论事业单位档案规范化与标准化建设

论事业单位档案规范化与标准化建设

张功

隆化县中关镇人民政府  河北 承德 068151

摘要：在事业单位不断落实改制工作过程中，相应档案管理的内涵以及外延等方面均出现一定变化。在内部管理中，档案管理工作并非仅限于档案室范围，需要事业单位中所有科室之间能够有效配合。在外部管理中，档案管理活动从保管档案资料向档案资源服务方向发展。对于管理人员，应该对自身职责进行明确，充分强化自身责任感，对工作中的问题进行充分分析，借助交流、实践以及探索等，将事业单位的档案管理作用充分发挥出来。

关键词：档案管理；规范化；标准化；事业单位

中图分类号：D630

文献标识码：A

引言

为进一步加强我国事业单位的管理水平，可通过完善档案管理工作来实现这一目标。网络时代，先进的网络技术可以使事业单位的运作更加科学、合理，工作更加高效。因此，在事业单位档案管理工作中，要明确互联网技术所发挥的重要作用，并充分发挥其在档案管理工作中的价值。尝试将互联网技术纳入档案工作管理各个环节中，有助于新时期事业单位管理水平大幅度提升。

1事业单位档案规范化与标准化建设的意义

1.1推动事业单位的发展

随着事业单位分类改革的发展,公共服务体系的不断完善,事业单位的公益属性正在不断的加深。提高开展公益服务履行职责的能力,可以满足社会对公共事业公益服务的需求,也是相当一段时间内的重要使命。信息化高度发展的新时代,档案的管理和服务是公益服务部门的重要的需求部分,需要不断加强对档案的日常管理和使用需求,对公益服务机制的加强,包括对科学的档案管理体系的需求,满足全社会对公益服务日益加强的应用需求,是当前事业单位发展的重要内涵和路径,也是当前对档案管理工作的支持和转型发展的需要。

1.2降低档案管理的管理成本

档案管理是事业单位不可或缺的一项工作,一项工作要求,随着事业单位在公共事业服务体系中的需求,档案管理在事业单位中也占据一项重要的开支,事业单位针对档案管理所做出的成本方面的投入也在不断加大。只有随着时代的发展需求,结合新时代信息化发展的情况,结合相关的大数据的工具,针对数据信息海量的处理,才能降低档案管理的成本,推动事业单位档案管理的科学化发展,也可以帮助降低和减少各种不利因素对档案管理的影响,进而降低档案管理在事业单位中的成本。

1.3推动事业单位的深化改革

推动事业单位的深化改革,需要对事业单位各个职能部门的工作职责进行区分,对事业单位的公益属性进行强化,推动对治理工作的广泛实施和结构化体系的调整。档案可以帮助事业单位对以往工作存在的问题进行梳理,在回顾过去的基础上找到相关的定位,加快推动事业单位的深化改革；加强档案管理工作,既可以创新档案管理的办法和需求,也可以清晰地描述事业单位在社会经济发展中做出的有效贡献,并提出事业单位在长远发展中的平稳发展。与此同时,在事业单位发展中,寻找加强档案的时机,依托各个部门对档案管理的需求和支持,提升档案管理水平,进而对事业单位的进一步深化改革提供坚定的基础。

2事业单位档案规范化与标准化建设策略

2.1应用先进的档案管理手段

新时期事业单位档案管理中，需要投入大量的财力和物力，积极改进和健全档案管理方式。事业单位需要广泛吸收科学的档案管理技能和设施，积极加大计算机设备和网络信息技术的投入和引进等。另外，需要将事业单位中一些档案管理的先进知识等进行详细归纳，实现和其他事业部门互通有无，实现良好的互相影响、互相补充的目的。除此之外，事业单位档案管理要向着信息化和数字化趋势前进，充分体现出其存在价值，保障档案信息安全，充分应用档案信息资源。

2.2加强档案管理人员对档案信息化的应用

要想实现档案管理信息化建设,那么加强档案管理人员对档案信息化工作的应用是事业单位首先需要做的。事业单位对档案信息化应用不熟练的员工,可以通过相关的培训让他们对档案信息化有一定了解与认识,使其明白档案信息化在日常工作中的重要性,在学习阶段中定期对其进行考核、评定。这样既可以使其对档案信息化方面的知识更深层次的理解,又可以训练他们日常工作中对业务的熟练程度,以此来培养知识涵养型人才,使他们的技术素养上升至一个新高度。为了使事业单位的培训氛围更加活跃、使档案人员的积极性有所提高,事业单位可以变换多种培训方式,比如,早会可以适当加入些小游戏、电子信息化指南讲解、拓展训练等。只有实现档案信息化管理的充分应用,在一定程度上顺应国家信息技术的要求,才能推进事业单位档案管理信息化建设的步伐。

2.3充分整合档案资料的各类数据

现阶段，事业单位的档案管理活动应该对信息化管理以及建设等工作予以足够重视，在档案管理中合理融合大数据技术。基于大数据技术引导，档案管理人员应该明确规定档案信息数据，分类处理相关档案数据，同时对档案数据信息格式进行统一处理，进而将大数据技术优势充分发挥出来，对档案数据展开针对性提取以及挖掘工作。在信息化时代，事业单位中的档案数量与种类持续增多，采用何种方式在海量档案数据中充分提取有价值、重要的信息，是档案管理的重点内容。管理人员应该认真开展档案数据整合以及分类等工作，对格式进行规范化处理，保证事业单位的档案管理活动可以顺利进行。

2.4提高档案管理的信息化服务能力

当前，为了对事业单位的档案管理效率进行充分强化，应该提高档案管理活动的信息化建设速度，对大数据技术与档案管理进行充分融合，对档案信息进行充分挖掘。对纸质档案服务模式进行转变，充分利用大数据、信息化与计算机技术，及时查找、传递档案数据内容，保证具有需求的部门能够第一时间获得数据支持。同时，积极采用大数据整合、挖掘与分析技术，全面分析单位中各个领域与各个层面的历史数据，对档案潜在价值进行充分挖掘，进而为事业单位设计发展战略提供良好数据保障，协助不同部门进行管理创新。充分提升档案管理的信息化能力，有效优化档案服务，提高档案服务高效性与针对性。

2.5构建完善档案管理制度

在实施事业单位档案管理工作的过程中，想要有效提升档案管理工作效率，需要保证其内容符合未来事业单位发展需求，构建出完善的档案管理制度。例如，可通过全面了解事业单位档案管理工作特点，明确档案制度创新方式和方向，构建出科学合理的管理制度。同时注意在实际的创新过程中，一方面约束单位领导，同时能够制约事业单位档案管理人员，保证其规范和独立性。不仅如此，在档案管理制度中，需要给予优秀人员以一定奖励，有效制定奖惩制度内容，促进档案管理工作的持续稳定、有效开展。

2.6提升事业单位档案管理的专项服务费用

在事业单位档案管理信息化建设与发展状态下,应当增加对事业单位档案管理的专项费用,针对档案管理的信息化技术更新和信息化纸质档案的二次整理和梳理,存储设备的更新和强化,计算机设备等强化更新及网络设备等要求,予以大力支持,以有利于档案管理的合理化运行和深化改革。

结束语

综上所述，档案管理工作是事业单位健康发展中不可或缺的核心环节，因此，档案的规范化与标准化对事业单位的工作有着积极重要的影响。要想做好档案规范化工作，必定离不开档案标准化。本文首先介绍了建国以来档案规范化与标准化建设的意义，并提出了针对性的发展对策和建议，由此来提升事业单位工作效率。

参考文献

[1]刘洋.关于提高事业单位档案管理规范化水平的探讨[J].黑龙江档案,2021(04):216-217.

[2]韩美凤.事业单位档案管理信息化与规范化的新思路[J].黑龙江档案,2021(02):28-29.

[3]李姗姗.新时期推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].兰台内外,2021(21):50-51.