浅析继续教育学籍档案管理

浅析继续教育学籍档案管理

,周伟亚

吉林大学继续教育学院 吉林长春130021

[摘要] 传统的纸质学籍档案存在材料分类归档难、不便于查找、维护和整理，传统的学籍档案管理方式已不适应新形势发展和工作需要，运用现代技术使纸质学籍档案转变为电子学籍档案管理，实现学籍档案管理数字化工作的目标势在必行。随着继续教育的发展，智慧化学籍档案管理技术已逐步应用，由于目前学籍档案管理工作仍存在需要规范之处，新形势下，如何更好的对学籍档案管理工作进行有效的改革，是学籍档案管理者值得思考的新课题。

[关键词] 继续教育；学籍档案；管理

高校传统档案管理模式主要是收集、管理、利用三个部分，管理学生学籍档案也不外乎如此。[1] 继续教育学生学籍档案是学生在籍期间学习和生活的原始记载，是教学档案的重要组成部分，是继续教育从招生、教学、考试、管理等各工作环节直接形成的对学生和社会有保存价值的各种图表、文字等不同形式载体，反映学生个人经历、学习和在籍期间表现的历史记录。学籍档案是证明一个人的学历，受教育的程度，记录着该学生的一些基本情况，包括学籍卡、成绩单、毕业生登记表等，是干部人事档案的重要组成部分。学籍档案工作是继续教育重要的基础性工作，也是学生管理工作的重要内容之一。

1 继续教育学籍档案管理存在的问题

1.1学籍档案遗留问题产生的原因

近年来，继续教育以科学的方法和现代数字化管理理论提高学生学籍档案管理水平，促进学生学籍档案工作的改革和完善，虽取得了一定的成效。但继续教育办学初期，学生学籍档案都是通过传统的手工填写纸质文件的形式，进行档案录入和管理的，这种方法给档案查询、统计带来一定的困难，工作效率低。随着继续教育的深化改革，办学规模的不断扩大，加以学籍管理是多方位、多层次、多角度的动态过程，档案管理繁琐、工作量增大，管理工作日趋繁重，学籍管理人员超负荷工作，导致在管理过程中出现档案漏存和信息笔误，加之学生对学籍档案认知缺失，绝大多数学生作为被动的管理对象，学籍管理过程中存在的问题只有毕业将近时才会被自己发现；[2] 有的毕业多年后，提职、晋升调用学籍档案时，才发现档案信息有误，此认知的缺失导致学籍档案信息错误未能得到及时更正。

1.2学籍档案遗留问题分析

目前，经常会有毕业学生提出档案有误的各种诉求，分析归纳为以下几类：一是部分档案资料缺失，毕业生要求开具学历证明问题。二是档案或学信网学历信息不全、信息不一致，学生要求开具证明并修改学信网信息的问题。三是毕业生无前置学历或前置学历存在问题，要求学校解决所持学历上网或开具所持学历有效证明问题。四是学生持有毕业证书，档案馆有学历存档，学信网未注册学历信息，学生要求补学历注册。五是学生所持毕业证与学信网学历注册信息或档案馆存档信息不一致，学生要求更正。

1.3学籍档案遗留问题对现实工作的影响

历史原因，一是存档资料不完整，学信网信息不完善；二是用现在的需求和标准去检验历史资料之间的矛盾。缺少解决问题的依据，办学单位不能满足提出问题所有学生的需求，时常会引发学生投诉，处理遗留问题成为困扰继续教育发展的重要内容之一。

2 继续教育学籍档案管理现状

2.1继续教育学生学籍管理内容

继续教育学生学籍管理围绕在籍生开展的常规性工作包括：新生前置学历审核和学籍电子注册；在籍生学籍异动；毕业资格审核、毕业生图像信息采集、电子注册、毕业生档案存档、毕业证书印制与发放工作；各种有关学籍学生数据的统计分析、报表；受理在籍生证明、学籍信息更改；受理毕业生的学历证明以及学生咨询、答疑等工作。

2.2继续教育学籍档案管理科学化

随着继续教育办学经验的积累，不断完善管理措施，提升管理水平，开发继续教育管理系统，使学籍管理科学化，现在多数继续教育办学单位学生学籍档案的学籍卡、成绩单、毕业生登记表均由管理系统生成，减少人为干预，有效控制了信息出错的风险。

3 规范继续教育学籍档案管理

继续教育学生学籍档案管理关系到学生档案安全和教学活动中学生学籍档案信息的利用，是继续教育管理工作中一项政策性和业务性很强的工作，是继续教育重要的基础性工作，应当强化管理，将其纳入继续教育发展整体规划。

3.1推动办学管理智慧化

进一步完善管理系统，创新办学管理方式，加强招生、收费、教学、考试、学籍、证书等各环节的全流程管理，杜绝人为干预，实现毕业数据自动生成、系统审核、系统打印；实现管理系统多部门共享，开放查询、统计功能，保证流程规范、监管有效。

3.2加强毕业学生学籍档案材料转档管理

学生毕业后需要做好学籍档案转档工作，由于转档工作的周期短、时间相对集中、工作量和工作强度大，参与人数多，致使学籍档案有出错、遗失的现象。为了全面有效的保障学生学籍档案管理的质量，应合理选择转档方式，设置转档环节，高效、高质量开展毕业生学籍档案转移工作，保障学生学籍档案材料及时、安全转档。

3.3推进电子学籍档案管理

电子学籍档案管理系统能有效整合招生、教学、考试、学生管理等部门档案资源，形成从学生报到入学到毕业离校全链条、全过程、一体化的档案管理流程，确保学生学籍档案真实准确、规范完整。同时还具有归档数据对接容易、在线填报不受地域限制、师生查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等优点。

在数字化学生学籍档案管理需求的基础上不断改革，结合学生学籍档案管理的特点，制定符合电子学籍档案管理制度，完善管理体系，使学籍档案管理更具有科学性和合理性。

3.4加强学籍管理队伍建设

从事继续教育学籍管理工作，我体会到了学籍管理工作的具体与繁琐，这项工作要求管理者有足够的细心与耐心、有很强的责任心和奉献精神；是管理工作中一项政策性和业务性很强的工作，要求管理者有把握政策的能力、分析处理复杂问题的能力和数据综合处理的能力，还需全面了解、掌握继续教育的办学规律和发展历程。《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）中强调：建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。结合2021年教育部召开的学籍管理工作视频会议，对学籍管理队伍提出的具体要求，建议从以下几点入手，加强学籍管理队伍建设工作。

3.4.1配齐建强队伍。学校要加强对学籍学历管理工作的重视，在机构、人员等方面给予保障，确保学籍档案管理人员相对稳定，保证管理人员数量，拓宽个人发展通道。

3.4.2加强学习培训。组织相关人员进行业务学习和培训，掌握学籍学历管理政策，熟悉档案工作特点，加强数字化管理水平，提升业务能力。

3.4.3加大投入力度。继续教育办学单位应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，建设有效的档案信息网络，强化信息备份工作，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

3.4.4做好工作衔接。岗位调动、人员流动时，做好衔接，避免工作中出现脱节现象，确保新任工作人员熟悉业务内容。

结语

在终身教育体系下，高校继续教育扮演着越来越重要的角色。学历继续教育正面临改革，我们应通过智慧化管理的方式，从改革管理体系入手，以改革管理方式、强化管理质量、提高管理人员素能实现管理目标，全面提升学籍档案管理水平，以适应继续教育改革发展的需要。

【参考文献】

[1]张蕾,葛琨.高校学生学籍档案管理模式浅析[J].陕西档案,2021(4):47-48.

[2]郭婷.高校学生学籍档案管理研究[J].智库时代，2019(6):107-108.

姓名：周伟亚 性别：女 出生年月：1968年9月 籍贯：吉林桦甸 学位：硕士 职称：副研究员 研究方向：继续教育 单位：吉林大学继续教育学院 邮编：130021