学生资助档案规范化管理研究

 学生资助档案规范化管理研究

王海锐

内蒙古阿拉善盟阿拉善左旗学生资助中心 内蒙古 阿拉善 750300 

摘要：学生资助档案管理工作是我中心资助管理的重要工作内容，做好学生资助档案的规范化管理，能够更好的保证资助工作顺利进行，保证资助工作的时效性。但是资助档案具有复杂性、多样化、内容广等特点，导致实际的资助档案管理工作存在很多的问题，因此需要重点加强资助档案规范化管理工作。基于此，本文就针对学生资助档案规范化管理进行了研究。

关键词：学生资助档案；规范化管理；研究分析

前言

近些年来，针对家庭经济困难学生进行资助，促进教育公平是目前社会和国家都重点关注的问题，如何实现“精准资助”、“按需资助”是我中心工作中需要重点考虑的问题，为此需要加强对学生资助档案的规范化管理，提高资助档案的精准资助，实现资助的价值。

1学生资助档案的特点

1.1时间延展性强

对于一份完整性的学生资助档案来说，需要包含的内容也是非常多的，如学生的学习成长经历、家庭的基本情况（父母职业，文化程度，身体状况，经济情况）、以及相关的证明材料和以往受助情况资料等等。这些资助档案材料都具有时间延展性的特点。如学生的成长经历，需要包括从幼儿园、小学、初中、高中的成长经历，当然受助情况也是需要包含从小到大的资助情况，同时还要包括对学生影响、改变学生现状的重大事件等等。

1.2学生资助档案内容涉及面比较广

对于学生资助工作来说，并不属于一项短期的工程，具有长期和复杂性特点，所涉及到的单位也比较多，除了资助部门，还需要民政局、残联、街道办、社区、嘎查（村）等相关部门的辅助。对学生的资助档案如果不进行规范管理的话，不但会导致学生相应资料丢失，还无法保证资助档案资料的完整性，进而影响到资助资金的发放，因此学生资助档案管理人员要仔细、认真的核对相应的学生资助档案资料。

1.3管理形式复杂性

在新时期下，学生资助档案采用的都是信息化管理。在管理过程中会新建和产生很多的电子文件。再加上不同格式和平台对档案的格式要求也不一样，所以就会给学生资助档案的规范化管理带来管理上的难度。此外，由于学生在申请助学贷款、相应补助以及奖学金的时候，会开具很多纸质证明材料，由于学生户籍地不同、管辖部门不同等原因造成证明材料缺乏统一性，所以会给整理和归档带来很大的难度。由于学生资助档案既有电子版也有文本，形式不同，管理方式也不同，进而影响到学生资助档案规范化管理。

2学生资助档案规范化管理策略

2.1加强管理机构的建设，改善学生资助档案管理条件

就目前我中心学生资助档案管理工作来说，目前档案管理人员都是综合资助、助学贷款项目的工作人员兼职所做，但是伴随着近些年来助学贷款项目的不断增加、学生资助范围扩大等，学生资助档案管理工作面临人手不足的情况，应该具体结合项目的数量配制相应人数的档案管理人员，这是实现学生资助档案规范化管理工作的基础。如果面对项目众多、资助学生多的时候，还需要调配相关人员来协助管理工作，才能保证管理工作的正常运转，助学资金有效、顺利的发放。

例如，加强办公设备的置办，如打印机、扫描仪、笔记本等等，还需要根据工作需要合理改善工作环境，以此来实现办公条件的改善。同时还要建设专门的学生资助档案管理室，专门用于管理学生助学贷款、助学金和奖学金的学生档案资料。为实现学生资助档案规范化管理打好基础。

2.2加强学生资助档案管理队伍的建设

对于任何一项工作来说，管理人员都是最基础的，俗话说“给我一个管理人员，我能建好一个工厂”，由此我们可以知道管理队伍的重要性。当然对于学生资助档案管理工作也是不例外的，只有加强管理队伍的建设，提高管理人员的素质和能力，为实现学生资助档案规范化管理打好基础。

为了对所提交的资料进行规范化管理，落实统一的管理制度，要加大资助档案管理工作人员的培训工作，提高资助档案管理人员对计算机的应用能力和责任心，这也是有效落实学生资助档案管理规范化的基础保障。通过培训还要提高档案管理人员的法律意识，所有漏签的文件都要及时进行补签，要保证不再出现漏签的情况，对于奖学金、助学金、减免学费、补助等各类资助材料和资金发放，必须要有领导签字，并留档保存，以此来保证学生资助档案资料的真实性，实现对学生资助档案的规范化管理。

2.3规范档案的装订范围和要求

由于学生资助档案有不同的管理形式，所以为了实现学生资助档案的规范化管理，还要加强不同管理形式的管理工作。具体需要通过以下几个方面来实现：

第一，做好相关材料的检查工作，资助管理人员在检查相应资助材料的时候，要逐一检查，保证材料的完整性和真实性，是否满足相应的规范要求，数据信息是否有闭合的地方；第二，资料的装订过程。资助档案管理人员需要按着不同的类型去做好档案的装订工作，按着规定的顺序将所有的资料排列好，采用标准格式进行装订；

第三，档案的存储。将完整的档案资料存在放在档案盒当中，做好资料的命名。并在档案袋的封皮注明编号、日期、整理人信息等等，以便于查找；第四，归档和入柜，将同一类别的资助学生档案放在一起，并表明归档时间。不同的资助内容有不同的规范标准和制度，如奖学金、助学金、教育贷款等，一定要制定具体化标准，如纸张、格式、材料类型等，只有加强这方面的管理，才能实现统一规范化管理。最后，还要做好定期的检查工作，实现学生资助档案的规范化管理。

2.4加强信息化管理，实现资助档案的动态化管理

学生资助档案管理工作也要跟上时代发展的脚步前进，所以在信息化时代下，资助档案管理也要向信息化方向发展。当然，资助档案管理人员也要提高对信息化资助档案建设的重视，以此来实现资助档案工作的动态化管理。

第一，要提高资助档案管理工作人员的电子管理意识，提高信息化水平。只有具备了信息化管理意识，并掌握了信息化技术的有效应用，才能为实现资助档案信息化建设打好基础；

第二，要在现有的资助档案管理平台上，成立一个专款专用账户，负责学生贷款、助学金等的发放工作，促进学生资助信息的信息化平台搭建工作，而且在信息化的支持下，还能实现登录、申请、查询等多种功能，促进管理效率的提高；

第三，将所有纸质档案进行扫描存档，做好纸质档案的留存和备份工作，毕竟对于纸质档案的管理工作来说，受影响因素比较多，档案资料发生损坏的概率比较大。

3结束语

总而言之，学生资助档案是资助管理部门工作中的重要内容，同时也是为学生和社会服务的一项工作，所以为了更好的保证学生资助工作的精准性，一定要加强资助档案的规范化管理工作，要通过标准化、规范化的管理推动学生资助工作的健康、持续高效展开。

参考文献：

[1]张养民.学生资助档案规范化管理的研究[J].赤子,2019(25).

[2]张婷,杨蓓.高校学生资助档案规范化管理[J].兰台世界,2019(4):3.

[3]卢海标.新时代高校学生资助档案规范化管理实现路径探析[J].广东教育：职教,2019(3):2.