提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

马晓莉

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摘要：本文综合具体情况，分析事业单位档案信息化管理的重要性，然后对事业单位的档案信息化建设存在的问题予以分析，最后对提升事业单位档案管理信息化建设的有效策略简单提出几点，以期能够对同行研究有所帮助。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

1事业单位档案信息化管理的重要性

    事业单位档案管理属于常规管理工作得一部分，伴随着事业单位管理标准的逐渐提升，档案管理的标准也在不断提升。档案记录的是事业单位在管理上的有关内容，因此档案有着极强的作用，因此一定要对档案文件的管理工作有所完善。原本的档案管理选择的是人工管理方式，存在着缺乏互通性、合理性还有统一性、规范化等问题，时常会出现各式问题，没有办法有效融合。因为技术原因，档案信息资源整合中，因为没有统一的标准，所有部门都遵照自己的形式选择，技术形式多样化，如此就会造成片面的浪费，也对档案信息资源的综合运用造成不利影响。因为信息技术的发展，事业单位档案管理中的信息技术优势被合理发挥出来，充分实现网络平台的效用，档案资源能够被挖掘和利用起来。运用网络展开信息资源的研发，档案信息的储存量不断增加，档案信息的质量也显著提升，档案信息的结构也在不断变化，能够让档案信息资源的作用发挥最大。例如在信访局，其工作对象比较多，牵涉的范围也极广。在此特性基础上，信访局内部设置了许多类别的科室，展开日常业务工作的时候产出的档案量也多。

　　档案一般是以文献资料的形式存在，对其管理的时候存在以下几个阶段：收集、分类和储存等。部分极具应用价值的资料，会在保存之后有频繁调用的可能性。所以，合理的档案管理可以在较短时间内，以信访局的有关科室供应及时的信息技术支持，如此能够确保各项日常活动的开展顺利。与此同时，高效的信息调用能够省略掉许多不必要的麻烦，明显提高工作成效。工作实践经验看来，许多的历史资料都可以为之后的工作开展提供借鉴和参考。

2事业单位档案管理信息化建设中的不足

2.1缺少信息化人才

事业单位档案管理人员是档案管理的主体，综合工作素质和信息化水平对保障综合管理质量起到了重要作用。当前事业单位档案管理人员其工作能力、专业素养看，工作人员大部分并非专业院校毕业的对口人才，没有相应的专业化能力，同时档案管理队伍出现老龄化，信息化的意识也不强。因为工作队伍技能培训的力度不够，让整个工作队伍专业性缺乏，知识结构也不完善，无法和现代档案管理工作相适应，更无法满足经济社会发展的需求。除此之外，许多工作人员针对工作的认识也不够，表现在工作中，档案材料的收集不合理，工作的积极性也不强，无法做到精益求精，档案管理工作存在敷衍塞责，无法及时发现工作中的不足之处，如此对事业单位档案管理在工作质量、工作秩序上有所影响。

2.2事业单位档案管理改革不具时代性

当前，事业单位改革进行中，对于档案管理改革的研究比较少，对应的改革制度和现有的事业单位档案管理要求不相适应。新时期，伴随着国家经济朝着深水区、常态化发展，未来我国会在经济建设、各项事业发展中，存在许多不确定性，针对这些不确定性，应当做好事业单位的档案管理工作，可以保障有关部门运用有价值的信息材料，合理分析当前形势，进而攻克难题，超前发展。

2.3事业单位档案管理制度有待完善

　　因为事业单位内部所需要管理的档案往往较为繁多。而且近些年来随着信息指数式的增长，所需要管理的档案文件也在不断攀升。借助于互联网的发展，事业单位内部每个部门都进行了一定的信息化建设。并且借助互联网云数据系统对档案进行了信息化管理。但是因为每个单位对于档案信息化管理的相关方式往往有所不同。也就使得现在事业单位档案管理缺失统一性，很难进行规范化的管理。想要将几个系统之中的数据建立统一的管理体制，就需要统一兼容的平台，但是基于目前的情况，很难建立。这也是当前事业单位档案管理信息化所面临的困境之一。

3提升档案管理信息化建设的方法策略

3.1提高事业单位工作人员的专业技能

事业单位档案管理的信息化体制还不够完善，主要表现就是现在很多事业单位对于档案的管理，仍旧是人力管理与信息管理结合。在对信息的录入以及信息的归类等较大工作量以及智能化程度较高的工作上，仍旧是需要人力进行完成。但其实为了适应当下，信息化在各行各业之中程度的加深，相关的事业单位工作人员也需要具备专业技能。能够在信息平台之中熟练地对档案进行操作管理。但是由于观念问题，现今很多事业单位的工作人员仍旧不重视信息化方面专业技能的培养。仍旧保持原来的那一套工作流程，在信息录入等方面仍旧使用人力进行操作。这样不仅仅降低了信息保存的精度，很容易带来错漏。3.2树立现代化档案管理意识

　　现在信息化管理，面临的很多问题，都是因为涉及到的相关人员缺乏现代化的档案管理意识。所以改变观念在整个信息化进程之中也十分必要。现代社会发展十分迅速，科技的发展日新月异，而且从科技变为技术，最终投入生产的这个周期过程逐渐缩短。所以在生活和工作之中，我们所面临的新事物新现象层出不穷。现代化的档案管理也是大势所趋，因为当下随着大数据时代的到来，信息的规模越来越庞大，在各项工作之中，对于信息精度的要求也逐渐提升，只有现代化的档案管理才能够满足当下对于档案管理工作的需求。所以我们都要建立现代化的档案管理意识，支持档案管理的信息化工作。落实到事业单位之中，最好是自上而下，从领导层开始树立现代化档案管理的观念，带动基层员工树立相关意识，从而使得信息化工程的推进事半功倍。

3.3建立规范的事业单位档案管理制度

    目前在档案管理信息化工作的推进上，我国正属于一个过渡阶段。很多事业单位都已经注意到了信息化档案管理的重要性，所以都开始了相关的项目建设。但是在具体的推动过程之中，仍旧需要解决诸多问题，信息化程度不够深。所以在这个阶段最重要的就是建立一套规范的事业单位档案管理制度，能够让单位中的每个机构，在统一的信息平台上进行档案管理的操作，从而使得各个平台的信息以及工作都能够兼容。比如在信息录入上都应该遵照相关的规定，录入的原则，方法，以及文字，格式等等。从每个环节抓起，建立规范的体制，确保事业单位的档案管理信息化工作一直保持良好的态势。而且构建规范的事业单位档案管理体制，还能够使得相关档案处理工作各个环节都能够得到约束，从而使得工作的整体流程更加的规范化，合理化。另外在构建体制的同时，可以引入奖惩制度进行配合。对于能够更好的利用信息化工作，对档案管理工作进行开展的员工实施一定的奖励。而并不能够很好融入档案管理信息化的员工，也要采取一定的学习措施。

结束语

    综上所述，在时代飞速发展的大背景下，档案管理的信息化以及统一的管理制度和信息平台的构建，乃是当下事业单位档案管理工作的主要发展方向。信息化在每个行业之中都是大势所趋。但是在档案管理信息化以及信息平台的构建上，我国仍旧处于起步阶段，所以在未来仍旧需要相关学者以及技术人员不断地努力，将档案管理的信息化向前推进。

参考文献

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