大数据时代企业档案管理创新策略

大数据时代企业档案管理创新策略

吴铁军

新疆煤田地质局一六一煤田地质勘探队 新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市 830000

摘要：信息化时代下，怎样有效利用大数据，提高档案管理效率及质量成为企业关注的重点。在大数据背景下，档案管理的工作是企业中非常重要的一项工作，档案信息已经变成了社会信息当中很重要的一部分。现阶段，随着网络信息技术的快速发展，大数据时代的来临，企业一定要使用大数据技术来对档案进行管理，这是很关键的一点。对此，因此，本篇文章根据大数据背景下企业档案管理工作的创新模式进行研究。

关键词：企业；大数据；档案管理

引言

进入大数据时代，数据呈现海量增加趋势，资料大多表现出超大容量，无论是流程还是分析能力都远远超过传统的数据，表现出多样性、规模性、高速性以及价值性特点。随着大数据技术的不断发展应用，已经有效解决了一直以来困扰档案管理的资料存储与应用的技术瓶颈问题，提升了信息管理的智能化水平。进入大数据时代，档案管理工作应坚持创新原则，树立创新理念，将其同大数据时代的特点与要求结合起来，不断提升档案管理的质量和水平。

1大数据时代对企业档案管理的影响

受社会经济以及国家政策的影响，再加上有序、稳定的经济市场环境支撑，我国企业得以迅速发展，数量与规模日益拓展，且档案信息数据级别与指数随之提高，档案管理开发价值越来越大，并因此面临着更多严峻的挑战。随着大数据时代的到来，企业档案管理实现了较好的发展，收录方式、业务流程及服务结构等方面日益优化。同时，档案的电子化建设，使得收录的信息变得更加的多元，覆盖了视频、音频等，同时还能够通过互联网共享的方法，促进查询、利用等相关服务水平的提高，确保档案资源价值的展现，并促进档案管理工作效率的提升，节省了人力、物力与财力等投入。同时，随着大数据技术的持续发展，相关功能配套日益完善，实现了开发利用可视化、数据挖掘、预测性分析、语义引擎等，为企业经营管理决策提供可靠依据，有利于其可持续健康发展。大数据时代下，企业档案管理迅速发展，运用了大量尖端科技，进而需要相关工作人员具备更强的专业素养。

2大数据时代企业档案管理工作的问题

2.1企业档案储存的问题

企业在以前进行档案管理的时候，输入档案信息来进行储存是非常简单的操作方法。但是随着企业的信息数据变得越来越多，企业在存储数据信息到同一个地方的时候，那么就会变成大数据。再加上企业在运营，很多的工作都在开展，这样也就导致数据信息会变得越来越多，这样也就导致档案的存储量也会开始变大。而且档案信息的存储量越来越多，在查询档案的时候也会比较的困难，而且查询和存储档案的速度也会渐渐地下降，这样也就会导致企业的档案管理工作无法顺利进行。

2.2企业档案管理人员存在的问题

在最近几年，人们已经开始重视大数据技术和信息管理的工作，而且现在很多的学生在高考报志愿的时候，也会选择与这些技术相关的专业来进行学习。但是对于现阶段的情况来说，还是缺少这方面的专业人才。在企业当中，不管是哪种工作，都是需要有专业的人才来从事的。所以，企业的档案管理工作也缺少专业的管理人才，这个问题急需进行解决。虽然企业也有很多管理的人才，但是在信息化时代当中，企业所需要的管理人才是要具备管理能力和信息化技术的人才。企业现阶段的数据信息变得越来越多，所以只能使用先进的信息技术才可以对企业的大数据来进行整理和收集。所以，知道如何使用大数据技术的管理人才才是企业档案管理工作当中最需要的人才。这样才可以保证企业能跟上时代的发展，在激烈的竞争中脱颖而出。

3大数据时代档案管理创新的策略

3.1基于需求和价值建立企业档案平台及数据库

大数据时代，企业档案管理实现了良好的发展，若仍运用传统的人力管理手段和模式，档案管理将难以得到良好发展，同时也很难使档案利用的质量得到保证。因此，构建信息化档案管理平台尤为关键，借助平台的支持，可以使档案管理工作的有序性和规范性得到保障，促进档案管理质量与效率提升。完善的企业档案管理平台必须具有下述几个系统：首先，档案加工系统。此系统的主要任务是加工整理企业经营与管理过程中形成的诸多档案信息，顺利高效地收集、归类和录入档案信息，节省人力，助推档案管理自动化发展。其次，档案存储系统。企业档案涉及量较大，内容十分繁杂，这就需要借助存储系统构建健全的信息数据库，以便于之后更好地查找和应用信息。最后，档案保密/查询系统。档案管理主要是为了发挥出档案的实际作用，为了能够促进档案利用效率的提高，应健全查询系统。除此之外，还应确保档案信息的保密性，提高档案保密级别，注重对安全保护软件的开发，设置相应的查阅权限，为企业各项档案管理信息作用的发挥提供保障。

3.2培养适应大数据信息化的档案管理人才

大数据背景下，现代化信息技术高度发展，传统档案管理模式也随之改变。面对这一形势，档案管理理论、方法、模式革新成为了必然趋势。引入最新信息技术，档案管理中收集资料、检索信息、保存资料、传递资源等均能够在计算机专业设备中高效率完成。对此，企业档案管理人员应真正意识到电子档案资源特性，并牢固掌握计算机操作技能，灵活运用先进系统与技术，实现高效率、高水准工作。同时，企业也应意识到这一点，积极组织开展档案人员培训活动，培训内容主要包括信息工程、计算机操作技能、网络安全防御方法等，进一步强化专业素养，积极迎合新时代背景下岗位要求。另外，注重强化档案管理人员综合素质，组织定期深入学习、掌握同档案管理相关的法律法规知识，在岗位上能够做到明大德、严公德、守私德，认真负责地开展好相关工作，扎实推进档案管理信息化工作开展。

3.3提高档案利用服务水平

档案管理的最终目的就是要利用信息资料，为企业的相关工作提供参考。在大数据技术的支持下，不仅突破了以往管理流程中存在的局限性，优化了很多管理漏洞，整改了不足，还更加契合信息化时代下档案管理部门的发展需求。通过对档案的挖掘、分析和集成，找到不同类型档案的相关规律和潜在联系，同时在关键词的引导下，精准找到资料内容，辅助工作人员展开个性化的工作业务，大大优化了档案的服务质量。与此同时，档案管理人员和工作人员之间也能实现双向沟通和反馈，工作人员可以就档案二次编辑使用过程中产生的问题和档案管理人员交流，以此整改完善档案管理工作，提高档案资料利用率，促使档案的服务变得更加主动高效。

3.4提高数字化技术

随着大数据、信息技术、数字化技术的不断发展创新，加强对档案数字化技术的开发与创新以及安全防范工作，可以促进档案数字化管理的安全性、可靠性、保密性。利用信息技术可以将档案数字化信息数据库的访问权、下载权、更新权进行有效控制和限制，提高其安全性能。在登录访问档案信息管理平台时，还要设置一些操作性强、可进行有效身份验证的步骤和认可信息。

结束语

综上所述，大数据时代下，企业档案管理工作不仅面临着难得的机遇，更面临着严峻的挑战。对此，对企业档案进行管理时，应积极引入大数据管理模式，充分彰显技术优势，结合企业自身特点选取大数据模式，进一步完善档案管理体系，优化不足之处，真正发挥出档案信息的价值与作用，为社会经济发展和企业健康发展做出更多贡献。

参考文献

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[2]马继萍.论大数据时代下企业档案管理与知识管理的深度耦合[J].城建档案，2020(08).

[3]于海洋.基于大数据时代的企业档案信息化转型目标和策略[J].黑龙江档案，2021(05).