论文秘工作与文书档案管理工作的一体化

论文秘工作与文书档案管理工作的一体化

李婷

国家广播电视总局二九三台 河南郑州 451162

摘要：文秘工作与文书档案管理工作相互影响，相互依存。文秘工作为文书档案管理工作提供基础，相对地，文书管理工作延伸了文秘管理的职能范围。因此，顺应科技与经济的发展，借助信息技术实现文档工作一体化有利于推动现代行政管理水平。本文从两者概念入手，分析两者的关系与文档一体化的优势，并提出相关建议，以期能够推动文档一体化深入发展，促进管理水平现代化进程。

关键词：文秘工作；文书档案管理；一体化

在当今经济市场激烈竞争的背景下，企事业单位的管理水平也在自驱力的推动下不断提高，尤其是业务工作与行政管理工作的标准与规范达到了一个新的高度。其中，文秘工作、文书档案管理工作作为单位管理工作的基础与重点，其重要性对单位发展不言而喻。为了促进单位稳步发展，推动并实现文秘工作与文书档案管理一体化势在必行。两者的一体化不仅能够推动单位管理质量的提升，而且能够提高管理效率，促进单位在竞争背景中获得更好的发展。同时数字化的发展为文秘工作与文档一体化提供了充分条件，文档的数字化趋势冲破了文件与档案的隔阂，突破了电子档案与电子文件的界限，同时也使得文书人员与档案人员的工作范围不再界限分明。在这一条件下，文秘工作与文书档案管理工作的一体化影响了文件管理工作的不同环节。文件的产生、处理、归档、管理不再是单独的环节，而演变为了一个整体。两者一体化充分扩展了文档的管理责任范围，实现了对档案部门工作未雨绸缪式管理，使文档的生命周期得到了更高效的控制与管理，充分保障了文档的内容可信度、信息完整度。

一、文秘工作与文书档案管理工作一体化的概念与关系

（一）文秘工作与文书档案管理工作一体化的概念

在研究文秘工作与文书档案管理的一体化之前，需要了解一体化的基本含义与关系，帮助后续深入的研究与了解。

文秘工作与文书档案管理工作一体化，可理解为文档一体化（下文采用此简称），是指通过计算机技术，结合办公管理系统，融合管理文件的产生、处理、归档、监督、管理等各个环节，将文秘工作内容、文书档案管理工作内容相结合，实现两者工作内容的集合管理。文档一体化充分提高了文档管理的效率，促进办公管理效能的提升，对单位管理有着积极的正向辅助作用。

2. 文秘工作与文书档案管理工作的关系

把握文秘工作与文档管理工作的异同之处，分析两者的关系，才能够更好地促进文档一体化发展。

1. 独立性

文秘工作与文书档案管理工作，在本质上具有差异，两者由于工作基础范围的不同，而分别具有独立性。公文构思与写作是文秘工作的基本范围，而公文收集与保存是文书档案管理的基本范围，从这个维度来分析，文书档案管理工作可以看作是文书产生后的管理职能延伸。

2. 一致性

虽然文秘工作于文书档案管理工作的关系具有独立性，但同时也具有一致性。首先，两者的基础工作对象为文书；其次，文书的质量对于文书档案管理工作具有重要影响，由此可知，文秘工作质量对文书档案管理存在显著影响，辩证地看，两者并非完全独立，而是相互依存。因此两者关系地一致性，为文档一体化提供了可能性，两者结合能够促进办公室管理工作地发展。

二、文档一体化在管理上的优势

（一）提高管理工作效率

首先，文档一体化对文档的产生、处理、归档等各个环节进行了整体上的统筹管理，打破文档管理工作各环节之间的界限，充分降低了文档归存的时间；其次，文档一体化大大减少了公文流转所需要的程序，提高了公文流转的效率。借助计算机实现的文档一体化，打破了旧操作系统的冗杂，充分提高了文档管理的效率；再者，在电子计算机的协助下，文档一体化电子化管理可以将公文的流转进一步细节化与全面化，在后续处理公文工作时，可以在电子计算机的辅助下，精准定位到任意公文，大大降低了检索的时间，充分提高了办公室管理的效率。

（二）降低管理工作成本

传统的文档管理工作，尤其是文档的收集整理，需要依靠大量的人力资源。同时，由于人工操作存在一定的工作失误，在文件归档这一环节常出现文档信息重复输入、或者信息遗漏等错误，导致文档管理工作质量存在些许问题。而文档一体化很好地解决了这一问题，在文档一体化地管理下，文档工作的各环节被详尽纳入管理之中，只需要单次文档信息的输入，后续便可以实现多次信息输出，因此工作人员只需要验证核对单次信息的准确率即可，避免了工作内容的重复，也降低了工作强度，实现了人力资源的最大化利用，充分地减少了各项资源的使用，大幅度降低了成本。

3. 当前文档管理系统的普遍状况

随着文档一体化意识的逐步发展与深入，同时在信息技术发展的推动下，市面上涌现了大批文档管理软件。这类文档管理软件在一定程度上促进了文档一体化管理，同时也解放了部分人力资源，实现了资源的优化配置，但是经过实际调查与使用，大部分文档管理类型软件的功能具有重复性，而且覆盖功能范围也比较小，同时还存在软件适配性与通用性低，以及文档数据安全问题。同时，由于现有的文档管理软件不能很好地实现长时间跨度的文档保存，不能很好地兼容长时间跨度的文档格式，导致新旧软件脱节，造成文档信息的缺失。当今的文档管理没有充分满足当下文档工作发展的需求，不能实现高效率的文档共享，需要进一步加强促进文档一体化发展的管理。

四、提高文档一体化管理的措施

（一）提高文档一体化管理意识

前文在讨论文秘工作与档案管理的关系中提到，两者虽具有独立性，但是同时具有一致性，文秘工作中的文书写作为档案管理工作提供来源，而档案管理工作是文书的归宿。两者相互依存相互影响。鉴于此，管理人员需要提高文书工作的系统性，文书管理思维的整体性、全面性，在文书工作中树立文档一体化意识，从文书诞生之初就落实文书工作的规范性，在各个环节中具有全局意识，落实各项基础文档工作，为后续的管理奠定高效工作基础。提高工作人员文档一体化管理意识不能停留在形式层面，空有口号无法切实推动文档工作的效率，因此单位可以通过实践活动培养管理人员文档一体化意识，要增加文秘工作与档案管理工作往来，促进双方工作人员对彼此业务的熟悉程度，还可以通过举办双方工作的学习会议、学习讲座等形式，将科学的文档管理程序与方法落实到每位管理人员心中。

（二）把握文档一体化管理工作的细节

在当今文档一体化管理工作中，还需要把握各个工作环节的细节。管理文档有一套系统规范的流程，首先需要记录文件责任人、标题、文号、文件产生时间等等，其次，以卷为单位，誊抄卷中目录，对文书进行分类管理，在这一环节中，尤其需要把握工作的细节，通过时间划分，按照年度一年内的文档归为一卷。同时在保管期限方面也需要进行工作细化，在长期文档保存中，这类文件需要统一进行编号，按照文档产生的时间顺序依次编号，完成编号后需转移综合档案室，在这一部分工作中，需要确保档号信息的完整，要将文件全宗号、保管期限，包括文件所属年度都录入，同时，结合当今数字化办公的背景，需要将有关信息，文件正文等仔细输入计算机中，确保文件原件与计算机中储存的复件内容一致性。当相关信息输入计算机后，应当定期审阅，利用文档管理软件，对所有文件进行分类管理。不论是在文档管理工作的哪一个环节，都需要工作人员进行细节上的把握。

2. 流转适用与系统更替

前文提到，在当今文档一体化管理的工作中，存在文件管理软件系统兼容性的问题。由于计算机系统的差异、文件格式的区别，导致文档在传输过程中存在局限性，因此，为了保证文档流转的高效性，可以对文件管理系统进行升级，采用互联式或者并联式系统，对文档管理软件的适用性进行更新迭代，确保文档在流转、公文保存的过程中一对多的信息需求。同时文档管理软件的升级还需落脚至在线传输以及检索功能，保证文档管理工作的动态化与灵活性。随着文档管理工作日新月异的发展，文档管理系统应当实现整体化的转变，实现联网式的发展，走向通用化的发展方向，实现传统档案、数字档案、信息中心、电子文件中心多功能兼容，推动文档管理软件的发展。

五、结语

综上，文秘工作中文书的生产是文件管理工作的前端控制，文档的归纳与整理是后端保管，两个部分关系紧密，将两者结合进行文档一体化管理，同时借助计算机软件，实现文档管理工作的高效性。在文档一体化管理的过程中，需要工作人员充分了解文件工作各环节的流程与细节，提升工作人员文档管理一体化意识，推动文档管理软件的通用性发展，推动文档一体化管理的科学发展。