信息化时代下档案管理探析

信息化时代下档案管理探析

杜瑞锋 1 杜瑞敏 2 吴振宁 3

1 . 372301196910040032 2. 370102197604172932 3. 372301198008150324

摘要：随着社会的发展和进步，现代科技取得了一定突破，现代社会已经全面进入信息化网络时代，信息技术在社会各领域的发展和应用重构了社会产业结构。信息技术在信息传输、整理和分析方面具有天然的优势，能够将大量的信息迅速整合在一起，这给档案管理工作带来了极大便利。近些年来档案管理借助信息技术及其相关资源革除了传统管理模式弊端，优化了档案服务。

关键词：信息化；档案管理；探析

传统的档案管理工作过于依赖人力，并且档案管理工作内容复杂，从资料收集到统计、归档等一系列工作，都需要人力完成。进入信息化社会以来，传统档案管理工作面临挑战，我国的档案管理工作需要与时俱进，找出传统档案管理的弊端，发挥信息技术的优势，制定行之有效的问题解决措施。

1. 信息化时代档案管理工作的发展机遇

1. 提供大量的数据信息

随着信息化科技的快速发展，新的技术环境冲击着传统的档案管理工作，传统的档案管理工作要想在时代的洪流中站稳脚跟，首先就是要把先进的工作理念和工作方式融入到传统的档案管理工作当中去，以往传统的档案管理在数据信息的收集方面相对比较落后，导致档案管理工作出现各种问题，大数据环境的到来使得档案管理工作的信息变得丰富起来，通过各种渠道获取的信息有助于档案管理工作归档工作的进行，数据信息通常具有时效性强、传播速度快等特点，这些特点足以满足各单位对于信息的需求，大量信息的涌入也使得档案管理工作的单位容量发生了质的飞跃，信息的快速发展也使得档案管理的工作结构发生了变化，除了原本记录在内的档案信息以外，工作者可以借助庞大的信息网络进行相关数据的收集，海量的数据从根本上解决了档案数据资源不足的问题，同时扩充的存储空间也能使档案数据存储不足的情况得到改善，当然后期的维护成本会很高^[1]。

2. 数据的需求得到满足

传统的档案管理知识以文字的形式把各种信息记录在档，从档案管理工作的形式来看，这种工作方式存在严重的局限性，以文字形式记录在档的信息不能及时更新，导致档案信息的内容跟不上时代的发展，同时档案管理工作在提取和对接时也是相当麻烦，工作人员需要按照编号和内容在庞大的档案管理库中搜寻想要获取的信息，这样庞大的工作量只会增添工作人员的负担，为了改善这种情况，大数据环境下的档案管理从形式上进行转变，先进的信息平台可把档案信息以数据化的方式进行记录，这样的工作模式有助于工作人员后期查找资料，只要在系统输入关键字就能查询到想要获取的信息，同时处于联网状态的数据库能够根据信息的变化不断调节记录在案的信息，使得档案内的信息更具价值，因此动态形式下的数据能够解决大部分的业务需要^[2]。

3. 档案管理系统被拓宽

传统的档案管理由于技术的限制使得数据的存储存在上限，这样的限制大大制约了档案管理工作的发展，而随着大数据时代的到来，现实社会衍生出一大批新的技术，其中云计算技术的问世彻底解决了档案管理存储上限的问题，以往档案管理在信息管理方面需要投入大量的资金去维护，这就使得资源得到不到有效利用，通过云计算系统可以完善档案管理系统存在的不足，同时也提高了档案管理系统的智能化水准，未来根据不同客户使用不同的模块，快速且方便解决在实际当中遇到的难题^[3]。

2. 信息化环境下的档案管理理念

1. 树立一种专业观

传统的档案管理工作由于纸质条件的限制，使得信息只能以文字的信息记录在案，而大数据时代下的档案管理得到了发展，可以突破纸质档案的束缚，通过网络和信息平台完成对视频和图片资源的记录，新环境下的档案管理工作发展需要按照新的工作理念和方式进行，具体以信息的收集、存储、调取三方面为基础，利用大数据环境催生出的云计算等先进技术为手段，不断的优化档案数据信息在管理上的服务，全方位提高档案信息的技术处理，使得大数据环境下的档案管理工作的质量得到保障。

2. 树立一种服务观

档案管理工作时服务人们的基建工作，人们在查询相关信息时都会以档案管理为媒介获取自身想要的内容，在这个过程当中为了节约客户的时间，工作人员应当优化整个查询流程，使客户在最短时间内完成所需内容的查询，遮掩更有利于提高档案管理在人们眼中的价值，其次，这项工作能够深挖出客户的潜在信息，切实满足客户的需求，其次客户还能根据自身喜好的不同定制档案管理服务，从而不断满足档案的个性化和多元化的发展需求，并有效应对档案管理工作遇到的困难^[4]。

3. 信息化环境下档案管理的优化途径

1. 变革档案数据的信息收集方式

为了增强档案管理的数据收集能力，除了建立完善的档案化信息管理外，相关人员需要在发挥信息化系统优势的基础上，不断加大对零散信息的收集和整理，建立多结构的信息库，使得档案信息化的建设更加完善。

2. 实现档案数据的服务智能化

档案管理在服务方面需要大大改进，新的背景下档案数据的收集和存储能力都得到了提升，档案管理工作的生机使得对外服务手段也更为先进，过去用户在查询相关档案时，只能通过人员登记、等候人员查找、最后得到信息，这样繁琐的步骤无疑会使用户在查询的过程当中存在不满，因此经过升级后的档案数据在用户查询时应尽量减少繁琐的步骤，基于信息化系统建设的海量数据档案可以通过关键词查询迅速得到答案，大大解决了用户的体验问题。

结语：总的来说，档案数据的优化升级使传统业务上存在的问题得到了解决，同时在大数据这样的背景下，云计算等一系列技术的问世也早不断改变档案管理工作的结构，使档案管理工作能更进一步发展。

参考文献：

[1]侯存清. 档案业务外包风险防范研究[D].安徽大学,2019.

[2]李琼. 探析信息化条件下的档案管理与服务创新[J]. 才智,2019(09):205.

[3]苗媛媛. 信息化背景下档案管理员素质建设探析[J]. 科技风,2019(15):196.