互联网+工会档案管理工作的创新探讨

互联网+工会档案管理工作的创新探讨

王蕾

哈尔滨市疾病预防控制中心   黑龙江  哈尔滨   150000

摘要：信息科学技术的发展为工会档案数字化管理提供了契机，推进工会档案数字化管理是适应新时代发展的必然要求，是顺应工会档案事业发展趋势的必然选择。现阶段工会档案数字化管理尚存在诸多问题，如人才储备不足、基础条件不完善、管理制度不健全等，需要引起高度重视。本文主要从工会档案数字化管理的必要性和意义出发，分析普遍存在的问题，并为提升工会档案数字化管理质量提出对策建议。

关键词：互联网数字化；工会档案管理；人才；转型；门类

前言：工会档案管理是工会档案工作的基础内容之一，工会档案数字化通过利用互联网科学技术对工会档案资料进行数字化，是提升工会档案管理工作质量的重要手段。在大数据时代背景下，传统的工会档案管理模式暴露出的问题愈发突显，主要表现为人才储备不足、基础条件不完善、管理制度不健全，工会档案资源低数字化、低信息化、低智能化现象已跟不上信息化时代发展的步伐。推进工会档案数字化，使工会档案信息在短时间内高效、准确被获取，是提高工会档案管理效率、推进工会档案工作转型的关键环节，这也是顺应工会档案信息化发展趋势的必然举措。

1.互联网+工会档案数字化管理的意义

1.1有利于优化资源利用

与数字化工会档案相比，传统纸质工会档案在形成过程中要经过反复打印、复印环节，产生了在时间、人力、物力、财力上的成本支出，推进工会档案数字化管理能在很大程度上减少反复复印打印造成的资源浪费，同时也节省了人力、物力、财力成本。此外，互联网+工会档案数字化对硬件设备的性能、功效有一定要求，需要一定的经费支撑才能有效、有序推进工会档案数字化建设工作，对于经费有限的工会档案部门，在设备经费支出方面可通过节省传统的在人、物、财上的支出成本来弥补，实现资源的优化利用，减少不必要的资源浪费和成本损失。

1.2有利于提高工会档案利用效率

互联网+现代信息技术的发展给人们的生产、生活、工作带来了极大便利，工会档案工作要充分体现其总结经验、认识规律、延续历史的价值所在，更好地服务人民，工会档案工作和服务模式顺应新时代发展要求，引进数字化技术，打破人工管理工会档案局限性，降低人力物力财力消耗，利用搜索引擎直接检索档案关键信息，对于优化工会档案管理模式、提高工会档案利用效率具有十分重要的现实意义。

1.3有利于提高决策效率

随着时间的沉淀，各项经济社会活动产生的工会档案资料内容愈发丰富，是国家修订完善法律法规、制定科学决策的重要依据、使得工会档案的参考价值得以凸显。通过数字化管理，可以将不同门类的工会档案资料进行科学归类、保管、利用，并导入数据库管理系统，对相关工会档案进行关联管理，通过一键检索，互联网+计算机技术自动计算和调整检索内容，快速匹配相关工会档案资料，包括文书工会档案、声像工会档案、图片工会档案、实物工会档案等，将检索结果迅速反馈，便于决策部门短时间内掌握更全面的信息，提高决策的科学性、全面性和实效性[1]。

2.互联网+工会档案数字化管理存在的问题

2.1互联网+工会档案实体种类多样，不易统一处理

工会档案内容种类繁多，如会计工会档案、基建工会档案、文书工会档案、声像工会档案、设备工会档案、实物工会档案等，且表现出时间跨度大和数量庞大的特点，不同工会档案类别需按照不同的转换流程进行数字化，工作投入量大，使得工会档案数字化处理过程异常复杂，难以采用统一方式批量处理，加大了工会档案数字化加工难度。

2.2互联网+工会档案数字化管理基础条件不完善

一是受经费有限制约，很多工会档案部门工会档案数字化工作长期停留在初级阶段，如仅仅将文书工会档案进行简单电子化，针对声像工会档案、实物工会档案、照片工会档案等其他门类工会档案依然保持传统的管理模式；二是工会档案数字化配套的硬件和软件设施不齐全，在硬件上信息化、网络化库房建设滞后，软件上人才配置不足，非科班出身工会档案从业人员缺乏工会档案数字化的基础知识和技能储备。

3.推进互联网+工会档案数字化创新管理的新思路

3.1加强工会档案互联网+人才队伍建设

数字化时代对工会档案管理的思路和模式提出了新要求，在人力上需加强工会档案管理人才队伍建设以适应新变化。首先要在思想上破除传统观念，从地位、待遇、晋升通道等方面缩短工会档案人员与其他部门人员差距，充分认可其工作价值和意义；其次是要提高工会档案管理人员综合素质，一方面公开选拔高素质、复合型人才充实到工会档案工作队伍中，以提升工会档案管理人员整体素质；另一方面强化在职人员业务知识培训，完善知识储备。改变传统单一的工会档案专业知识培训模式，适当增加囊括计算机、统计学、哲学等多学科知识培训课程，以帮助工会档案从业人员更好地适应工会档案数字化管理新要求。

3.2改善互联网+工会档案数字化基础条件

互联网+工会档案数字化基础设施的完善程度关系着工会档案管理工作与时代接轨的步伐。首先，工会档案主管部门应高度重视工会档案数字化经费申报工作，保障必要经费投入，包括可存储电子设备、服务器、报警监控设施、消毒系统等，提升工会档案资料的防火防潮能力，保证工会档案的完整性。其次，多措并举增强工会档案数字化工作对人才的吸引力度，针对非科班出身工会档案从业人员对工会档案数字化技能欠缺现象，可新开辟人才引进思路，如公开竞聘、公开招标、外包等形式吸引复合型人才加入工会档案数字化工作队伍中，指导、督促、推动工会档案数字化进程。

3.3完善互联网+工会档案数字化管理制度

工会档案数字化管理工作离不开制度支撑，制度化和规范化管理制度是工会档案工作得以顺利开展的重要保障，工会档案部门应从工会档案数字化管理的需求出发，结合组织结构、行业特点和工作需求制定配套的工会档案管理制度，制度制定者应秉持严谨公正的理念，做到明确工会档案数字化管理内容、明确各级管理人员责权、明确奖惩措施，并实时结合工作实际不断完善管理制度，优化工作流程，增强管理人员责任意识，以便提升工会档案数字化管理工作实效，顺应数字化发展大趋势。

3.4创新服务手段

要适应新时代对工会档案管理工作提出的新要求，除了在人才建设、制度完善、基础条件改善等方面积极作为以外，还需要在服务方式方法上深耕。一方面要积极总结和反馈工会档案在利用技术上存在的突出问题，如信息匹配度不高、检索周期长、资料不完整、共享程度低等问题，及时发现问题，及时记录并上报，以提升服务体验的理念开展工会档案数字化服务工作；另一方面，为进一步提升工会档案数字化利用效率，推进工会档案资料在更广层面、更多层级共享，工会档案部门应树立主动服务意识，与相关业务部门建立工会档案共建共享工作机制，将工会档案信息系统进行关联、对接、整合，通过公共平台主动向本部门人员推送服务，让用户了解工会档案数字化工作特点，订阅工会档案查阅服务，充分体验互联网+工会档案数字对工会档案查阅利用带来的便捷性和实效性[2]。

4.结语

概而言之，互联网+工会档案数字化管理是适应新时代发展的必然要求，是顺应工会档案事业发展趋势的必然选择。推进工会档案数字化管理，不仅有利于提高工会档案利用效率，而且有利于提高工会档案的决策效率。信息科学技术助推各行业工作模式转型升级，推进工会档案数字化管理是工会档案工作与时代接轨的表征。当前工会档案数字化管理工作推进进程中存在的突出问题应该引起有关部门高度重视，并采取积极有效措施加以解决，加强人才队伍建设、完善工会档案管理基础条件，创新服务手段。

参考文献：

[1]孟紫霞.研究事业单位人力资源管理存在的常见问题及对策[J].中国市场,2020(11):110-111.

[2]王芳.论新形势下工会档案管理信息化建设创新[J].办公室业务,2019(03):67.