新时期事业单位档案的数字化管理探讨

新时期事业单位档案的数字化管理探讨

杨明洁

围场县四合永镇政府  河北省承德市   068451

摘要：随着现代信息技术的不断普及与信息化社会的不断发展，现代社会中的人们已经充分地适应了快节奏的生活与工作。事业单位的发展不能离开档案管理，这就需要事业单位不断地提高对于档案管理模式创新的重视程度，并且切实地促进数字化档案管理的实际发展。

关键词：新时期、事业单位、档案的、数字化、管理

引言：档案作为人类活动最重要的记录，其存在意义重大。它可以向后人展示历史事件的过程，了解前人的思想文化，对人类社会的继承和发展起着至关重要的作用。在信息技术飞速发展的背景下，社会各个领域都在进行着信息化改造。因此，档案管理进入了一个新的发展时期，为未来大数据技术的应用奠定了坚实的基础。这是一项利国利民的重要工作。

1事业单位数字化档案管理的实际意义

事业单位内部的各个部门的实际工作都是为了完成相应的工作目标，在事业单位开展实际工作的过程中，档案管理部门负责的是整个事业单位当中十分重要的核心资料。如果事业单位能够实现档案管理的数字化，那么事业单位所开展的一系列工作的实际效率都会得到很大程度的提升。数字化的档案管理能够促进事业单位内部针对档案信息的实际整理与储存都进行电子化的处理，从而大大缩小了档案存储所需要的实际空间，从而还会使得针对档案管理的相关归纳工作更加地有序，这样一来不仅能够在很大程度上提高档案管理工作的效率与准确度，还能够大大降低人工由于主观因素而造成的失误与误差。由于现阶段的档案大都是以纸质的形式进行保存，这不仅会造成巨大的空间浪费，还会在很大程度上为进行档案管理的工作人员的实际工作造成较大的困难。由于纸质的档案较为脆弱，如果存储不当或者是发生了一些不可抗的因素使得档案造成了较大程度的损坏，这就会直接对于事业单位相关工作的实际开展造成较大、较为严重的不良影响。

2事业单位数字化档案管理中的问题

2.1档案管理技术和设备不够先进

数字档案管理的核心是数字技术的应用。也就是说，数字化技术决定了档案数字化管理的质量和效果。就数字技术而言，目前的应用范围还不够广泛。许多事业单位在国内进行档案管理时，没有采用最新技术，这就导致了技术与档案管理的不匹配。另外，由于数字技术的应用需要一定的资金，机构资金有限，无法实现设备的更换，基础设施相对落后，不具备新技术应用的基本条件，进而对数字档案管理造成不利影响。

2.2检索效率有待提高

就目前事业单位档案管理的现状来看，大部分事业单位仍停留在手工检索模式，计算机检索处理还没有得到广泛应用，在一定程度上增加了检索工作量。造成档案管理效率低下，质量得不到保证。以人事档案信息为例，各机关、单位保存的信息存在较大差异，人工检索不仅给档案工作人员带来不必要的麻烦，而且造成档案管理效率低下。

2.3工作标准有待提高

随着社会发展水平的不断提高，人们逐渐认识到档案管理的重要性。然而，在信息技术发展趋势较好的前提下，如何将数字技术与档案管理有效结合，突出数字档案管理的优势，是现阶段事业单位关注的焦点。由于数字档案管理技术的应用还处于发展阶段，在制度制定和工作标准方面缺乏具体规定。也就是说，数字化档案管理缺乏明确的工作要求，规范化程度有待提高。在这种情况下，档案管理人员在工作过程中陷入被动局面，而改变这种被动局面的措施就是建立统一的数字化标准，促进档案信息的共享，提高其使用价值。

2.4相关工作人员专业素养较低

专业素养高、综合能力强的数字化档案管理人员是保障事业单位高效开展档案管理工作的关键。目前，专业性人才是支撑数字化档案管理工作有序开展的基础，因此事业单位要严格的依照数字化档案管理的相关要求，在根本上提升管理工作人员的专业素养，构建一支综合能力强、办事效率高的管理队伍，满足数字化档案管理的需求。但是，依当前来看，由于事业单位深受外部环境的影响，致使事业单位在开展数字化管理工作的过程之中出现了档案管理人员工作效率低、人员更新缓慢的情况，而这些问题都对事业单位数字化档案管理工作的进行起到一定的阻碍作用。

3事业单位档案数字化管理的策略

3.1构建健全的档案管理系统

数字化档案管理主要是通过利用计算机的方式进行档案管理，而此管理工作是综合性的，因此在进行的过程之中要构建一个高效的数字化工作管理系统。对于事业单位而言，要结合当前自身的情况进行详细的制定，其中涵盖了：档案的整理、档案系统的管理、数据的备份、其他功能的开发等。档案管理系统要以数字化档案管理为基本，可以在事业单位的内部建立一个带有特殊域名的网站，从而实现档案数据的统一化管理。

3.2实行档案管理责任分配制

将传统纸质版档案转换成数字化档案的过程十分繁杂，由于事业单位诸多工作需存档的内容较多，致使档案管理的信息、文件资料等逐渐增多，因此在对其进行分类的过程之中要极为详细。传统的纸质版档案需要相关的工作人员进行收档并保存，在一定程度上提高了工作人员的工作量，因此一个有效、科学的规划档案管理工作是很有必要的。在开展数字化档案管理时，要处理好每一项工作，遇到的问题要及时解决，并且要将档案资料进行充实和分类，与此同时还需要实行档案管理责任分配制，将所涉及到的工作都逐一落实到人，确保档案的规范性。

3.3档案管理工作的标准化

事业单位在开展数字化档案管理的过程之中，除了对当前档案进行数字化扫描录入之外，还需要依照各个部分的需求，将档案的格式以及时间进行统一的规定。此外，还需要构建一个科学、有效的标准化制度，让每一个部分依照相关的标准进行工作，提高检索和录入的质量与效率。

3.4确保档案管理的安全性

数字化档案不同于传统的纸质版档案，在进行管理的过程中存在着很多的特殊性，因此对于事业单位而言，在构建数据库的过程之中，要选择一个合适的设备进行档案资料的保存与备份，并依照档案的保密程度来设立不同的保密级别，确保档案管理的安全性。

3.5提升档案管理人员的专业素养

对于事业单位的档案管理人员来说，要积极转变传统的思想观念，树立起良好的数字化档案管理意识，同时还需要积极、认真学习先进的档案管理知识和技能，快速适应数字化档案管理工作的节奏，保证数字化档案管理相关工作的有序开展。事业单位在构建数字化档案管理的体系过程之中，需要提高档案管理工作人员的专业素养和综合能力。第一，提升档案管理工作人员的培训力度。通过使用多样化的培训方式，保证培训内容的整体性与全面性。其次，事业单位要建立一个考核制度。事业单位在开展数字化管理工作的过程之中，需要构建一个健全、合理的考核制度，并定期的对档案管理工作人员进行考察与评估，只有这样才能在根本上提高档案管理队伍的综合素质以及专业素养，为今后的数字化档案管理工作打下坚实的基础。

结束语：档案属于单位工作开展的重要信息资源，不仅记录着事业单位长期以来的发展经历，同时也记录着事业单位的人员流动以及内部人力资源的重要信息，包含着事业单位从发展到目前为止所有的信息产生和信息变动，加强事业单位档案管理工作质量，能够有效为事业单位的工作开展提供重要的资料依据。目前我国事业单位档案管理工作模式还不够科学完善，事业单位档案利用率不足，影响了事业单位工作质量的提升。

参考文献：

[1]王艳丽.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].消费导刊,2020,(38):206.

[2]冯晓萍.事业单位档案数字化管理的现状与对策[J].卷宗,2020,(13):75.