有关档案管理中电子档案管理建议

有关档案管理中电子档案管理建议

文晓霞

陕西省西安市雁塔区人民检察院 710061

摘要：检察院各项开展的检查业务活动情况以及法律监督职能的具体落实情况都可以通过电子检察档案的方式真实的记录下来，在实际开展以及传承检察工作的过程中电子档案管理工作所发挥出来的作用十分关键，在对电子档案进行管理的时候，因为存在一些现实问题，很难提高电子档案管理的效率以及质量，会因此严重影响到科学化发展的档案管理工作。面对这样的状况，本文将深入分析电子档案管理在档案管理当中的主要作用，同时将现阶段出现在电子档案管理当中的各种问题提了出来，并且也将相应的优化建议提了出来，仅供参考。

关键词：电子档案管理；档案管理；建议

引言

档案管理工作在行政企事业单位当中相对而言非常的繁琐细碎，档案管理工作需要将大量的工作精力投入到其中。通过对电子信息化管理模式的不断引进，对电子档案管理方式的不断采取，能够将档案管理的工作效率有效提升上来，可以对档案信息的储存安全进行更好的保证，同时也能够将多方面的作用以及优势进一步发挥出来，方便对档案信息进行更加便捷的查询。

1、什么是电子档案管理

在检察院诸多工作当中，电子档案管理工作在其中所发挥出来的作用十分关键，将电子档案工作做好可以对各项检察院工作的开展产生很好的促进作用，并且也可以详细的记录检察院的变化以及发展情况。在现阶段自动化以及信息化的档案管理模式影响下，有关单位一定要尽可能的将档案管理部门的工作水平提升上去，需要让档案管理工作人员对电子档案管理方法进行积极学习，同时还需要对单位电子档案的安全工作进行不断的强化，通过这样的方式来对检察院各项工作的开展加以保证。

2、电子档案管理建议

2.1将归档管理工作做到更好

在对电子档案归档工作进行正式开展的时候，主要会依靠档案的管理人员科学性以及系统性的对档案内容加以处理，通过网络或者是计算机存储器等来将那些价值比较高的图片、电子文档和影响材料等复制到存储载体当中，通过这样的方式来进一步实现长期归档与存储的效果。综上所述，在实行电子档案归档的过程中，必须要将所有会干扰到设备实际运行的因素全面排除掉，比如说需要排除其中的病毒等等，一定要将电子档案鉴定环节做到更好。与此同时，在这一阶段当中也应该及时对电子档案开展相应的杀毒工作，需要确保不出现病毒入侵，在这一基础上才能够对归档操作进行开展。除此之外，也必须对电子档案的完整无误加以保证，确保电子档案不会遗失或者是遭到损坏。必须要在对重要文件进行存档以及扫描的过程中，把文件不断向PDF文档进行转化，并且在这一前提条件下再对其进行存档处理。为了保证档案可以将真实并且准确的信息和数据提供给使用者，就必须尽可能的对纸质文件进行妥善保存，需要对档案归档双轨制度科学的加以实施，避免出现纸质文件泄露或者是流失等状况的出现，通过这样的方式来对信息数据的可靠性以及安全性加以保障。

2.2对规范的档案管理制度进行构建

在开展检察院的档案管理工作的时候，相关工作人员必须树立法制意识，以此来对档案管理工作加以保证。与此同时，为了进一步做好档案管理工作，检察院相关工作人员也必须高度重视与档案管理有关的法律法规，需要进一步增强所有员工的法律意识。除此之外，电子档案管理工作在检察院当中占据的位置非常关键，可以将更多的帮助提供给工作人员，能够帮助工作人员更好的了解单位现阶段具体的运行状况和实际发展情况，能够对未来工作进行更加准确的预判。基于此，检察院必须足够的重视电子档案管理工作的开展情况，需要在电子档案管理工作中纳入单位年度规划以及 发展规划，并给也应该对电子档案管理工作进行全面的落实。

2.3对电子档案管理理念的不断创新

为了对检察院电子档案管理工作进行不断的创新与发展，就必须对传统的思想理念进行不断的转变，以此来进一步提升电子档案管理意识，在具体开展工作的时候将自身工作做到更好，以此来对各项工作的顺利开展加以保证。首先，应该对电子档案管理的推广以及宣传工作进行足够的重视，需要让相关工作人员对这一工作有一个清晰的认识，使其全面了解电子档案管理在运行过程以及单位发展期间发挥出来的重要作用。其次，需要对工作人员的工作积极性进行全面促进，需要将他们对工作进行参与的主动性以及热情全面调动起来，这样才能够更好的完成电子档案信息资料的管理以及收集等工作。最后，需要对管理机构科学管理工作人员进行健全与建立，对各岗位的工作内容进行明确的划分，通过这样的方式来进一步保证各项工作的有效性。对相关工作人员档案管理意识进行不断的促进，能够方便工作人员更加充分的了解自己应该承担的义务以及责任，这样一来相关工作人员才会对电子档案管理目标有一个明确的认识，可以让整体管理效率的提升得到有效促进。

结束语

由上文可知，在对电子档案管理工作进行开展的时候，各级各类行政企事业单位都必须对多方面的因素进行综合考虑，需要与单位自身的具体状况进行充分的结合，进一步提升重视电子档案管理模式的程度，与此同时还需要对相关管理机制进行不断的健全，并且也需要对相关硬件和软件设备的管理力度进行不断的加强，除此之外，更应该对档案的数据库建设以及档案的规范性进行足够的重视，需要将电子档案相关管理工作人员的专业能力更好的提升上去，通过这样的方式来让档案管理工作效率得到更好的提升，以此来对我国高效稳定发展的档案事业加以促进。

参考文献

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