妇幼保健档案管理要点浅析

妇幼保健档案管理要点浅析

郑磊

泗水县妇幼保健计划生育服务中心（县妇女儿童医院）山东济宁 273200

摘要：档案是妇幼保健院管理工作的重要资源，有效的管理与运用能够提高工作中的服务质量。而在目前的妇幼保健档案管理中存在管理思想、管理制度、管理人才、档案安全的问题，极大影响了档案的工作应用，不利于妇幼保健的主动服务工作开展。对于此，需要在档案管理中重视档案管理与运用，完善管理制度、培养综合性人才、加强规划管理，并且发展信息化、法制化，全面提高妇幼保健档案的作用，提升管理与服务工作的质量。

关键词：妇幼保健院；档案管理；问题；要点；发展

前言：妇幼保健院作为卫生服务机构，工作中需要管理孕妇和幼儿，提供良好的服务，保证孕妇和幼儿的健康。妇幼保健院的档案主体是妇幼的成长记录，这些档案能够作为服务工作开展的依据，提高工作的准确性。因此，需要重视档案管理，创新档案管理工作的方式与方法，发挥出妇幼保健档案的作用，提高卫生医疗服务的水平，推动单位职能的发展。

1. 妇幼保健档案管理存在的问题

1. 管理思想落后

目前的妇幼保健院较为重视档案，但是在管理的思想上较为落后，还是以传统的院方档案记录为主，缺乏对妇幼保健档案的分析与引用，工作中呈现注重自身工作流程，不注重档案管控的情况，档案管理呈现出单一性的记录，没有与卫生保健活动做结合，制约了卫生服务工作的创新与发展，降低了妇幼保健档案的价值。

2. 缺少完善制度

很多妇幼保健院的档案管理中缺乏完善的制度，虽然制定的有档案管理规章制度，却没有实效性的档案应用，多是对档案归档作要求，没有档案内容的应用。并且档案的管理制度中多为建议，没有具体的工作要求，造成妇幼保健档案缺失严重，档案文件不健全，没有档案分析下的工作应用^[1]。妇幼保健档案记录了孕妇在怀孕之后自身与胎儿的具体状态，需要搜集各个阶段的档案信息，以此作为工作开展的依据，提供精准、优质的服务，这需要一个完善的档案管理制度作为基础。

3. 缺少管理人才

妇幼保健院的工作主要是服务孕妇，档案管理在其中有一定的特殊性，一些医师不重视，院方也缺少综合性档案管理的人才，导致档案管理中的利用率极低。现代化的档案管理不是简单的记录和保存，需要以应用为主，发挥出档案的作用，管理人才的缺少让妇幼保健院的档案管理呈现流程化的情况，管理工作方式单一，缺乏档案应用的工作方式，已经影响了妇幼保健档案的应用，成为部分保健院发展的制约因素。

4. 忽视档案安全

妇幼保健院虽然不是机密单位，但是妇幼保健的档案关系到个人隐私，涉及妇幼的健康，所以要保证档案安全，确保档案信息的真实性、全面性。而在实际的档案管理中，一些管理人员忽视档案安全，档案随意放置，不在乎档案安全性。妇幼保健档案能够为实时的工作开展提供依据，也能为妇幼保健研究提供数据，档案信息十分重要，需要在管理工作中保证隐私，建立长远的管理方法，重视妇幼保健的档案安全。

2. 妇幼保健档案管理的要点

1. 重视档案管理与运用

针对妇幼保健院档案管理思想落后的情况，在档案管理中应构建良好环境，重视档案管理与运用，以此保证档案管理能够成为日常工作。首先，院方领导应强调档案管理的重要性，要求专业性建立妇幼保健档案，构建档案管理的负责人，保证档案管理工作的有序开展。其次，在妇幼保健档案的运用上，应与医师做好沟通，将妇幼的日常检查工作与档案管理工作结合，健全妇幼保健档案，保证档案收录的准确性、全面性，也让医师能够运用档案，开展精准的服务。最后，档案管理应以院方为核心构建体系，建立妇幼保健档案的归档、保存工作，全面提升档案管理的覆盖面，保证档案管理的有效开展。

2. 完善档案管理的制度

有效的妇幼保健档案管理需要有一个完善的制度，所以要从实际出发建立档案管理制度，让档案管理工作有序进行^[2]。第一，分析当前妇幼保健档案管理中存在的问题，针对实际的工作需要和工作方式做调整，细化档案管理的责任，提高档案管理的效率，让所有院内人员重视妇幼保健档案，避免档案信息出现错误。第二，需要针对妇幼保健院实际的工作情况健全制度，规范档案的搜集与运用，保证档案信息的全面性，为院内资源共享提供基础。第三，管理制度中要设置奖惩制度，对于问题进行追责，对于优秀管理进行奖励，提高档案管理的积极性。

3. 培养综合性管理人才

管理工作的高效开展需要优秀的人才，妇幼保健院在新时期有了新的发展，所以在档案管理工作中需要培养综合性管理人才，保证档案管理工作的开展效果。在培养综合性档案管理人才的对策上需要招聘高素质、复合型管理人才，引入信息技术，提高档案管理工作的效率。同时在培养过程中应从档案信息的建立为起始，培训院内所有人员档案管理意识，使妇幼保健档案能够更为全面^[3]。综合性档案管理人才的培养是保证妇幼保健档案有效应用的基础条件，一定要在实践的工作中加以落实。

4. 加强规范化档案管理

对于妇幼保健档案管理的安全问题，需要加强档案管理的规范化工作，设置专业的资料档案库，建立档案收录、保存、借阅制度，针对信息化的档案管理则要设置权限。规范化档案管理的过程中，有必要建立院内局域网，提高档案资源共享的方法，并且在过程中制定档案的管理流程，明确档案使用的规章制度，提高档案管理的有效性。规范化档案管理中需要发挥妇幼保健档案的价值，建立档案信息泄露的处理制度，全面保证档案管理的安全性。

3. 妇幼保健档案管理的发展

1. 发展信息化档案管理

信息化已经成为妇幼保健院的主要工作方式，在档案管理方面要发展信息技术的应用，构建信息化的管理模式^[4]。首先普及院内的计算机软件系统，建立保健院的软件网络结构，设置妇幼保健档案的格式，当医师在工作中录入信息，形成档案，自动化归档到档案资料库。这种形式极大提高了档案管理的效率，并且让档案管理工作更为便捷。其次，信息化的管理中应拓展档案应用，采用大数据分析档案信息，分析出常见的问题和工作中的不足，为卫生保健工作的开展提供依据。最后，档案管理应面向妇幼群体，建立私人档案信息，妇幼群体可以通过手机查阅自己的信息档案，能够提升信任感，提高卫生保健工作的效果。信息化的发展不是简单的信息化办公，需要与时俱进，创新档案管理的方法，拓展管理应用，以此提升档案管理的价值。

2. 建立档案管理法制化

在妇幼保健院的档案管理工作中，应建立档案管理法制化模式，用法律法规推动档案管理规范化和管理制度的发展，明确档案管理的职责，规范档案管理的行为。在法制化的建立中，需要加强档案管理工作宣传，设置档案管理应用研讨小组，并在管理中依据法制做要求，提升档案管理的自觉性。档案管理法制化是法治社会的一种体现，在实施过程中有必要完善内容，做好法律、法规的落实，需要注意法制的合法性，建立妇幼保健院中档案管理的内部控制。

结论：总而言之，妇幼保健院在工作中要重视档案管理工作的开展，开发妇幼保健档案的功能，实效解决档案管理中存在的问题，优化档案管理工作的方式，并发展信息化与法制化，让妇幼保健档案的价值得到发挥，提高妇幼保健院工作的质量。在管理妇幼保健档案中，需要做好跟踪服务，建立提醒服务，科学分析档案提供科学的建议，提高卫生医疗保健的职能。

参考文献：

[1]赵琳.妇幼保健文书档案管理工作的缺陷及改进研究[J].办公室业务,2021(16):132-133.

[2]陈伟伟.浅析妇幼保健院文书档案管理的问题与对策[J].兰台内外,2021(19):37-39.

[3]吴慧华.县级妇幼保健机构档案管理分类模式探讨[J].商业文化,2021(03):76-77.

[4]吕爽.妇幼保健院档案管理工作要点研究[J].办公室业务,2020(12):123-124.