加强卫生院档案管理实现档案管理规范化

加强卫生院档案管理实现档案管理规范化

靳兆凯

山东省鄄城县郑营镇卫生院  山东省 鄄城县 274607

摘要：卫生院的档案是卫生院的宝贵资料，加强对卫生院档案管理具有重要的时代意义。卫生院档案管理的水平一定程度反映工作人员的工作水平，反映卫生院的管理水平。档案资料不仅对于卫生院现阶段的发展产生影响，也影响着卫生院未来的发展。

关键词：卫生院；档案管理；规范化

前言

当前基层卫生院的档案管理工作作为当地医疗信息以及卫生防疫信息的基本来源尤为重要。卫生院应当从领导层开始重视档案管理工作，提升档案管理人员的素质与技能，利用信息化时代发展的契机，搭建自身档案管理的规范化工作流程与标准化平台，发挥档案信息在医疗系统中的重要作用。

1加强卫生院档案管理的必要性

卫生院档案详细记录了自其成立以来的业务情况，技术水平，设备使用、医疗事故等方面的情况，是医院管理工作中的宝贵资源。卫生院档案的规范化管理不仅可以对卫生院运营管理进行有效监督，使卫生院的工作效率大大提高，同时还能够为卫生院发展和医疗改革的进行提供重要的参考资料。其次，通过档案审查和分析，卫生院能够更好将确定新的医疗改革过程中出现的问题，并总结改革工作中的一些经验，为医疗改革背景下卫生院的改革发展提供重要的参考资料，增强改革的实效性。此外，卫生院档案中所记载的有关医疗过程的详细记录能够作为医疗事故或医疗纠纷中的重要证据，是判断医院或医生是否是存在过错的必要资料。因此，加强卫生院档案的规范化管理对提高卫生院业务水平，降低医疗风险至关重要。

2卫生院档案管理中存在的问题分析

2.1档案管理制度不完善

由于卫生院各个科室日常管理工作的特殊性，档案资料往往会分散在各个管理部门、科室之中，并且没有统一的管理标准体系。档案管理制度不完善到档案管理方法因部门而异，如专人管理、岗位轮换管理等形式。在岗位轮换管理方法中，因为不同的人有不同的档案记录和管理习惯，再加上还需要完成自己的本职工作，因此造成了档案内容缺乏规范性和完整性，档案交接时发生缺失或遗漏的问题。与此同时，档案材料的分散化也对档案的完整性和更新产生了重大影响。由此可见，档案管理制度的缺乏对档案的规范化、标准化管理具有非常不利的影响。

2.2档案管理条件较差

与卫生院的医疗保健业务相比，档案管理工作的地位相对较低，再加上部分卫生院通常没有给予档案管理足够的重视，从而导致了相关档案管理人员在工作上不认真、无法正确认识档案管理的重要性的问题出现。其次，由于部分档案管理员缺乏专业知识，且人员流动性相对较高，因此导致档案管理的整体质量较低，管理效率低下，不利于卫生院档案规范化管理的实现。最后，卫生院现有的档案管理相关设施较为落后，档案信息化程度较低，进而使得档案的存储、检索、管理工作量巨大且十分繁琐，不能有效地利用档案的价值。

3提高档案管理水平实现档案管理规范化的有效措施

3.1改进档案管理制度

完善的管理制度是保证管理工作顺利进行的重要保证。卫生院档案的规范化管理应识别和改善当前档案管理制度中存在的缺陷和漏洞，完善和优化档案管理流程和程序，确保其合理性和有效性。针对各部门、科室档案管理工作不统一的现象，卫生院要针对各部门的档案管理工作制定统一的标准和要求，并根据各部门的实际情况对记录、保持、管理、利用等环节进行明确和完善。例如：1）在档案编制上，文件的记录应使用黑色碳笔或钢笔写在专门的档案记录纸上，并保证档案记录的时效性、全面性，不得出现档案内容遗漏等问题，并做好电子档案的备份。2）在档案整理上，要根据档案部门，档案内容，重要性分为3个阶段，按文本-图像-声像的顺序排列组织，以便后期档案的查询和使用。3）在档案存储中，要通过多种载体的档案形式，如纸质档案、电子档案、声像档案等。4）在档案管理上，必须要评估档案的质量，并及时将问题报告给相关部门、科室进行解决。5）对于医保、医疗纠纷等需要复印的档案文件的情况，档案管理部门应该保证复印件文字清晰，无缺页漏页，并且做好档案复印记录工作。

3.2完善档案管理组织

卫生院应建立专门的管理档案管理组织并进行完善，解决档案管理分散在不同部门而导致的档案记录缺乏完整性和系统性的问题。档案管理组织需要以院长作为组织的领导者，负责监督组织中的所有事务，参与档案管理政策的制定，并监督相关制度的落实。各部门主管和科室主任作为组织的主要成员，负责对档案文件规范化管理，提高档案文件和管理工作质量。卫生院档案管理组织要定期召开会议，讨论管理中遇到的问题以及档案中所反映的医院管理发展上的问题与风险，调查和分析医疗不良事件，并采取相应措施进行处理，从而使档案管理工作的系统性，规范性以及管理效率得到显著提高。

3.3提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，卫生院要充实档案管理人员并将档案人员培养纳入卫生院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。因此，建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍，并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益，自觉参与档案管理工作，已经成为我们工作的当务之急。

3.4创新工作方法

要想使基层卫生院档案管理工作质量得到不断地提升，就要对工作方法进行有效的创新和变革。第一，拓展档案搜集渠道。对整个卫生院各个部门的档案进行及时的搜集整理，与各部门进行有效的沟通和合作，从而使档案得到高效的完善。第二，对检索途径进行增加。为了使卫生院所有档案得到充分的利用，需要对检索途径进行不断地增加，使卫生院的医疗水平和医疗质量得到提升。第三，对档案中包含的有效信息进行深层次的挖掘，对资源进行全院共享，从而使档案被充分的利用。第四，对档案的反馈信息进行及时的关注。经过对反馈信息的有效关注，使档案管理工作的质量得到有效提升。第五，创建完善的档案共享平台，充分的利用档案资源。增强对基层卫生院资金投入的比重，对档案管理系统进行不断的优化和升级，从而高效提升档案管理的实效性，使基层卫生院档案管理更加的规范。

3.5加强信息化建设工作

相比于早期陈旧的管理模式，信息化管理不仅可以保存更大的内容量，同时信息传播的速度也非常快，并且有着很强的计算水平，从而使得员工自身的工作量能够有效减少。针对当前普遍卫生院信息程度偏低的问题，理应尽快加强信息化建设。一般来说，首要工作便是进行软硬设施搭建，以此配置计算机和软件系统，进而为档案管理创设更为合理的基础平台。相比于其他事业单位，卫生院的工作量相对较小，因此在硬件配置的时候，基本上达到中等档次即可，以防会有资源浪费的情况存在。之后还要对网络体现进行强化，确保员工们可以及时进行信息获取，并与他人展开共享。由于互联网络的危险性很高，很容易受到外部因素的影响，因此工作人员还需要安装杀毒软件和防火墙，并对于上级操作予以明确，以此防止信息出现丢失的情况。

4结束语

总之，档案管理工作是卫生院管理工作的一部分，科学规范的管理档案，是衡量一个卫生院业绩与管理水平的重要尺度。所以，准确把握新时期卫生院发展的特点，加强卫生院档案管理，是档案实行现代化管理的根本任务。同时，对研究卫生院的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，也是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

参考文献：

[1]朱杰武.浅谈卫生院档案管理规范化建设措施[J].卷宗，2017（31）.

[2]万燕.如何加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化[J].才智，2017（5）：266.