加强企业档案管理 发挥档案基础作用

加强企业档案管理 发挥档案基础作用

居述妹

中国电建集团江西省水电工程局有限公司 江西省 330000

摘要：在经济快速发展的同时，企业的发展迎来了更多的机遇和挑战，企业档案管理在企业管理中起着重要的作用。随着科技的不断进步以及信息技术的不断发展，企业档案管理也在不断的突破传统的管理形式，逐渐进入到信息化管理时代，逐渐推进企业档案规范化、标准化、常态化建设，使企业档案的管理由分散管理到集中管理，由手工管理到计算机管理，实现了档案查阅快捷、方便和开发利用效率高，发挥出档案管理在企业中的应有作用。

关键词：加强企业档案管理;发挥档案基础;作用;

一、 提高认识，加强企业档案管理的规范化、标准化建设

档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化档案管理工作的必然要求。档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。

1、在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法、追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。

2、加强基础设施建设，企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设，软件设施主要是指企业需要及时引先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。可配备完整的档案管理硬件设施，合理分布办公、阅览室和库房三室，配齐必需的成套办公用具，为档案管理工作顺利开展做好相应准备。

3、不断完善提高档案管理质量，做好立卷归档工作。在实现档案工作的标准化及规范化建设过程中，要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化，而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。案卷材料收集的完整与否和立卷方法问题与案卷装订质量问题是决定、影响档案工作规范化、标准化质量的重要因素。规范化、标准化的档案管理，不仅能统一档案流程，同时通过规范的管理，充分发挥档案信息资源的作用，极大提高工作效率，更好的为档案管理带来很大的帮助，从而为国家、社会服务。

二、开发档案信息资源，发挥档案利用价值

档案信息作为一种资源已成为共识，开发档案信息资源服务和谐已成为档案工作的个中心课题，这是信息时代的要求，也是档案事业发展的必然结果。

1、丰富并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源体系。档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源体系。而档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是信息资源开发利用的起点。没有档案的收集，就没有档案信息资源，没有档案信息资源，就不可能进行开发利用，从这个意义上说，档案资料的收集工作是档案信息资源开发利用的基础，是首要工作。

2、加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求。档案馆要在做到明确档案密级，做好相关级别档案的保密工作，确保国家机密，维护档案所有权者的利益的基础上，加快档案开放进程。依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快开放出来。利用现代信息技术手段提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

3、档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。要将不同载体上的，不同表现形式的档案信息，通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息，达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统，适应社会的发展和时代的要求。为提升档案管理工作效率，提高档案查全率和查准率，加快检索速度，应用现代化管理系统对档案文件资料进行管理，使企业档案管理工作科学化、规范化、常态化、制度化，促进企业档案工作的发展，发挥综合档案部门的职能作用。

三、 发挥档案服务职能，助力企业创造经济效益和社会效益

1、实现档案服务目标。企业在完成一个目标之后，也就是完成了档案服务的目标。服务在新时期档案工作环境下十分的重要。档案工作所起到的关键作用就是为了帮助企业发展以及保证企业的生存，帮助企业创造经济效益和社会效益。实现档案工作在企业中的服务功能，需要建立起效率和效益同样重要的观念，使用科学有效的方法对档案资源进行整合和利用。让档案能够为企业提供更多的帮助，为发挥企业档案服务职能提供帮助。

2、档案服务职能发挥。服务是新时期档案工作的核心内容，档案工作是为了帮助企业生存和发展服务，在开展的过程中不断创造出新社会效益和经济效益。为了能够更好的发挥出档案服务职能，就要主动地提供服务，服务的方式可以选择电话预约、传真发送、网站共享以及来室查询等，以此来发挥档案的作用和价值，让档案能够为企业发展和生存服务。企业档案管理需要不断地提高服务意识，提高企业档案信息资源的使用率，这样才能够让企业的档案管理水平和服务效率得到提高，才能让档案管理工作在未来向着自动化和现代化发展。

四、 企业档案管理信息化建设的对策

更新档案管理者的管理思想。档案管理人员是整个档案管理工作的核心，因此需要更新档案管理者的管理思想，并优化档案管理工作流程，确保每一个工作人员都有清晰的档案管理工作思路，在认同信息技术优势的基础上，自觉应用信息技术完成档案管理工作。

对于档案管理负责人来说，需要利用新思想安排档案管理工作，并建立档案管理工作标准、完善档案管理制度，确保档案管理工作科学有效的进行，最终在一种新型的管理思想引导下高质量进行。思想可以引领行动，只有具备先进的思想，才有先进的管理方法、管理模式，因此需要企业要求档案管理人员将新思想自觉贯穿于档案工作细节中。

另外，企业其他部门人员都需要认识到档案管理工作对整个企业发展的意义，注重将企业档案管理信息化上升到战略层面，发挥企信息化档案管理的核心地位，从而更好的树立现代化运营发展观念。

利用信息技术推动档案管理的体系化建设。档案管理信息化建设可以确保在档案管理中信息传输的及时、高效、灵活、共享，便于人们存储、使用各种档案信息，可以推动企业档案管理现代化发展，更好的满足企业发展实际需求，为企业档案管理工作发展做出方向引导。对此，需要企业推广和应用信息技术，不仅需要将其应用在电子档案系统建设上，还需要注重采用信息化管理方法对企业档案工作进行执行，不仅需要对企业档案工作内容进行信息化记录，也需要对管理方法、理念进行更新。利用信息技术优势丰富档案管理功能，促进企业内部建设，提高企业的市场竞争力，也推动企业转型升级，最终推动企业档案管理体系化建设。

加强企业档案管理的网络安全建设。对于一些重要行业来说，档案管理信息化建设为企业档案管理工作带来了优势的同时，也带来安全问题，网络信息传输是开放的，不受时间和地点限制的，在应用信息技术进行档案吗管理时，容易发生各种信息泄漏、信息丢失的问题，这对于企业来说影响是非常大的。尤其是企业核心档案文件，如果出现安全问题，将会影响企业正常发展运行，也会带来一定的经济损失，因此需要企业在推动网络企业档案现代化建设的过程中，也需要采取科学手段加强网络维护，降低信息安全问题发生率。

参考文献

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