工程档案数字化建设与档案管理研究

 工程档案数字化建设与档案管理研究

刘春兴

临沂市公路事业发展中心沂水县中心276400

摘要：近年来，我国的数字化建设的发展迅速，随着社会科技水平的逐步提升，越来越多先进数字技术被运用到各行各业的生产中，为其工作效率提升提供强有力的支撑。现阶段，诸多工程类事业单位已逐步推行档案管理改革工作，以先进的数字化档案管理模式建设来提升工作效益，有效缓解档案管理人员的工作压力，并提升数据信息分析精准性，实现高效档案数据储存。信息化时代背景下的各工程单位需进一步增强档案管理工作的数字化建设，借此来达成高效的档案信息共享，提升项目档案管理质量。

关键词：工程档案；数字化建设；档案管理研究

引言

随着我国建筑行业在市场内发展的不断壮大，建筑生产、建筑设计、建筑施工、建筑工程开发中产生的数据资料也呈现一种断崖式增加趋势。为了避免突然增加的建筑工程文件或档案对建筑施工方后续工作的有序实施造成影响，此次研究将结合建筑档案管理单位对管理工作的执行现状，分析此项工作在实施中的重要性，并设计对应的强化、优化管理策略。通过此次设计与研究，缓解档案管理人员的工作压力，为现代化技术、智能化技术、网络技术与档案管理工作的融合提供决策依据。

1企业工程档案规范化与标准化管理的基本要义

企业工程档案规范化与标准化管理是提升档案质量，推动档案管理现代化的重要手段和措施。近年来，很多企业都非常注重档案工作，对档案工作的软件设施进行了升级改造，档案工作也向着规范化和标准化方向挺进。对于企业而言，在工程档案建设过程中应将规范化和标准化管理作为重要目标，并为此建立一套标准的管理流程。企业在工程档案管理过程中一定要按照标准流程进行操作，对企业工程档案进行科学、合理、全面的收集，对企业工程档案管理投入必要的人力、物力、财力，既要保证工程档案管理质量，又要减少不必要的重复性工作。工程档案管理过程的专业性。企业工程档案详细地记录了工程项目在建设过程中各个环节的相关工作开展情况，是工程得以顺利实施的重要保障。从工程项目建设前期准备工作看，在工程项目建设之前会形成工程预算、招投标、工程勘测、工程设计等一系列的重要文件资料，这些文件资料虽然没有在项目工程建设过程中发挥作用，却与施工进度紧密相关。因此企业工程档案管理人员不仅要具备常规的档案知识，还要对工程项目建设的前期准备工作有所了解，这样才能够依据项目建设的重要性有重点地对相关档案资料进行收集。在工程项目实施过程中会运用各类工程技术并形成一系列的文件资料，这些文件资料也是工程档案收集的主要对象。因此，对于工程档案管理人员而言，既要确保档案收集的全面性，同时还要对工程项目阶段进行细化，结合不同工程项目的特点，有所侧重地对工程档案进行收集和整理。因企业工程自身具有其施工的专业性，相应地企业工程档案管理也应该体现其专业性。

2建筑工程档案管理存在问题

第一，在大部分建筑领域岗位人员的认知中，开展建筑工程项目的主要目的是为企业创造收益，增强企业在建筑市场内的领导地位。而档案管理属于后续工作，主要确保项目在实施后为企业创造了利润，或根据工程施工需求进行了工程施工进度与施工质量的优化，即可认为达成了工程项目施工目标。但立足于实际而言，此种认知是不正确的，建筑档案管理工作也是一项与企业发展、企业利益直接挂钩的工作。第二，建筑工程档案中涉及的工程数据较多，其中不仅包括施工前的合同与设计文件，也包括质检单位的资源文件。不同的文件在档案管理工作中的价值与意义是不同的，数据量庞大且档案资料冗余导致管理工作难度极高，在此过程中，由于数据失真、信息失窃等问题造成的档案管理差错问题屡见不鲜。第三，大部分建筑单位在进行工程项目档案管理时，会将市场内现有的制度作为参照依据，但在对我国档案管理制度的核查时发现，国家上次发布相关制度在数年前。尽管制度中明确规定了不同类型档案的规范化管理方式，但由于建筑工程项目的演替速度较快，导致制度内一些内容已经与现代化建筑工程项目档案管理工作呈现出不匹配、不协调、不适用等问题。

3完善工程档案数字化建设的工作措施构建

3.1完善档案管理机制

工程档案管理工作具备一定复杂性，为进一步推行数字化建设，需先落实好档案管理制度的完善。各单位需结合项目实际建设情况，构建出长效化的管理机制，并依据实际工程建设需求，适时调整相关工作规章制度，提升档案管理工作的动态性，进而有效适应数字化档案管理模式的运行需求。基于此，可实现对项目建设过程的全方位覆盖，尽可能地保障工程档案资料完整性与真实性。与此同时应运用好信息技术的优势，构建出完备的信息化管理平台，以合理的功能设计来提升工程管理规章的渗透性，并借助自动化技术及时复核档案资料，进一步保障资料数据真实性。

3.2提升数字化建设水平

加强信息技术运用能有效提升档案管理工作的开展质量，各企业需先强化基础设施建设，进一步优化档案管理工作流程，逐步提升管理效率，达成传统档案资料管理模式向数字化管理模式的转型，进一步确保档案资料完整性。在此过程中，应当落实好网络环境优化，构建出高效信息传输渠道，达成档案资源高效共享。此外，应当进一步强化档案管理系统的研发与更新，针对项目建设情况有针对性地优化系统功能，确保档案管理流程能够契合于工程实际建设需求。

3.3优化档案利用效率

科学的档案资源规划利用能为后续项目工程建设提供可靠支撑，将信息技术引入档案管理工作中能极大限度地提升档案管理效率，借助先进技术设备来转变档案资料储存方式，并设置出完善的资料数据库，以此来为后续档案数据调动与利用提供基础保障。建设数字化档案管理的过程中，不仅应停留于对工程档案资料的简单整合储存层面，还需依据实际使用需求来定位调动资料，提升资料使用效率。同时还应当依托于网络技术优势，达成对档案资源的远程利用。

3.4重视安全管理

为保障档案管理工作能得以顺利开展，需确保网络环境安全性，运用网络技术达成对工程档案资料的实时共享及对档案管理流程的科学整合。运行数字化档案管理模式时，网络安全问题是危及档案安全的一大关键因素。各档案管理部门需在运用信息化管理平台的过程中重视档案安全管理，构建出完备的安全管理体系，不断优化网络安全管理制度，规范管理流程，进而有效防范外界网络病毒入侵。

结语

总之，数字化背景下，企业工程档案规范化与标准化管理势在必行。一方面，给予工程档案管理足够的重视，完善制度机制，优化管理流程，为企业工程档案规范化与标准化管理提供指导。另一方面，加大对企业工程档案管理人员的教育和培训，结合当前企业工程档案规范化与标准化管理的实际需要，引导企业工程档案管理人员树立先进的管理理念和思维模式，掌握更先进的信息技术和手段，并将其运用到企业工程档案管理之中，持续提高企业工程档案管理质量。

参考文献

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作者简介：刘春兴（1976—），男，汉族，山东沂水人，馆员，从事档案管理研究。