电力企业文档一体化管理实践

电力企业文档一体化管理实践 梁艳

深圳钰湖电力有限公司 518111

摘要：文档一体化是一个实际可操作可运用的系统方案，它是现阶段下电力企业信息系统的一个重要环节，对电力企业信息系统的正常运行起着举足轻重的作用。通过文档一体化和计算机系统相互结合的方案能够达到企业办公自动化的目的，同时这也把计算机系统带入了电力企业的文档管理中，开始形成电子文件，直接通过计算机归纳整理，统筹收集文档重要信息和关键数据，最终形成有价值又简洁的档案。这一方案的实行，虽然从实质上降低了档案收集整理的难度，但是也带来了新的矛盾，需要相关人员从多个层面研究实践以后提出可解决各项矛盾的策略，以规范和完善文档一体化的管理工作。本文主要分析电力企业文档一体化管理。

关键词：文档一体化；办公自动化；电子公文；档案管理；归档规范

引言

国内文档一体化管理工作已开展了20多年，在用户的指导下，各软件厂商开发一批支持文档一体化管理的软件系统，有效提升我国文档一体化管理效果。但是，早期由于国家标准和行业标准的缺失，各机关、单位和软件开发商一直各自为战，公文要素、档案元数据、接口形式等均不同，几乎在每个用户现场，不同的办公自动化（OA）系统和档案管理系统开发商都需单独开发数据交换接口，以实现文档一体化管理。

1、现阶段电力企业对文档一体化的实际运用

现阶段对电力企业的总体观察表明，电力企业作为连接民生和社会生活的企业，具有特殊的社会地位，其发展关系到整个社会的基础设施建设和人民日常生活的需要。与此同时，随着社会人口的增加和经济技术的迅速发展，电力公司开始设置电网，变得越来越强大。在这个过程中，电力公司信息系统的压力逐渐增大，其中包含的信息数据不能说是巨大的。同时，这个庞大的信息数据库中的档案内容也具有很大的参考价值和效用。该信息可帮助电力公司更好地规范电力行业服务，作出运行参考决策，并协助电力公司开展进一步的科学研究。从多个方面来看电力公司现阶段的文件资料，我们可以发现这一节需要引起员工的注意。随着信息数据内容的增加，需要通过一个能够广泛携带大量信息的系统数据库对其进行排序和汇总，还需要工作人员从各种数据中找出具有实际价值的更有效的民生发展系统。由此可见，优化文档集成信息系统是必不可少的，更完善、更定期的文档集成管理将更好地帮助系统和员工将繁琐的信息数据整理成有价值的归档信息。

2、文档一体化管理系统

一般情况下的集成文档管理系统由四个模板组成:入站文档管理、出站文档管理、归档管理和文档管理。每个模块都有一定的相关性，可以整合和共享信息，这有助于实现电子文档的自然归档和综合管理。

单据管理:和有效地处理相应的文件。该过程主要由注册、循环、文档更新、过程监控和文档共享组成。

邮件管理:该链接主要由后期设计、流通、文件发放、流程监控和文件发放等步骤组成，即在电子文件编制完毕后，各级保荐和绘图部门的工作人员将逐步批准和修改，最后提交主管发布。正式文件创建后，即予登记和归档，内部外部文件亦予处理和转发。

存档:电子文件存档有两种主要形式:(1)本组织内部局域网中的电子文件传输系统用于通过电子签名和完整性检查自动存档电子文件，同时确保电子文件的有效性和完整性。实现这一链接后，将生成电子文件，电子文件的行政法属于档案管理部门。有关业务人员可以尽可能多地查询系统授予的电子文件的权限，但不得作任何更改。(2)在向档案室移交纸介质文件时，对保密程度较高，可由该部室对纸质文件直接密封，加盖部门印章进行移交。然而对每个部室都必须移交存储光盘和磁碟片等电子信息的载体。该方法主要是传递一些敏感的电子文件或重要凭证，需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法来管理文件的厚度。例如，不能将敏感文件存储在网络上以防止泄漏。

文件管理:档案的移交、接收、审计、保存、行政、调查、统计和使用服务，应严格按照国家颁布的有关电子档案归档和管理的相关法规和标准进行。如电力企业文书档案归档按照0~5大类的归档范围、保管期限进行归档、整理。然后，归档组织可以根据归档来源或类别等信息建立归档信息资源数据库，该数据库可以按年份、部门和实体分类快速搜索，便于相关人员的搜索和使用。

3、关于文档一体化的方案优化和研究

3.1加强文档一体化的统一协调能力

文档集成系统是指文档和档案同时存放在一个管理系统中，并使用电力公司的同质服务器来协调和统一信息、记录信息和收集数据，大大方便了员工的操作和管理。但是，该系统已经统一，但人力资源管理存在很大差异。整个操作系统中有两组管理人员，一组是文档管理人员，另一组是文件管理人员，他们之间的工作职责非常模糊。在电力公司的文档处理和批准过程中，文档管理人员有权查看、搜索、修改、增加或减少文档内容，而文件管理人员只有浏览权限。由于两组员工的权限内容不同，工作层面存在错误现象，两组员工在不同部门的工作职责范围不明确，导致工作沟通过程中的责任制度无法明确，也突出了实际工作中文件管理人员的工作状态和职责不突出的问题。因此，加强文档集成的统一协调能力，可以实现员工之间权力的共同管理和思考，确保文档归档工作的高效性和准确性，减少不必要的数据移动，确保信息数据的完整性、真实性和可靠性，同时明确员工的责任和任务，降低员工协调错误的可能性。

3.2制定完善的文书档案相关标准

文档一体化背景下的文档工作，需要有章可循，有章可循，一切按照标准来做，从而促进文档工作的规范化、科学化。我国实施的文件法规包括《中华人民共和国档案法》、《文件归档规则》、《保密法》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《关于新形势下加强和改进档案工作的意见》。这些法律法规有助于文书工作人员顺利推进和开展文书工作。但在信息化时代，推进文献一体化建设，需要立足单位实际，构建完善的文献理论体系，引导文献工作人员按照理论体系进行实践，使文献理论体系更加符合单位的文献工作。此外，在文档一体化的背景下，事业单位内部工作人员需要制定一定的文档技术标准，即在明确员工职责的基础上，开发兼容的操作系统，将正式文档与文件进行集成。系统需要遵循数据库技术、网络技术、信息存储技术等相关技术标准，而这个系统的顺利进行也需要文档人员知道具体的操作步骤并掌握文档的安全性和通用性。

3.3文件生命周期全防护

根据文件的及时性和价值，分类和分类系统应全面分析文件的及时性和价值，对文件进行专业分类和保密分类，并将其分类为技术文件、业务文件、会计文件和专业报告等。分类可以分为核心保密、共同业务秘密等。安全措施可以通过属性实现，即添加元数据，以便在生成时具有特征。嵌入中继资料时，无法处理加密属性。系统加密服务根据各种策略加密要保护的文档，并将相应的元数据嵌入到文档中。作为文档属性的一部分，加密电子文档的秘密标记不能与文档内容分离，也不能操纵秘密标记。自毁机制是主动保护的最后障碍。除了上述加密措施外，为避免少数人缺乏保密意识所造成的泄漏风险，在系统开发过程中只在授权域和用户中使用文档。当文件在其他终端中打开时，会开启显示为密文的自我毁灭机制，以实现主动保护，并起到最后屏障的作用。

结束语

随着我国的经济、技术、科学等的飞速发展，整个社会已经进入了一个信息高度科技化的时代，电力企业也应当随时代发展的脚步不停前行，优化自身。将人工与网络信息技术有机结合，让文档一体化工作得到进一步的发展，以发挥其最大的作用，让档案管理工作更加的便捷高效。文档一体化工作的有序开展和持续发展，相关制度的完善和建立，能够为电力企业提供更有价值的帮助，也能够让电力企业更好地改善民生服务于整个社会的发展，也将为我国的基础设施建设添砖加瓦贡献力量。

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