煤矿企业档案管理信息化建设探讨

煤矿企业档案管理信息化建设探讨

戚学忠

中煤新集能源股份有限公司   安徽淮南 232000

摘要:煤矿企业的档案管理工作,是对煤矿企业的重要信息进行储存、管理,以及为煤矿企业的其它业务服务。档案管理工作是企业内部的档案管理工作,是随着企业不断深化和迅速发展而不断发展的一项重要工作。在企业的运作中,档案管理是否有效,直接影响着企业的生产和运营效益。文章重点对煤矿企业的档案管理工作进行了系统的研究。

关键词:煤矿企业;档案管理;信息化建设

引言:档案管理是煤炭企业生产、经营活动中的一种重要文件,搞好档案管理,有助于企业生产经营活动的顺利进行,从而使企业的组织结构得到优化。当前,煤炭企业的档案管理信息化水平不高,造成了档案管理工作的低效,制约着矿井的高质量发展。

1.档案信息化管理的基本概述

档案信息化是指运用现代信息技术，对企业的重要信息进行有效的处理和管理。本系统具有数字化、网络化的特征，可以实现资源的接收、传递、存储，以及跨地区的信息交换。随着企业信息化水平的不断提高，档案管理手段也得到了快速的发展。随着信息化水平的提高，煤矿企业的档案管理方法得到了进一步的优化，可以处理海量的数据，提高了档案管理的效率。同时，它也为企业的档案工作提供了新的发展机会。同时，将信息化技术应用于档案管理，可以使档案管理工作更加有效，降低人员成本、降低人为误差、加强各部门间的交流。可以建立一个更加顺畅的运作机制，加强流程的具体实施，使每个员工的工作积极性和工作效率都得到提升。

2.档案管理的重要性

在煤炭企业中,档案是企业的一个重要组成部分,它包含了可靠、完整的企业信息,是企业今后的发展和企业的经营管理的一个参考。加强对档案的管理,充分挖掘和利用档案资料,从企业发展的进程中获得有用的资料,为今后的发展提供有力的支撑。通过运用档案资料,管理者不但可以了解企业过往的发展过程,还可以对未来的产业发展趋势做出准确的预测,确保决策的正确性和正确性。如果企业在日常工作中没有做好对企业的档案管理、对档案的完整性、对企业的管理和对企业的管理信息不能准确、及时地获取企业的经营信息,很容易做出错误、不合理决策,使企业蒙受重大损失。在信息化的今天,煤炭企业信息化建设显得尤为重要。煤炭企业要实现可持续发展,就必须加强对数据的分析,充分挖掘数据,准确地反映企业的发展状况。

3.煤矿企业档案管理信息化建设现状

3.1档案管理信息化建设重视程度较低

纵观煤矿企业的发展历程，目前煤矿企业所采用的大多是资料和资料。然而，在新形势下，传统的档案管理方式已经无法适应新形势下煤炭企业的发展。为了确保档案的完整与安全，为企业的发展作出贡献，应根据自己的实际情况，构建一套统一的电子档案管理系统。从目前的情况来看，大多数煤矿企业的信息化建设还处于起步阶段，而由于长时间的信息积累，导致信息输入、查证等方面的工作十分繁重。同时，由于我国的档案管理工作中存在着传统的纸质文档管理工作，忽略了档案信息系统的建设，使其不能充分认识到信息化对档案工作的重要性，从而不能真正发挥信息化建设对档案管理的作用。

3.2基层工作人员的信息化管理意识相对薄弱

目前,大部分煤矿企业都把目标放在了完成生产任务上,忽略了档案管理,把档案管理看成是一种简单的数据输入,而不把企业的信息化建设建成一体化、自动化、网络化的新的管理模式,极大地影响到了网络化的价值,而基层管理人员运用信息技术进行管理的意识不强、技能弱,只能做一些基本工作,严重地制约了信息化的发展。

3.3软件硬件需要提升

目前,在企业档案管理信息化建设中,有许多不同类型的档案管理软件,它们的作用大致相同,往往能够促进档案管理的需要。但很少有符合产业发展特点,能有效地满足企业文件管理要求的软件。一些文件管理软件的运行速度比较慢,难以保证数据资源的共享。在硬件方面,由于企业对档案信息化建设的重视程度不高,不能在硬件上投入足够的经费。

3.4缺乏专业型管理人员

在我国企业的档案管理工作中，由于存在着对档案管理工作的不了解，致使企业对档案管理工作的关注不够。在我国的档案工作中，由于缺乏专门的人才和现有的管理人员的专业知识，造成了整体的工作水平较低。同时，由于我国企业对档案管理工作的不重视，导致档案工作人员整体素质偏低，工作经验不足，不能胜任，导致档案管理工作不规范，难以达到预期的效果

3.5企业档案信息系统的安全措施不到位

企业档案的安全性主要包括两个方面:一是电子文档的安全性,二是电子档案的安全性。由于各种因素的影响,在企业的档案管理工作中,存在着各种问题,使其在不同程度上不能保证其安全性,从而对其进行有效的管理。另外,目前企业的档案管理以手工作业为主,不可避免地会增加作业中的实际操作失误,大大提高了作业失误的机率,使档案信息化管理系统受到损害。档案资料是一个半公开的系统,很容易受外部环境的影响。比如,删除原始文件资料、未经授权修改系统信息等,都会对档案信息系统产生一定的损害。

4.煤矿企业推进档案管理信息化建设的策略

4.1重视档案信息化建设

要加强对煤矿的管理，搞好档案的管理，要充分运用现代信息技术，使档案的科学化、规范化、数字化发展。第一，建立专门的档案管理资料库，设置存取权限，增加资料使用效率，保证资料的安全性；第二，要加大投入，加强自身的软件和软件，不断完善档案管理信息系统，以达到信息化的目标；第三，要合理应用电子档案的方法和流程，加强档案管理的信息化，及时在专用的信息平台上公布档案材料，使之更好地利用信息资源。

4.2建立部门之间的协同机制

档案管理是一项重要的技术工作，在工程施工中，应把各类资料转换成电子资料，以图片、文件等形式保存，以保证资料的真实性，并保证资料提交前、中、后三个环节的安全。为此，要明确各部门的职责，从领导到具体工作，明确职责，明确职责，明确职责，保证工作的顺利进行。对此，相关部门和相关单位将相关信息综合整理，并做好相关工作，确保项目的顺利实施。

4.3档案监督检查

《规划》指出，"完善"互联网+管理"，构建新的档案治理模式，将档案工作融入业务流程，加强对档案业务的在线监督，提高档案治理网络化、智能化、精细化水平。"加强对档案的监管和检查，是保证档案系统有效运转、规范工作程序、保障信息资源安全的重要保证。档案监管是国有企业档案工作中的一项重要内容，它是档案管理人员必备的素质，是保证档案工作顺利进行的关键。在档案信息化的过程中，要把档案的管理纳入到档案的各个工作中，并对其进行各种的监控和检查，以实现对其实时、在线的监控和引导。二是要定期对所属单位的档案管理进行监督，根据企业档案信息系统的运行流程，向相关单位和人员提供意见和建议。

4.4提高档案管理人员的素质

随着信息化的发展，企业要不断地提升档案工作的质量，不断地提升档案管理人才的素质。在信息化社会，档案管理人员不仅要掌握档案管理、计算机技术、档案管理等基础知识，还要掌握档案管理的技术。由于档案信息复杂、内部能力大、工作繁重，要对档案信息进行归纳、提炼、归纳、归纳、整理、归并等信息技术，并运用搜索引擎进行快速的查询，因此，在企业档案管理工作中，要按照企业的档案管理工作要求，不断完善档案工作流程，首先要按照公司的规模和档案管理工作的需要，在各个重要的招聘网站上公布，从而筛选出适合企业发展需要的档案管理人员，并对其进行不定期的培训，以便为企业提供更好的服务。

4.5转变意识,做好企业档案信息化管理的建设工作

在企业的档案管理中，高层管理者应重视并逐步加强对档案的管理。企业要实现档案管理的信息化，就需要强化管理者的信息化管理意识，并通过信息化的管理平台，采取有效的手段，对有价值的信息进行合理的开发和使用，以达到信息共享的目的[2]。企业要充分认识到档案信息化对企业的发展具有重大意义。因此，企业应加强对档案信息的管理，积极转变观念，搞好档案信息，以推动企业档案信息化的发展。

结束语

总之，在企业中，档案管理是一项非常重要的工作，它极大地促进了公司各项业务的发展。但是，目前我国企业的档案管理工作仍有很多问题，这些问题一直困扰着企业的发展。因此,各单位要积极采取相应的、行之有效的措施,以确保档案管理的整体水平,从而推动企业的档案工作更好更快地发展。因此,在企业发展的过程中,必须充分关注企业的信息化建设,强化企业的人才队伍,培养管理信息化的人才,为企业的信息化建设提供一支重要的后备力量。同时,要根据企业的具体情况,建立健全的档案管理体系,强化企业的信息化管理,为企业的信息化建设提供有力的制度保证,从而推动企业的信息化发展。

参考文献

[1]张春燕.煤矿企业档案管理信息化建设的推进策略研究[J].时代人物,2021(28):2.

[2]杨亚琼.探讨如何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].市场周刊理论版,2019.