档案管理系统在文书档案工作中的运用

档案管理系统在文书档案工作中的运用

戚学忠

中煤新集能源股份有限公司   安徽淮南 232000

摘要:随着科技的发展,各种手段层出不穷,尤其是在文件管理方面,更是得到了越来越多的应用。文章首先对档案工作的基本原理进行了阐述,并对其在档案工作中的作用进行了分析,并对其在档案工作中的作用进行了探讨。

关键词:档案管理;文书档案;工作原则;管理方法

引言:随着企业规模的不断扩大,企业的文件和档案工作也需要不断改进。做好文件档案工作,能显著地提升公司的工作效率,并能使公司的长远发展。通过对一个公司文件资料的分析,可以了解到许多有关公司的资料。例如企业的发展规模、历史变迁、企业文化等等,并能根据企业的发展趋势进行规划。与此形成鲜明对比的是,文件文件工作混乱、混乱,必然会影响到企业的经营效率,影响企业的长远发展。

1.文书档案的工作原则

1.1整体性原则

与其它的行政工作不同,文件档案的管理是一种综合性的工作,它并不是将所有的文件都集中在一起,而是由一个公司负责,而不是一个部门,它的档案信息并不是由各个部门单独收集,而是由各个部门共同负责,因此,文件的工作是一个综合性的工作。

1.2规范性原则

由于文书档案工作的信息量很大,涉及到每个员工的个人信息,也包括公司的发展,信息的覆盖面很广,信息的细节也很多,所以要搞好文件档案工作,就需要制定一套规范的工作制度和工作流程,只有把工作的每一步都按照规定的程序走,才能保证这么多的信息被有条不紊地进行,如果文书档案工作的全过程缺少规范性,不仅会影响到文书档案的管理和维护,还会影响到企业的长期发展。

1.3保密性原则

一个公司的档案中包含了公司所有员工的个人资料,这些资料中有许多都是个人的私人资料,所以在档案工作中必须遵循保密原则。从事文件和文件的工作人员必须对公司的所有员工的个人资料负有责任,不得随意将他人的文件带出公司,不得随意翻阅、透露他人的个人资料,一旦发现他人的个人资料,将会给他人带来极大的不便,属于对他人隐私的极大侵犯。一个公司的文件和文件工作,如果不能保证保密,那么公司的员工就不能保证自己的信息安全,公司也不可能长久地发展下去。

2.档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题

2.1档案管理工作与文书工作脱节

档案工作和文书工作虽然有着本质的区别，但是两者之间有着一定的内在联系。而当前，在档案工作中，最大的问题就是档案工作和文秘工作的脱节。在很多企业的档案工作中，由于档案管理和文书的分离，导致了信息流通的阻碍和工作效率的降低。

2.2企业文书档案管理基础普遍较低

档案工作本质上是一项管理工作,它要求有专门的管理人员参加,而在我国大部分的企业中,档案工作的工作人员都是非专业的管理人员,他们缺乏专业的管理知识,也没有相应的技能。

2.3单位领导对文书档案认知存在着一定的不足

在企业文化档案工作中，要切实重视档案工作，提高档案工作的质量，建立一套全新的档案管理体系。在一些单位，由于受传统观念的限制，一些单位的干部在认识上存在着一些误区，认为只要把档案资料记录下来，就可以了，而没有认识到档案工作对于一个机构的发展是多么重要。这对档案工作的开展造成了很大的影响。

3.档案管理系统在文书档案工作中的优势

3.1提高了工作效率

在传统的档案工作中,档案资料的收集、归档、归类等都是由人工来完成的,工作量大、耗时长,档案管理人员在面对大量的档案资料时,难免会犯错误,从而影响档案工作的后续工作。将档案管理系统应用于文秘档案工作,可以极大地降低工作人员的劳动强度,同时由于其强大的信息处理功能,使其对信息的计算精度大大提高。在传统的档案管理工作中,要确保档案的安全,必须对档案的保存状况进行严格的控制,并且要耗费大量的人力物力,而如今,借助互联网的信息化力量,借助档案管理系统,可以"瞬时"地处理档案信息。

3.2使信息得到共享

由于传统的档案管理工作中,各单位之间的信息不能顺畅地流动,使档案室变成了一个空壳。在企业里,绝大多数的文件都是被储存在档案馆里,由于没有统一的存档和大量的文件,使得工作人员很难借阅和查询。在档案工作中,档案管理系统的使用,可以实现档案资料的即时共享,方便了需要借阅和查询的人员。四、档案管理制度在档案管理工作中的作用要让档案管理系统充分利用档案管理系统,首先要加强档案管理工作的意识,让每个员工都了解档案管理的重要性,使档案管理制度真正深入到企业的工作中去。其次,要加强对档案工作的信息化监管,加强对档案建设各个环节的监管,对档案工作中的不规范行为要及时予以惩处,建立健全档案建设工作的工作标准。

4.文书档案工作中档案管理系统应用分析的可行性建议

4.1提高实际中档案管理系统应用意识

作为单位的高层管理者，要加强对现代档案管理的理解，积极运用现代技术进行档案管理，以提高企业的档案管理水平。在此基础上，结合自己的实际情况，进行了相应的软硬件配置与应用软件的配置，为实现档案管理的现代化奠定了基础。此外，要强化档案管理人员的实务培训，增强档案管理的意识与责任感，以提高档案管理的知识储备，并加强现代资讯科技的培训，以更好地运用于档案工作。

4.2加强企业档案中的收集以整理等

在当今的市场竞争中,档案不仅是公司的一项重要资产,更是一项重要的信息保证。要使企业的档案资料真正得到充分的保障,就必须加强对企业档案的搜集和整理。要建立和完善档案管理的实际制度,对档案资料进行分类、分类、分类、制定相应的格式等,从而保证档案资料的质量,为读者提供便利。另外,还要在现实中加强对数字建筑的监督,增强对安全的防范意识,同时也要对文档和资料进行扫描,确保数据的真实性和真实性。同时,也要成立专门的审核团队,检查和维护电子文件管理系统的缺陷,从而为单位的发展提供动力,也可以保证文件的安全,让文件文件真正的发挥作用。

4.3加大档案数字化建设监管力度

首先,要强化安全检查与防范意识,对档案资料实行分级保护,并按照规范的规范进行公开,并根据不同的权限,对不同级别的资料进行查询。对重要档案资料,要采取影像扫描等方式,并保存原始资料,并有领导签名、盖章。其次,对档案管理系统进行定期的检查和维护,确保档案资料、档案和档案资料的安全,为企业的可持续发展提供有力的保障。①加强对单位档案的归档工作,加强对数据的管理,对数据库进行分类;②对未及时存档的档案,应集中精力,统一管理,按不同类型的档案进行扫描,并按有关工作经历进行甄别;③加强档案管理工作的能力,档案工作在发展的同时,也对档案工作提出了更高的要求,对档案管理工作提出了新的要求。就专业知识而言,要加强对档案管理、档案编撰、档案保护技术等的研究,还要加强对计算机应用、缩微摄影、光盘、复印复制等专业技术的训练,以提升自身的综合素质。档案工作除了要注重理论知识、技术知识之外,还要不断地探索、研究、沟通,以求取长补短、做好档案工作,不断地发现问题与不足,优化和提高档案管理工作。

结束语

总之,在企业档案工作中,有效地使用档案管理系统,对于改进企业的档案管理工作,既能大大提高档案工作的效率,又能增加企业内部的档案资料流通,又能增加企业在员工心目中的形象,促进企业的长远发展[4]。在档案工作中,档案管理工作的顺利开展,不仅要靠档案管理人员的努力,还要靠各单位的协作与协作,只有这样,档案管理系统才能充分发挥其功能,从而保证企业的长远发展。

参考文献

[1]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015.

[2]许文霞.档案管理系统在文书档案课程教学中的应用[J].当代教育实践与教学研究:电子版,2017(10X):1.