创新档案利用服务模式的研究

创新档案利用服务模式的研究

唐菊

贵州振华风光半导体股份有限公司

摘要：在社会发展中，档案信息量出现不断增多，相应信息载体也出现多样化发展趋势。目前，档案的利用变得更为频繁，但，以往的管理模式已经无法满足当前的实际需求。本文围绕着目前档案利用服务开展深入分析，也提出创新对策，以期加强档案利用服务成效。

关键词：创新；档案；服务

引言：在当前社会环境中，向着信息化方向发展，信息技术已经在各方面融入到人们的生活中。档案作为主要的信息资源，所受到的信息化资源冲击更为强烈以及敏感。但，同样的，其也为档案的相关工作带来一定的契机。因此，在当前时代背景中，需要科学实现档案利用服务的优化，以新模式发挥更多的价值。

一、当前档案利用服务分析

（一）现状

在档案部门中，开展档案利用服务是结合用户需求为其提供档案的一项活动内容。在总体层面分析，当前的档案利用服务有下面几种。第一种是将原件直接为利用者进行提供。第二种就是将原件档案进行复制，提供复制品。第三是将已经加工的档案信息进行提供。第四是网上提供利用，是将企业的内部网站有效利用，进行数字化档案的提供。

（二）模式

在上述的几种档案利用模式之中，前三种模式均为被动的，并且，是具有封闭性的服务方法。在此服务中，由利用者提出申请，提供者会在开展身份核查等一系列工作后，结合其申请内容分析其是否可以查阅，最后，实现档案资料的提供。此种类型的服务模式，存在显著的限制性^[1]。在利用模式上，多数都是因为档案利用者想要实现档案信息的有效获取，才会前往档案部门开展查阅工作，会受到时间以及空间的制约。在档案利用的这一过程中，进行对档案的提供人员是保持在被动状态中，在利用者申请后结合其需求提供相应的服务，并不是自己主动的将利用者的需求发现，从而提供有关服务。另外，对于实际的利用结果，当前并未结合其制定良好的反馈评价机制，档案的提供者和利用者之间无法有效沟通，不能实现服务质量的进一步提高。如今所运用的具有一定的封闭性的服务模式，致使档案其实际的利用率并不高，无法将档案的价值最大限度的体现。同时，档案工作的重要价值也难以获得相应管理人员的认同，企业之中的相关员工档案意识很难提高。

（三）问题

在档案利用服务中，存在着认识落后，不能适应当前社会形式的情况。档案部门以及相应的工作者在思想认知上更加注重管理，忽视对档案的利用，在实际开发与利用中未能形成足够的重视，还是采取从前的旧思想落实工作。也就是说，未能落实图文结合、动态化的开发思想^[2]。而且，档案部门的工作人员更多的是等待利用者主动上门，不能结合企业的现状、需求提前开展相应服务，致使档案利用率并不高，时效性也不强。在以前所运用手工操作的模式，已经不能适应当前高效、高节奏的现实需求。因经济等多方面因素的制约，一些企业其所开展的档案管理还是以手工操作的模式进行，不仅浪费时间，也达成人力的浪费，大多工作者仅能开展归档等相应的基础性工作，对于其服务的深层次开发不具有相应的能力，也未产生对原始档案加工的意识。并且，具有良好信息素养的专业人才相对较少，无法有效助力档案的信息化发展。在档案的编研中，多数停留在简单汇编上，不能实现具有全面性编研材料的提供。

二、档案利用服务模式的创新

（一）实现信息建设

在信息技术不断发展的背景中，档案部门需要紧跟时代发展，注重信息化建设工作的开展，将原本的服务功能进一步的优化，也为利用者提供更为丰富、多样的数字资源。在此方面建设中，能够将纸质版的档案、照片等等以数字化形式呈现，加快此项工作的进程，可将档案资源的影响力进一步的拓展，普及程度也会得以提高。伴随着信息技术等发展，对表面情况展开分析，档案其原件的实际利用率出现了明显的降低。但，就本质层面分析，档案的真正利用率是发生大幅度提高的。在对档案的信息化建设中，档案本身具有的实体价值已经改变，成为信息价值。所以，在当前信息资源丰富的环境中，档案的实际利用范围也获得拓展。对于档案利用的相关人员，不会受到时间、空间的制约，相应利用者会直接进行对网站的登录，就能够实现对相应档案信息的查询，利用率会出现明显的提高。

（二）开展档案编研

档案部门的相关工作人员需要将自己的理念改变，不再是一位进行对档案保管的人员，应成为对信息的管理人员，主动的开展对档案的编研工作。在工作实践中，需要将库藏档案信息进行有效的选择，也将原本丰富的、零散的档案信息全面展开整合，使其变为具有真实性、准确性、连贯性以及综合性的编研材料，可以使档案的利用人员更方便的将其运用，真正意义上为其提供深层次且技术含量高的服务。如，科研成果集等。还可编研与企业的相应工作以及与工作人员个人有着密切关联的材料，为企业以及个人提供专业化、个性化服务，提升服务质量。

（三）转变服务方式

在档案工作的开展中，想要实现创新，需要在多个方面进行转变。具体来讲，需要将档案工作的重点改变，不再只是进行对档案的收集、保管，而是有效发挥服务功能。在管理方式上，应从原本的纸质化管理，结合时代需求向信息化管理迈进。在服务模式上，不再只是简单的调卷，需要实现对服务工作的深层次开发。在进行档案搜集中，不应该再采取等、要等等相对被动的服务模式，应主动开展服务工作。并且，加强前端控制，保证档案在移交中所具有的规范性、合理性，为档案今后的利用打好基础。还需要实现档案利用信息反馈机制的构建。档案其本身属于信息资源，不仅仅需要达成对其的开发、利用，也要结合需求实现相应的反馈机制的构建，充分体现利用者其实际的需要，也通过具有可行性的建议科学调整。档案部门需要结合在工作中进行反馈的相关信息，了解在档案利用中实际创造的在各方面的效益，加强服务成效。并且，也能够结合所反馈的内容，及时的将进行档案工作相关内容的调整，将不具有合理性的相关问题处理，让档案工作的服务功能可更好的发挥。另外，还应该加大档案的宣传工作。档案部门可以开展主题展览等活动，加强相应工作人员对于档案工作的认可程度。并且，也可利用企业的内网，实现企业重大活动、员工情况等内容的展示，利用图片资料等等，让档案部门实现与公众之间的有效沟通，在全方位的提升服务能力方面构建活跃、自由的环境。

（四）加强馆藏质量

在新形势下，档案部门需要主动的改进，应改变从前单一的档案管理模式，向着多元、综合的方向不断发展，渐渐的形成具有合理结构且类型丰富的档案资源体系。只有此种类型的档案馆藏，才能够具有更高的真实性、有效性，真正的与社会的发展联系到一起，最大限度的发挥档案的作用。

结束语：在档案工作中，服务是关键，将此项工作创新是推动工作发展的重点。在当前新形势下，相应工作人员需要做好档案利用服务，以创新思维合理开展工作，以良好的服务意识落实工作，实现社会、经济效益的同步提高。

参考文献：

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