高校内部控制优化研究——以Y高校为例

高校内部控制优化研究——以 Y高校为例

董策 郑冰婵 王玮 张娜 王琳 杨硕

河北医科大学

【摘要】随着高校改革的推进，以及信息技术的进步，高校内部的经济业务活动变得更加复杂，风险管理尤其重要，高校需要有更严格的内控制度，提高内部控制水平，以降低运行风险，提高资金利用率，促进高校稳定发展。本文从单位层面和业务层面，对Y高校内部控制的现状进行深入分析，总结Y高校内部控制出现的问题，针对这些问题提出单位层面和业务层面内控的优化措施。通过改进措施优化Y高校内部控制设计，优化内部控制流程，提高内部控制水平。

【关键字】高校内部控制；单位层面；业务层面

随着“科教兴国，人才强国”理念提出，教育事业的发展成为国家的重点发展事业。我国高校也紧随时代潮流，发展改革，提升竞争力。然而，高校的不断发展导致高校内部的经济业务也越来越复杂。例如，资金来源变得越来越复杂、经济活动及制度结构繁杂化、竞争激烈化等现象。这表明高校的内部控制和经济风险控制，对于目前的高校发挥不了应有的作用。《行政事业单位内部控制规范（试行）》是高校内部控制体系建设的理论指导。但鉴于高校的特殊性，尤其是地方院校，自身实际情况比较复杂，规范难以适应各个高校的内部控制，因此，各高校还需结合自身情况，制定符合自身发展情况的内部控制体系，以此来保证内部控制制度的实施效果。

一、内部控制的必要性

高校内部控制是指为保证高校运行遵循国家的法律法规，实现高校业务活动有序进行、财物资产安全完整、报告信息真实可靠等高校发展战略目标，由高校管理层与全体教职工共同参与，并为防范经济活动风险，为学校各项经济业务制定的规范、流程及控制措施的过程。

高校通过建立和健全高校内部控制体系,实施有效的内控监管,能够避免出现资产浪费、资源占用等现象，避免资源损失，一方面保证资产的安全性，另一方面又能提高资产利用率。而且，有效的内控机制能保障高校各项经济业务合法合规地开展，能对资金分配和使用进行有效的监管，同时确保信息真实完整，可为高校管理层决策提供可靠依据，进而促进高校健康长远的发展^[1]。

二、高校财务管理存在的问题及产生原因——以Y高校为例

从Y高校内部控制制度建设和实施情况来看，其内部控制制度建设还是比较科学、合理的。建立了适合学校实际情况的内部控制体系，并组织实施。但Y高校在内部控制方面还存在一些不足之处，内部控制程序在提高实际工作效率方面存在某些偏差。

（一）Y高校单位层面内部控制问题及产生原因

1.内部控制意识淡薄，导致内控制度形式化

高校对内部控制很重视，制定了相关的内部控制制度、管理办法或管理手册，但是忽略了员工对于内部控制的认识与重视。有的员工对内部控制的认识仅仅局限于上级有关部门发布的内控相关文件，而意识不到自己工作对于内控顺利实施的重要性，执行力度不足。

2.内部控制组织不健全，导致内部控制管理不到位

在内控组织方面，高校内部控制制度和管理流程，更注重上级和下级之间的从属和权责连带关系，而对于横向同级之间的协调和沟通不太重视，影响同级部门之间的有效沟通与协调效果。加之，监督方面更多的是上级对下级的监督，而缺乏下级对上级的监督。此外，审计部门人数太少，不能按时保质保量的完成全部审计工作。

在内部控制系统方面，高校建立了基本的内部管理制度，但仍不完备。主要表现在，一是业务覆盖面不够完整。由于学校内控管理制度并不能详细到所有业务流程细节，因此存在控制盲区。第二，不能避免各个审核环节负责人的出错而导致的审核不科学。第三，岗位的考核模式不合理，不能检测岗位和岗位职员的匹配性。

3.风险意识薄弱，导致风险评估工作不及时

员工风险意识低，加上风险评估小组不好好做评估工作，普通员工更是意识不到风险评估的重要性，风险评估工作流于形式。

4.信息管理系统缺乏系统化，导致信息沟通不顺畅

原因有以下两点：第一，各部门只考虑自己部门的信息建设，忽略综合考虑，未能建立一个能够连接各个部门的综合性信息管理系统。第二，缺乏专业的信息化建设人才对学校进行统一规划和建设。

5.监督机制不完善，减弱内控效果

第一，内部控制监督制度不健全。监督职能制度只确定了纪检监察委员会的监督职责和权限，而没有系统全面的评价与监督制度文件，导致纪检监察委员在进行监督检查工作时，缺乏相应的依据。第二，高校审计处是内部监督的主要部门，但是审计处人员设置较少，导致审计工作不能全面且详细的展开。加之，审计结果不受重视，审计监督未能达到预期效果。

（二）Y高校业务层面内部控制问题及产生原因

1.预算管理缺乏有效规划，导致约束力不足

预算编制方法不科学，导致预算金额上报不够或过多，可能造成资金浪费或给后续项目资金支出带来麻烦，影响项目进展^[2]。此外，预算执行不力，出现预算项目随意增减或“突击花钱”的现象。

2.支出制度不合理，导致资金风险

财政厅相关政策规定科研经费必须当年实现支出。但是，一般科研项目周期是不低于一年的，这就导致科研资金支出不能按项目进展在项目期间内分阶段支出，隐藏着一定资金风险。可见，科研项目支出制度不合理。此外，科研经费报销时，报销人员一般不了解科研项目，只审核报销材料，而对报销材料的具体内容不进行查看和审核，可能造成报销材料做假的现象。

3.采购管理组织及制度不健全，导致政府采购管理不理想

学校到目前仍未建立符合自身情况的政府采购制度来规范政府采购业务，只依据国家政府采购制度，使政府采购存在一定风险。此外，采购验收时，只是使用方进行验收，未设立监督部门，可能会导致徇私舞弊现象。

Y高校在政府采购方面实施归口管理，采购责任主体为申报采购的各部门，但是财政部门要求单位政府采购业务经办人等人为固定一人，而Y高校确定单位经办人为财务处的一个固定人员，但该经办人对申报项目不甚了解，不适合承担经办人职责。

4.固定资产管理制度不完善，导致资产流失

一方面，固定资产账实不符。固定资产管理一般由学校国有资产管理处负责，但账务由财务处记录，且两个部门之间无信息共享平台，导致沟通不及时，出现账实不符。另一方面，高校固定资产出现盘亏现象，主要是因为固定资产控制制度执行不严格。

5.建设项目缺乏监督，导致执行力低

高校工程项目的相关执行力度较差，执行效力没有监督部门依托，无法达到高效的执行力度，造成时间、成本大大浪费。

6.合同控制制度不健全，导致合同管理效果差

其一，合同管理没有专门的部门负责管理，导致合同相关部门或人员之间的对称信息调整困难，影响各部门间合同项目的执行效率。其二，因为合同评估机制没有，所以对合同的履行情况没有定期评估，很可能造成学校的损失。

三、高校内部控制优化措施

（一）单位层面内部控制优化措施

1.提高全员内部控制意识

第一，高校领导主动学习内部控制相关知识，有效引导教职员工的集体参与。第二，学校教职工不仅要深入学习内部控制相关知识，相关部门还应该对高校内部控制的最新规章制度和最新动态进行大力宣传。第三，编制详细的《Y大学内部控制管理手册》，有了详细的管理手册，各部门人员都会明确自己的内控职责、内控方法和应达到的内控目标，从而提高内控意识。

2.优化内部控制组织架构

增设政府采购部门，专门负责政府采购项目的审核、批复、监督、评价等环节。此外，加强关键岗位人员管理。对学校全部业务流程进行详细地梳理，发现内部控制关键风险点，按需调整关键岗位人员^[3]。在设置关键岗位人员时要考核其基本业务素养是否符合关键岗位人员要求，组织关键岗位人员定期参加培训，严格按定期岗位轮换制度来^[4]。

3.提高风险管理意识

重视风险管理，提高风险管理意识，建立科学有效的风险评估机制。通过提高领导层的风险意识，引导全体员工提高风险意识，重视风险管理工作。

4.完善信息化系统，加强信息沟通

建立一套综合性的信息管理系统，可以通过智能平台，将各部门信息管理系统整合、连接起来，缩减信息传递时间，减少信息传递错误，保证信息顺畅进行，提高工作效率。利用先进的网络技术建立信息化的沟通平台，平台涵盖全校的全体员工^[5]。此外，为方便办公，在教学、教育、各职能部门还可以采用信息化沟通手段，如QQ、微信等。多种信息系统和手段应用，提高信息、资源共享程度。

5.健全内部评价与监督制度

建立自我评价体系，该评价系统应具有全面性、制衡性、有效性的特点，评价方法简单，容易操作，以便保证评价工作量较小^[6]。评价制度应包括日常评价、专项评价两方面，使评价作为常态化工作，通过评价及时找出内部控制实施存在的问题，有利于及时改正、完善内部控制制度，进一步完善内部控制体系。

（二）业务层面内部控制优化措施

1.优化预算管理体系

第一，科学编制预算。各部门在编制预算时，应详细分析当年的财务情况和实际业务情况，测定和预测未来年度各项业务支出，科学编制下一年度的预算。此外，财务处作为预算编制的组织者，要重视各部门预算编制能力培养。财务处是全院预算的整体操作部门，要整体了解各部门所作的预算，分析各部门所作预算的科学性，从而确定其编制方法是否合理。最后，各部门上报的预算由专家进行评审，评定预算合理性。

第二，严格预算执行。各部门在进行预算支出时，要以学校的预算支出制度为准，其次还要以各项经济业务的既定预算为准，严格预算支出，不能随意增减，特定项目资金支出不能用于该项目之外的事项。如果有特殊情况发生，走特殊审批流程。另外，财务处和预算执行各部门应对预算执行加强监督。

第三，建立预算绩效管理制度。建立预算管理评价小组，对每个部门的预算执行进行分析、评估，记录问题，撰写评估报告，分级报告。一方面对下一年预算安排提出建议，另一方面，可依据结果对各部门的预算管理工作进行考核奖惩。

2.控制科研经费支出

各部门根据部门责任，严格遵守事前审批制度，报销时按报销制度报销。财务人员在报销科研经费时要了解所报销科研经费项目的概况，以判断报销单据是否与项目有关。

建议财政厅更改“科研经费按专项项目资金管理”的规定，降低资金风险，因这一规定会导致资金预支，因此需更改此项规定。

3.健全政府采购组织与制度

政府采购比较复杂，设置专门的政府采购机构，集中处理政府采购事项，使政府采购业务紧张的更加顺利。其次，应完善政府采购制度，规范采购流程。因增设政府采购部门，那么相应的政府采购制度和流程应做出调整，使政府采购部门发挥其应用的作用。

4.完善固定资产管理制度

固定资产管理制度中明确国资处人员的责任和权利，加强管理人员培训。严格业务流程，保障固定资产分配、保管、调用、报废相关流程的规范化。执行国资和财务部门同时登记制度。建立系统化的信息系统，与财务处实现固定资产信息共享，实现账实相符。此外，重视盘点制度，定期进行盘点工作，减少财产损失。

5.加强项目管理监督

实行行政监督（纪律检查委员会、财务处、审计处）和民主（老师、学生）监督共同监督制度，对项目进行全过程的监督，定时展开监督大会，汇报建设项目进展，共同商议解决建设项目出现的问题，进而提高内部控制的效果。

6.完善经济合同管理控制

Y高校应根据自身实际情况，从行政办公部门、办公室、资产管理部门等部门中确定一个部门来负责经济合同的管理。如此以来，可建立由经济合同归口管理部门、经济合同分类管理部门、经济合同业务审核部门组成的合同管理组织体系。Y高校还应明确各部门的职责权限范围，制定合同管理规范，完善经济合同管理组织。此外，确定审计办公室负责监督合同的执行、评估等工作。

四、结语

从我国高校内部控制发展现状来看，目前，我国高校进行内部控制建设的基础文件还是行政事业单位内部控制规范。可是，高校是比较特殊的，不是一般的行政事业单位，它的特殊性主要表现在高校整体业务活动复杂繁多，这一原因导致行政事业单位内部控制规范文件不能完全适用于高校内部控制，导致高校缺乏切实符合自身情况的个性化内部控制体系，内部控制建设和实施都存在一定问题。本文以Y高校作为案例，分析高校内控存在的问题及产生原因，并针对这些问题提出改进建议，通过改进措施优化Y高校内部控制设计，改进内部控制流程，提高内部控制有效性。

【参考文献】

[1]杜佳亮.新时期高校会计内部控制的优化策略探讨[J].技术与市场,2021,28(12):165+168.

[2]陈超.高校预算绩效管理内部控制体系构建探究[J].新经济,2021(12):101-103.

[3]任广辉,辛华,班雅文.基于COSO框架的高校内部控制体系构建[J].财富生活,2021(22):29-30.

[4]王彬.高校内部审计存在的问题及应对策略探讨[J].商讯,2021(30):148-150.

[5]吴晓恺.高校财务内部控制建设现状与思考——以河南省高校为例[J].纳税,2021,15(29):103-104.

[6]朱晓峰.高校内部控制中存在的问题和治理对策[J].财会学习,2019(29):248+250.