新时期民政局档案管理工作质量提升的策略探讨

新时期民政局档案管理工作质量提升的策略探讨

李冰

山东省滨州市无棣县民政局 251900

摘要：档案信息对于每个人来说都具有重要意义，而且对于国家社会各个部门都有着重要的利用价值，同时还有利于相关部门对社会人员的信息进行有序保存和分析。随着我国经济的不断发展和进步，档案管理工作在新时期需要进一步促进工作质量的提升，但现阶段民政局档案管理工作仍存在很多问题，在数据信息时代的背景下解决这些问题具有必要性。本文通过分析新时期民政局档案管理工作质量的意义，探究其中存在的问题，进而提出提升民政局档案管理工作质量的有效策略，以供业内专业人士参考。

关键词：新时期；民政局；档案管理工作；质量提升；有效策略

引言：随着我国信息化科技化时代的到来，公共部门也面临着改革工作，在档案管理方面，民政局工作在一定程度上有了很大进步，作为日常管理工作的基本组成部分，档案管理工作质量的提升就代表着民政局整体水平的提高，所以新时期继续提升民政局档案管理工作质量刻不容缓。由于各个地区的发展状况不同，现阶段有一部分民政的档案管理工作还是处于传统管理的阶段，如果一直放任发展下去，最终会影响民政局的持续健康发展，同时也不利于人民群众的需求满足。

一、新时期提升民政局档案管理工作质量的意义

1.1 有利于信息的整合和更新

民政局档案信息的整合并不是意味着简单的收集和归纳，而是应该做到不同档案不同处理，高效整合并能够在人民群众的日常生活中带去实时信息的更新，新时期提升民政局档案管理工作质量则可以有效解决这一问题，不仅有利于信息的整合和更新，也方便了民政局档案管理工作人员和人民群众。

1.2 有利于提高智能化和自动化水平

新时期要想提高民政局档案管理工作的质量水平，就必须引入计算机或物联网技术等，通过这种方式能够提高档案管理工作的智能化和自动化水平，人民群众在民政局办理业务之前可以通过网络、微信平台等预约办理，同时在提取档案的过程中，每一份档案都会有属于自身的一个电子编号，档案管理工作人员只需通过计算机查询便能方便快捷地搜寻到想要查找的档案数据。同时将计算机网络技术应用到民政局档案管理工作还可以不断完善更新管理系统，定期对档案信息进行更新维护，真正实现智能化和自动化。

1.3 有利于加强档案管理的安全性

民政局的传统档案资料大多都保存在档案室中，在之前的研究调查中发现如果长时间不对纸质档案进行维护管理，则会出现字迹污损、发霉的现象，严重破坏档案信息的存储。而新时期将新型技术引入档案管理室中可以通过监测系统来确保档案室内的纸质信息不被损坏，非常有利于加强档案管理的安全性能。

二、新时期民政局档案管理工作存在的主要问题

2.1 档案管理工作效率低下

目前我国对档案信息的要求越来越高，这就导致民政信息数据越来越繁杂。在传统的档案管理工作中，工作人员大多采用数据逐一录入的方式来管理个人或单位的档案，这样不仅投入了大量的人力物力，还有可能出现档案出错的问题，降低档案管理工作的效率。

2.2 民政局档案信息化建设相对困难

民政局档案信息化建设相对比较困难主要体现在两个方面：一是领导大多思想上没有对新时期改进档案管理工作引起重视，在推进工作中不能起到带头作用；二是档案管理的信息化建设投入资金大，包括软件研发消费、维护费用等，且短时间内可能不能得到很好地改进。

2.3 缺乏档案管理高质量人才

民政局的档案管理工作人员一般都是在职多年，思想上不能紧跟新时期的步伐，且随着年龄的增长，对于规范信息化的档案管理工作操作起来会有点力不从心，因此缺乏档案管理高质量人才是民政局当前面临的一个重要问题。

三、新时期提升民政局档案管理工作质量的有效策略

3.1 科学规划并完善民政局规范化档案管理制度

民政局的档案管理工作面对的对象大多都是人民群众，因此民政局服务质量与服务水平的严重性不言而喻。新时期要想提升民政局档案管理的工作质量，首先需要采取的策略是制定与当地政策相关的民政局规范化档案管理制度，并在今后的实施过程中不断完善以达到最高的工作水平。完善档案管理制度具体体现在以下几个方面：一是在原来制度规范的基础下，相关人员应学习新时期计算机网络技术下相关的政策标准，同时成立档案管理小组对档案管理制度积极建言献策；二是形成初步的档案管理标准与制度之后，民政局的相关领导要组织会议对形成的制度进行研究讨论，并积极与政府沟通以求获得配合，将档案管理制度做到综合化、全面化和细致化，促进民政局档案管理工作质量不断提升。

3.2 高效整合民政局档案资源

由于新时期各方面信息都有所创新与改革，因此民政局所要收集的信息会变得越来越繁琐，而民政局的档案管理并不是简单地将其整理起来，是要通过应用计算机技术将所有的档案资源进行系统化、综合化的高效整合。首先档案管理人员应将所收集的档案数据进行分门别类，利用电子信息化的档案管理优势来实现资源的共享，可以借助相关网络技术人员构建统一的信息管理平台或者公众号，实现档案资源公开化、透明化，使人民群众能够更好地体会到民政局的优质服务，让其在不同的运行环境下共享已有的档案资源，只有这样才能提升新时期下民政局档案管理工作的质量水平，同时解决档案信息处理效率不高的问题。

3.3 提升档案管理工作人员素质

民政局档案管理工作离不开具有专业知识技能的人才，提升档案管理人员的工作素质与技术水平也就意味着提高档案管理工作的质量。但现在的档案管理人才分化比较严重，加上现有的职工缺乏对计算机网络知识的技能，从而导致民政局档案室缺乏人才。因此，对民政局档案管理人员的专业培训是现如今最应该关注的对策研究。关于档案管理人员的工作素质提升可以从下面几点考虑：一是定期对相关工作人员进行专业考核与培训，选出比较有能力和精力学习信息化档案管理的人员，同时注重实践课程的开展；二是培训课程的形式应该多样化，不局限于某一种开课形式；三是建立档案管理人员专业培训奖惩制，在一个阶段的培训课程过后，根据每位工作人员的表现进行奖励的发放和惩罚的实施，提高其对于专业培训的积极性，鼓动他们追求高质量的档案管理工作；最后，在最后的专业培训结束后，采取考核制，不合格的要重新进行培训，优秀的则给予一定的奖金支持，通过这样的方式鼓动管理人员的积极性进而提升工作质量。

3.4 实现档案管理的电子化

信息化时代已经到来，现阶段各行各业都离不开计算机网络的应用，实现档案管理的电子化能够有效地存储档案资料，节省了很大的现实空间。根据调查研究发现，很多档案馆都引入了物联网技术来实现智慧档案系统，这样档案管理工作便变得十分方便快捷，人民群众可以通过网络快速地检索到自己所需要的信息，实现人与档案管理互通，真正做到电子化管理的档案工作。但由于网络的不稳定性，电子化的档案管理也要采取相应的措施，例如做好数据备份、与纸质档案综合管理等。

四、结束语

根据上述的分析来看，民政局的档案管理工作非常重要，尤其在大数据的时代背景下，提升工作质量是首先需要做的事，这就需要民政局相关部门对档案管理工作高度关注，新时期引进数字及物联网技术，让其更好地服务于民政局的档案管理工作。此外各个地区应根据当地的实际的政策与制度情况，针对民政局档案管理工作中存在的问题提出解决对策，尤其是其中的一些细节要尤为重视，科学规划并严格实行民政局规范化档案管理标准，提升档案管理工作人员素质，积极实现档案管理的电子化，为人民群众打造舒适便捷的服务环境。

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