伍的专业性、规范性。②要充分学习和借鉴其他机关事业单位在档案安全保障方面的先进经验，从而确保机关事业单位档案安全保障管理组织机制的合理性，在有必要的情况下可以到其他单位进行调研学习，提高档案管理人员安全管理的水平。③强化组织领导，要加强档案管理工作，就必须培养一支高素质的档案工作队伍。档案员要严格遵守《档案法》规定，为人民群众提供优质的服务，对来访的档案工作人员热情接待，按章办理，既保证了档案的安全，又保证了档案的利用。

2.2建立健全档案安全风险防控机制

根据机关事业单位档案管理的具体情况来看，确实存在一定的安全风险，而确定行之有效的机关事业单位档案安全风险防控措施，则能在一定程度上遏制安全事故的发生，从而达到提升机关事业单位档案安全保障质量的效果。首先，其次要尽快建立健全风险防控机制，结合机关事业单位档案安全保障的实际情况，确定行之有效的档案安全风险防控机制。另外，档案管理工作人员必须要结合本部门的实际运营情况，做好档案存档环境的清理评估，对其中存在的不安全因素进行清理。再次，要尽快建立科学的安全风险应对方案，结合档案资料的分类和分级标准，制定符合其实际情况的应急处置措施，在发生突发情况的时候，按照应急预案进行机关事业单位档案安全保障工作，把机关事业单位档案安全风险扼杀在摇篮里。

2.3建立健全档案安全保障制度体系

除了从风险应对、组织机制方面入手之外，还需要认识到机关事业单位档案安全保障制度的重要性，以制度为统筹要点，对档案管理新技术、新理念进行妥善应用，打破过去档案管理制度的禁锢，将档案管理工作和新技术新思路融合起来，进一步探索行之有效的机关事业单位档案安全保障措施。首先，构建完善的档案安全保障制度体系，加强档案管理部门的工作人员的培训，让他们了解现在执行的档案管理制度，尤其是其中关于安全保障的内容，更是需要进行细致分析，尽快找出现有档案安全保障工作制度漏洞，结合档案管理具体需求，对制度进行完善调整。其次，要加强机关事业单位档案信息的审查工作，反复确认档案资料是否存在失真、缺失等问题，确认无误方可录入数据库，从初始阶段入手遏制安全风险。第三，要根据机关事业单位档案安全保障要求，对档案系统进行着重维护，确保档案资料储存条件的安全性，定期检查档案信息是否健全完整，安排工作人员对档案信息系统进行定期维护，在发现系统漏洞的情况下第一时间进行汇报和补救，降低机关事业单位档案安全风险。

2.4加快档案数字化建设，保证档案数据质量合格及档案数据安全

数字化档案是信息化时代发展的必然趋势，也是提高档案管理质量的必然要求。在数字化档案体系建设中，应该建立健全后台管理机制，对有关数据的查阅、复制、打印等操作进行详细的记录，确保“有据可查”。特别是对电子文档的存储器，要有专门的机具，要定期对其进行检查和查阅，并严格执行审批程序，保证数据的安全性。

2.5强化档案管理人员安全教育

除了上文已经提到过的几方面措施之外，想要保证机关事业单位档案安全保障效果，必须要做好档案管理人员教育工作。档案管理人员的安全意识水平和档案资源管理能力直接决定着机关事业单位安全保障的总体效果，因此要加强对档案管理人员的培训，避免因人为因素导致的安全问题。首先，要跟上时代发展步伐、优化现有的机关事业单位档案安全保障管理体系，使工作人员能够有据可依，降低出现安全问题的可能性。其次，要尽快安排机关事业单位档案管理人员参加安全培训，对档案管理人员的安全思维和安全保障能力进行审查考核，以此为基础制定行之有效的、有针对性的机关事业单位档案安全保障培训方案，以便于工作人员能够快速形成保证档案信息安全的能力体系。第三，在有必要的情况下，可建立机关事业单位档案管理人员的安全奖惩制度，对发生安全事故、造成严重后果的工作人员进行惩处，对缺乏安全意识造成安全风险的工作人员进行警告处理，对在机关事业单位档案安全保障中发挥了积极作用的工作人员进行奖励，从而达到提升工作人员积极性的效果。

结语

机关事业单位在中国特色社会主义现代化建设中扮演了重要角色，加强机关事业单位档案安全保障，是确保其未来继续发挥应有作用的必然选择。在今后的工作中，应通过建立健全档案安全风险防控机制、建立健全档案安全保障制度体系、强化档案管理人员安全教育等措施，确保机关事业单位档案安全保障效果。

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