水利工程档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

水利工程档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

宋雪飞

赤峰市三座店水库管护中心，内蒙古赤峰市， 024039

摘要：伴随着信息化的发展，系统化的管理模式可以一定程度推动水利档案无纸化、高效化管理，但由于信息化技术在水利工程行业中的应用不够成熟，导致水利工程档案信息化管理存在网络安全、信息不共享、整体管理效果差等问题。为实现水利档案信息化安全高效管理，需加强水利档案信息安全建设、制度完善、人才培养、软硬件系统提升、档案资料的容灾备份等，进而消除水利档案管理安全隐患，保障水利工程档案管理的真实、安全、高效、可靠。

关键词：水利工程档案；信息化；管理风险

1.水利工程档案信息化管理的重要性

信息化建设有利于提升水利工程档案管理的质量与效率。随着档案信息资源的大量增加，若是沿用传统档案管理模式，很难满足当前水利工程档案管理要求。互联网具备高效处理信息的优势，不仅增加了信息储存量，也降低了使用成本，并体现出个性化特征。水利工程档案管理信息化建设，不仅能够减少在档案工作中的投入成本，也可以保证档案查找更加准确，保证档案管理工作更加高效和便捷。在档案信息资源实现共享后，档案利用者登录系统就能够快速查找到所需信息。而在传统纸张档案管理过程中，从整理归档到存储调用，一般都通过人工方式完成，会付出大量的时间与精力。引入信息化技术手段，则将水利工程档案以电子文档的方式存储下来，在输入关键词后可以实现高效查找，不仅使工作流程得到了优化，也能最大限度体现水利工程档案的价值。

2.水利工程档案的特点

2.1历时周期差异性

水利工程规模不同，建设周期不一。根据工程覆盖面、投资规模以及环境条件等因素不同，一般小型工程时间跨度短，设计阶段历时时间短，整体完成只需几个月；中大型工程根据具体要求，周期从几个月到几年不等；而大型工程从前期规划设计到最后竣工运行需要几年甚至长达十几年才能完成。因此，水利工程档案形成的周期差异性较大。

2.2法律强制性

与一般档案管理工作不同，水利工程档案的管理需遵循《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等。规定不仅可以使水利档案的管理工作有据可依，也可使档案的收集与管理规范化。此外，水利工程档案中形成的各种资质证书、政府批文、许可证、设计文档、施工图纸、验收材料等所有文件资料都需要经过政府有关部门批准或者由有资质部门认证、批示，以确保水利工程的合法性。

2.3档案资料成套性

水利工程从项目建议书到评价会产生一系列复杂的工程档案，这些工程档案是水利工程每个阶段产生的原始记录，各阶段的档案材料是下一工程阶段的基础，成套的档案资料联系着水利工程的每个阶段，从而使水利工程成为一个完整的建设过程，成套的水利档案不仅记录水利工程的复杂过程，也是多年后工作查找迅速定位文件内容的关键因素。

2.4复杂性与易变性

不同种类、不同规模的水利工程都是复杂的系统工程，这是由水利工程自身的性质决定的。水利工程建设过程中形成的档案材料分散在项目法人单位、项目建设单位、监理单位、设计单位和施工单位或个人手中，各单位档案管理要求不同，档案的存储环境复杂多变；水利工程在项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收以及后评价阶段会产生大量复杂的文件材料；在工程建设过程中还会受资金、政策、施工环境、管理、技术等影响；这些因素都会对水利档案的管理带来复杂性与易变性。

3.水利工程档案信息化管理的现状

3.1档案信息化管理理念落后

水利工程档案管理主要在工程建设各阶段形成，如项目施工记录、施工后安全评估等，涉及的信息不仅众多，也极大增加了管理工作难度。但是很多档案管理人员忽视了这一点，只是简单地开展工程档案收集工作，在整理存储后未投入足够时间与精力，特别是信息技术应用不足，给未来工程档案查找与利用造成了困难。

3.2档案信息化管理制度不完善

为了提升水利工程档案信息化管理水平，需要建立专门的档案管理制度，但是很多档案部门现有的制度未能严格执行。特别是在档案的收集、整理、数字化转化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，导致档案管理制度流于形式，不能达到保障档案工作的目的。如此一来，在档案信息化管理中经常出现资料混乱、丢失等问题，无法保证档案工作的规范化与制度化，也给后续档案利用带来了麻烦。

3.3缺少专业档案管理人才

在水利工程档案管理过程中，很多档案管理人员知识老化，且技能更新速度很慢，对现代信息技术掌握不多，不利于档案信息化管理工作的高效开展。同时，互联网时代对档案管理人员能力与技术等方面有了更高的要求，既要求具备一定的逻辑思维，也要求能熟练运用计算机等技能。但是档案部门忽视了对专业人才的引进，培养工作也未及时跟进，从而影响了水利工程管理工作成效。

4.解决方案与对策

4.1建立统一水利工程档案管理标准

标准是水利档案管理规范的前提与保障，需要通过建立水利工程档案管理信息化标准，形成统一管理的水利档案信息化系统，对各类水利工程档案资料进行管理。建立水利工程档案信息化管理系统标准需根据国家相关部门的通用标准，结合我国水利工程的特点，从而保证档案在不同的工程和档案之间高效对接，保证水利档案完整性、准确性，提高水利工程档案的利用率和查阅便利性。

4.2开发水利工程档案对接接口

合理进行不同水利工程档案系统间的接口开发，并对已有接口进行优化，从而达到不同水利工程档案管理系统间的结合，并且支持未来系统的提升以及与其他系统之间的对接，提升水利档案管理系统的整体性。

4.3建立水利工程档案安全追溯体系

水利工程档案安全追溯体系利用现代化技术，对可能存在的水利档案安全隐患发出预警，一方面，它能够降低监管部门信息获取成本，提高管理效率，另一方面也能倒逼管理单位提高安全意识，主动进行风险控制。

4.4建立完备的网络安全体系

通过对系统环境、密码管理、安全管理以及网络传输等各个环节的把控，建立完备的网络安全体系，保证水利档案管理系统的安全稳定运行，通过充分测试和分析档案管理过程中可能存在的漏洞，防止系统被攻击或信息泄露。在水利档案信息化管理系统的设计中，应进行等级划分，在档案管理的重要程度上进行评定，根据不同的等级制定不同的网络安全保障措施，严格采用国家网络安全标准体系，特别对涉及机密信息、专利方面的档案进行数据加密，切实保证系统与信息安全。

4.5建立水利工程档案异地备份制度

虽然信息化的管理方式可以解决纸质档案难以修复的问题，但水利工程档案也是不可再生资源，一旦档案丢失，后果将是十分严重的。若信息系统中档案丢失，可通过各种技术手段进行恢复，但如遇严重的系统攻击造成系统难以恢复或信息难以找回，对国家的水利工程建设影响较大。所以为了防止系统自身的问题以及外部攻击，应建立水利工程档案异地备份制度，一旦档案丢失可通过异地备份的文件继续进行水利工程的建设或档案的查询，防止信息丢失给国家以及人民造成损失。

5.总结

综上所述，随着水利事业和信息技术的不断发展，水利工程档案信息化管理的工作也面临进一步的挑战，为推动水利工程档案信息化管理的发展，更好地开展水利工程档案的管理工作，应建立安全追溯体系、统一档案管理标准、提供软硬件支撑、建设网络安全体系、严格档案管理程序、建设档案异地备份制度等。

6.参考文献

［1］方婧.我国水利工程档案管理体系的问题与对策［D］.武汉：华中师范大学，2014.

［2］侯娟.浅谈水利工程档案的特点［J］.兰台内外，2015（1）：65.

［3］闫晓云.浅谈黄连山水库工程竣工技术资料整编［J］.河库治理，2009（S1）：101—102.作者简介：宋雪飞（1973—），女，汉族，内蒙古赤峰市，本科，副研究馆员，主要研究方向：科技档案（水库）