浅析大中专毕业生人事档案管理现状及对策

浅析大中专毕业生人事档案管理现状及对策

林玲

资阳市人才交流中心，四川 资阳 641399

摘 要：毕业生人事档案是毕业生个人信息数据的载体，是对毕业生的历史经历、品德作风、学习成绩、行为实践和个人优势等信息的记录更新，它要求档案管理系统必须具有高度的责任心和准确性，从而最大化的反映毕业生在学业达成期间的能力体系，为社会人力资源的开发和国家人才数据库的建设提供必要的人才基数。本文从毕业生人事档案的价值和发展现状切入，探索人事档案管理的高效率路径。

关键词：人事档案 能力体系 信息数据库 人力资源

一、大专毕业生人事档案管理的重要价值和发展现状

1.1毕业生人事档案管理的重要价值

毕业生的人事档案是由学籍档案发展而来，在大中专学生毕业后将报到证放入其学籍档案中，然后由学校将学籍档案移交给学生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，从而由学校领域进入社会领域转变为人事档案。它是毕业生个人信息数据的载体，是对毕业生的历史经历、品德作风、学习成绩、行为实践和个人优势等信息的记录更新，是个人在社会竞争中优势信息的载体。人事档案的存在为市场人力资源的优化配置、企业与工作者之间沟通信息质量和企业自身人才培养提供真实可靠的信息依据，是社会企业判断该毕业生是否进入选拔、考核和任用流程的重要依据之一。同时毕业生人事档案也是个人工资待遇、社会劳动保障和组织关系的重要记录的载体，具有鲜明的法律效用，是国家人事档案系统的重要基础。

1.2毕业生人事档案管理发展中的问题

当事人对人事档案的重视性不足。随着市场经济体系的飞速发展和人才流动就业环境开放性增加，传统的人事档案审阅决定录用的方式被打破，再加上传统的人事档案多是纸质化的材料制作，很多高校毕业生对档案管理成本的提高影响了当事人对人事档案认知态度和责任意识，甚至毕业生人事档案的管理者如老师和学校都缺乏对人事档案价值的定位认知和责任意识。

人事档案的材料和操作过于传统。许多学校的人事档案仍旧以纸质实体材料和人力手工传统为主，当事人信息的复杂性、时效性和整理档案工序的繁琐性，使得档案管理工作停留在信息数据的收集、落纸、入袋、整理、拆装订等机械性层面，即使是计算机的投入使用也更多的停留在基本信息与档案号输入、输出和检索层面的管理，根本就无法将人的思考评估和计算机的深度学习能力应用到档案管理体系中，甚至出现大量档案缺失和破损等安全问题。

人事档案管理人员能力标准体系匮乏。由于人们对人事档案的定位认知的偏差，档案管理部门人员缺乏系统性和标准化的实施行为细则，导致人事档案的准确性和完整性的损失；人事档案管理人员缺乏科学化和合理化的人才培养和供给机制，导致人事档案的记录和管理人员的缺少和能力的不足；人事档案的建档标准的模糊不清和狭隘范围，导致人事档案的书写内容、规格盖章和数据材料等无法高匹配性的反映毕业生的综合能力。

人事档案流动移交的人档分离问题。由于档案封装质量、档案构成材质、档案管理人数匮乏、档案管理人员能力不足和档案移交不规范等问题的存在，尤其是高效档案移交更多的是采取一对多的方式进行移交，移交对象既可以是学生本人也可以是第三方承接机构，在缺少毕业生、承接方、移交方、运输方和信息跟踪平台等多方共同围绕人事档案进行反馈的系统的情况下，这就非常容易导致人事档案在流动移交的过程中出现人档分离的问题。

二、大中专毕业生人事档案管理路径探索

为了能够进行高效率和高质量的人事档案管理，我们必须积极地创新和探索人事档案管理路径，从与人事档案相关的人员行为、事项资源和信息系统等多个维度探索，建立一套科学化、系统化和标准化的毕业生人事档案管理系统。

2.1以人为核心建设人事档案相关行为标准化规范体系

建立由领导层到基层老师的自上而下的人事档案管理团队，以团队领导为档案相关人员的统筹规划布置，对人事档案工作全流程进行系统化、实时化和及时化的指导、监督和检查。

建设以自我驱动和外部激励结合的作业行为体系。结合当地和学校的具体人事管理情况，将资料收集、归档鉴别、检查核对、保管查阅和移交转递等事项落实到具体的操作行为上，并由此行为匹配上相关的行为奖励和荣誉成就等，从而将事项、行为、激励和人高效的结合在一起。

充分的提高人事档案相关人员的管理意识。积极地利用新媒体平台和传统行政宣传方式，将人事档案在个人竞争优势属性、法律效用属性、社会关系属性、企业用人筛选属性、社会保障属性和个人身份信息属性等多个维度层面的重要价值落实到毕业生自身信息管理和学校人事管理的认知和责任心智模式中。

构建人事档案队伍综合能力的标准体系。积极地投入更多的资源进行档案队伍的能力培训和稳定性建设：严格的进行职业资格证书准入制度，提高档案队伍的筛选成本；提高档案人员的工资福利和社会属性，保持人员的稳定性；进行工作纪律、态度和操作方式的培训，降低档案队伍的工作成本；提供先进性和世界性的档案管理理论，丰富档案管理工作的专业性和现代性；提高档案管理人员在困难问题上的协助需求，上级主管部门和专业档案部门定期进行业务跟踪和解答指导。

2.2以事项为核心进行人事档案资源的合理配置系统

落实人事档案管理经费制度。人事档案管理离不开经济资源的投入，我们必须在整体预算资金中设定专门的资金用于档案管理工作，用于档案存放库房、档案箱柜、保温设备、计算机、文档封存袋和档案整理装订用具等实体化的设备。

建设人事档案信息数据标签化体系。将所有毕业生的海量信息按照人员年龄、学历、专业和姓名等基础数据进行编号分类，并按照不同的时间阶段进行定期的增补，同时为毕业生的重要时间、事件、行为和整体特点进行关键词分配，从而形成多元化的检索方式。

构建人事档案包含内容的多样化和多元化。人事档案是对毕业生在某段时间内的重要事情信息的定期更新增补系统，对于档案收集的材料我们要尽可能的保证其多样化和多元化，以避免查阅者对毕业生的偏见性和主观性判断程度过高，其内容包含但不限于毕业生的学习成绩、专业能力、综合能力、个人特长、心理特点、性格偏好、政治素质、思想品德、跨界领域、培训成果和社会活动等，从而最大化的形成毕业生相对全面的个人信息数据。

2.3以信息数据系统为核心进行人事档案管理系统建设

建立以信息化技术为基础的数据系统。以计算机技术、信息化技术和新媒体平台为基础的人事档案信息系统，将信息数据能够最大化的抓取到人事档案系统中，也能够让相关的毕业生、档案负责人员和事项相关人员都能够最及时的进行信息数据录入和评估，按照不同的权限分配进行不同的操作，从而形成一套响应速速快、信息获取效率高和数据记录归类质量高的人事档案管理系统。

建设内容呈现形式多元化和多样化的人事档案管理系统。在进行纸质化人事档案管理的同时，也要充分的利用信息化技术推动人事档案电子化。电子化的人事档案能够充分的连接计算机、扫描仪和手机等现代化技术设备，从而将文字、图片和视频等都作为人事档案的信息进行存储、归类和增补，从而形成多样化和多元化的人事档案内容，也能够最大化的打破人事档案的时间、地域、材料和信息量等各个层面的限制，实现人事档案随着人的行为而及时高质量的增加，成为最具社会竞争优势的个人能力证明系统。

三、结语

在信息化和现代化的新时代背景下，重塑毕业生人事档案的社会价值显得十分必要。以信息化技术和互联网平台为基础，以规模化和标签化的数据体系的构建为媒介，最大化的提高毕业生与人事档案的连接度，让人事档案随着毕业生的流动而实时的更新增补最具价值的信息数据。

参考文献：

[1]孙海燕.新时期高校档案管理探析[J].品牌，2014(8)：76-78.

[2]林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放，2013（08）：15-35.