高职院校新时期档案信息化服务策略研究—以黔南职院为例

高职院校新时期档案信息化服务策略研究—以黔南职院为例

李景莲

黔南民族职业技术学院 贵州都匀 558022

摘要：档案管理目前正向信息化方向迈进。高职院校在档案管理信息化过程中要充分发挥其独特优势，在规范档案信息化管理制度、加大软硬件设施的投入、提升档案管理人员专业水平等三个方面加大力度，全方位促进档案管理信息化服务新升级。

关键字：高职院校 新时期 档案信息化 服务

高职院校立足社会人才需求现状，学生具有流动量大、流速快、流动性强等特点，给档案管理工作带来很大挑战。在新时期，信息化被引入高职院校档案管理工作已成为常态。档案信息化是在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案信息化不断消解着传统管理模式的种种压力，促进效率的提升和信息化服务水平的提高，并形成良性循环，为高职院校发展提供助力。

一、档案信息化服务内涵

档案信息化已成为目前档案管理发展新趋势。信息化是以现代信息技术为依托，对档案信息资源进行有效开发与利用，该过程涉及信息技术、信息资源、经济运作方式、管理体制、思想观念等。信息化管理是档案事业在新时代发展背景下的必然要求。有学者指出，档案信息化的内涵有三个方面：一是指将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。二是指将档案自身的内容信息化。三是对档案的接收、存储、管理、转递、调阅等方式的信息化。在高职院校，档案管理工作最核心的作用就是服务师生。其内涵表现在以下三方面：

1. 以信息化推动效率提升，促进服务新升级。档案信息庞杂，工作量大是档案管理的特点之一。在高职院校，档案馆的职能除了储存师生信息，留存学校发展进程中产生的重要资料，还有最重要的一点就是做好信息服务工作，确保档案储存、调阅、提档等环节规范化、畅通化、便捷化。新时期，信息化被引入档案管理中，不仅让档案管理工作超越传统的“笔头+库房”模式，改变了档案管理工作业态，而且其催生的软硬件设施定期更新换代让更加简易、便捷、去流程化的档案服务理念深入人心，进一步促进了档案管理效率新升级。

2. 以信息化联动档案配对，实现服务智能化。在“万物皆媒”的新时期，档案以其庞大的信息量和数据量成为人际沟通、人与社会连接的重要媒介，联动性成为其突出特点。档案信息化服务意味着档案工作以档案信息为基础，以信息化为渠道，最终实现服务价值。信息化赋予档案收、存、管、用智能化发展新空间，在这样的业态环境下，档案精准使用、联动配对成为了可能。以新型档案管理系统软件、OA、自助查阅机等为代表的信息化联动装置已经在全国许多高职院校投入使用，“点对点、面对面”的精准配对档案服务不仅提升了管理者和使用者的效率，也为改变档案管理业态、提升行业整体水平奠定了基础。

3. 以信息化带动行业认同，达到服务常态化。传统的档案服务局限在一室一墙之间，呈现出“单一化”“孤岛化”“封闭化”的特点。信息化带来的新变革，不仅体现在技术层面，更是在行业认同、用户认同层面取得新突破。新时期，增大信息化技术投入的同时，降低人力投入，以智能化系统为载体，从而达到以一对多、高效服务的状态。大量的人力成本投入的行业模式已经不再适应新时期高职院校档案管理工作发展要求，信息化为传统高职院校档案管理工作注入新活力，并逐步演化升级为服务主导型档案管理模式。

2. 高职院校档案信息化服务应用场景

信息时代，伴随着“智能”、“共享”、“降本增效”等理念的确立，无纸化办公、OA线上办公等新模式已逐渐成熟并获得广泛应用。在此大环境下，高职院校档案信息化服务通道日益畅通，并在校电子档案馆、校政务公开系统、学术研究中心等场景下得以应用。

1. 电子档案馆

当前，随着档案信息量的日益递增，电子档案馆建设已成为各大高职院校信息化建设的重要组成部分。电子档案馆是档案馆资源信息化、数据化、线上化的集合体，作为高职院校档案管理工作的延伸，具有检索速度快、关键词查询精度高、存阅空间条件限制低等诸多优势。随着档案分类的细化，纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等皆可在信息化的包覆下纳入校单子档案馆，遵循规范化的存储、调阅、使用流程进行操作，并按照操作者权限进行在线预览、下载等，实现服务精准化、效率化、规范化，电子档案馆的枢纽性特点得以充分体现，从而有效促进档案信息化服务水平提升。

2、信息服务系统

信息服务系统是高职院校为教职员工和在校学生提供信息公开、信息查询、意见反馈等信息化服务的平台。信息服务系统建设适应于服务职能要求，在保证公众知情权、畅通信息流动渠道、构建资源获取平台上具有重要意义。借助于信息化技术强化档案管理信息化建设，是时代飞速发展的必然趋势，是提升资源利用率、及时更新档案信息以及确保档案管理安全性的要求，也是提高人力资源管理水平以及建立和谐劳动关系的核心渠道。档案作为高职院校发展过程中所产生的重要资料，是信息服务的重要内容。在档案信息化背景下，将可公开档案在信息服务系统上线，可以满足公众对于档案信息的合理运用，保证了高职院校师生对于档案信息调阅查询的便捷性和高效性。

3、学术研究中心

高职院校档案室是学校信息文件材料的汇集中心，除了教职员工人事档案、学生档案外，还储存了大量的科研档案、学术材料档案等。当前，高职院校在学术研究中心的建设上投入巨大，但对于已有资源的利用普遍较为缺乏，尤其是忽视了大批量的科研档案和学术档案的直接利用。学术研究中心是档案信息化服务的重要应用平台，除了研究掌握最新的学术动态，对于过往的学术成果的继承性运用也将在一个合规、合法、公开的环境中得以实现，充分体现了档案信息化服务的重要作用。

2. 提升高职院校档案信息化服务水平的措施

第一，规范健全档案信息化管理制度。要进一步完善档案信息化管理制度体系，推动制度与系统贯通联动、一体落实。严格落实分管领导和专职人员责任分工，加强对分管领域和档案管理部门的指导监管，促进档案管理同信息化服务贯通协同，以规范健全档案信息化管理制度着力破解“多管理少服务”等难题。同时，合理规范工作奖惩制度，根据高职院校档案信息化管理制度要求持续完善服务工作台账管理，强化专职人员激励机制，营造“干事创业，管理服务”的良好从业氛围。按年度档案信息化管理工作计划签订年度工作责任书，层层压实档案规范化管理责任，并就年度工作成果和绩效有针对性开展档案信息化重点工作、领域的专项检查，确保科学规范、阳光透明。

第二，加大软硬件设施的投入。结合年度财政预算和学校档案信息化发展规划，加大软硬件设施的投入力度，从设备上提供强有力保障。坚持“与时俱进”“优化升级”导向，逐步在规定年限期内淘汰老旧软硬件设施，及时补充更新智能化、信息化、网络化设备等，促使档案管理工作的进一步完善管理、降本增效。如我院从2017年来，先后引入并运用档案软件系统和扫描系统，将当年和历年来的库存纸质档案逐步扫描成电子档案，在档案日常调用和利用上，大大提高了工作和服务效率，提升了学校信息化档案管理工作水平。

第三，提升档案管理人员专业水平。要以高职院校战略发展规划为指导，制定完善人力资源规划，从战略上提升档案管理人员专业信息化水平。在专业素质、业务破局、难点扫清等重要工作中识别、选用档案信息化管理人才，促使专业人才敢作为、善作为、能作为。要持续深化以提升档案管理人员专业能力为目标，依托高职院校本部及其外部专业化资源，系统开展专业培训，加快人才成长。如2017年6月，我院选派学院专职档案管理人员赴浙江大学培训进修，通过对先进软硬件设施的认识、操作和技能学习，为学院档案的信息化建设进一步提升创造必要条件。在日常工作中，要进一步疏通档案信息化管理人才发展机制和渠道，适时开展干部提拔晋升，为人才队伍的可持续发展充气加油。

四、结语

高职院校档案信息化建设所承载的最大功能及目的就是服务师生、助力教学、促进发展。新时期，高职院校必须以信息化为抓手，深入挖掘档案服务内涵，着力探索档案信息化服务应用场景，积极提升高职院校档案信息化服务水平，为促进高职院校信息化建设及自身发展行稳致远保驾护航。

参考文献：

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[2]李嘉熠. 信息资源共享视域下档案管理创新思考[J].办公室业务,2021(2).

[3]屈俊华.高校档案信息化建设与管理——以青海大学为例[J].办公室业务,2019(7).

[4]张淑萍.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务,2021(2).

基金项目：本文系黔南民族职业技术学院2021年院级科研课题阶段性研究成果。编号：qnzyky-2021-32 。其他课题组成员为：潘永滨、徐发国、熊国庆、卞海涛、张金梅、常贵苗、杨燕。

作者简介：李景莲（1968.9— ），女，黔南民族职业技术学院档案室馆员。研究方向：档案学。