企业档案在企业创新中的作用

企业档案在企业创新中的作用

刘安元

中国石油大港油田勘探开发研究院，天津市 300280

摘要：现如今，我国各大企业快速发展，在企业发展中，做好企业档案管理工作十分重要。想要提升企业档案管理质量，就要从创新角度出发，借助“互联网+”优势，转变传统管理模式的不足，应对新形势的发展。“互联网+”背景下网络社交工具不断增加，不仅加强了人们之间的协作，同时也为各个行业发展奠定了基础。因此在企业中要从做好档案创新管理工作入手，运用适合的管理技术，解决管理中存在的问题。

关键词：企业档案；企业创新；作用

引言

传统档案的管理方法存在诸多问题，无法满足企业的运营需要。高效的档案管理可以提高企业的经济收益，使得企业平稳运行，通过引入信息技术，使收集、整理、搜索档案资料变得更为方便，提供了优质的企业环境，促进了企业的可持续发展。

1企业档案在企业创新中的作用

1.1提升企业市场竞争的核心竞争力

自改革开放以来我国经济飞速发展，经济市场也发生了翻天覆地的变化，就企业而言，企业档案管理工作有很大的信息容量，这就使得企业在发展过程中有着很多有价值的文字、图案和数据。正是由于企业的档案信息包含的内容多，再加上企业发展周期比较长，这使得如果能够正确对档案信息进行管理就能够对企业未来的发展有一定的借鉴意义。在明确了企业未来发展的主要方向之后，核心竞争力也随着体现了出来，再加上随着企业的不断发展，相应的市场竞争也随之增加，要想在市场竞争中站稳脚跟，除了要拥有正确的管理制度之外，还要明确自身的核心竞争力，档案信息资源的正确管理正好可以完善这两方面，对企业运行的各个方面都有很大的帮助。与此同时，如果关系到市场竞争的重要档案信息被盗取或者丢失会为企业带来毁灭性的打击，将直接影响项目决策和未来发展。

1.2为企业开展创新活动奠定坚实基础

企业档案为企业提供了覆盖生产管理、财务管理、市场营销管理、人力资源管理、质量管理、新产品开发与创新管理、企业文化建设与管理、企业信息化管理等相关的一系列档案信息资料，真实、全面反映了企业现有的生产能力、资金状况、市场占位、人员素质、产品质量、技术水平、文化价值、信息化水平等，为企业充分利用企业档案的借鉴参考作用、开展切实可行的创新活动奠定坚实基础。例如：企业人事档案能够全面反映员工的文化程度、工作态度、职业道德、现实表现、奖惩情况、兴趣爱好、工作经历以及科研创新等情况，有利于帮助企业最大限度地挖掘员工的潜能，调动员工的积极性和创造性，进一步推进企业的技术创新、管理创新等活动。

2信息化对企业档案管理的影响

在较长时间内，企业档案管理都在运用过时的管理方法，此种模式在管理的各个环节中都存在弊端。传统的档案管理方法多是纸质保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存储等基础业务环节，注重档案资料的安全性却忽视了开发使用工作的开展。大部分企业档案的使用者并非档案管理人员，对企业档案的具体情况缺乏很好的了解，再加上检索工具比较落后，查阅工作经常无从着手，导致工作效率大大降低。传统档案的管理方式效率低、用时长，严重限制了企业档案管理工作的正常进行。

信息化是目前各个领域的发展趋势，已经渗透到人们生活的各个方面，信息技术无处不在，具有强大的影响力，档案管理工作也不例外。电子档案逐渐取代了纸质档案，具有更加明显的优势，使档案的查询与调取更为便利，存储起来可以节省大量空间，但需要通过对应的软硬件才可实行有效管理。档案管理人员还可以进行加工开发，让使用者借助计算机网络随时随地获取档案资料，极大提升了档案的利用率。在档案保密方面，要借助安全保密防护措施确保电子档案资料不被篡改、破坏，同时也要落实好“九防”工作，全方位保证档案资料的安全。

3企业档案创新管理措施

3.1紧抓档案信息化建设，实现档案智慧化管理

在企业档案工作中，最终的目的是实现档案智慧化管理。基于此，企业需要考虑两个重点问题：第一，要不断地挖掘企业档案工作是如何与标准规范、法规政策等方面进行对接的；第二，如何统筹将企业档案管理工作的全过程融入企业管理、服务、数字化设计等因素。伴随着智慧企业建设的深入推进，企业要借助新技术加快推进企业档案工作的转型升级，通过创新档案管理手段、内容和方法，实现档案管理从手工操向信息化智能化操作转化，从保管纸质档案向保管电子档案转变，从档案资源分散利用向联网在线共享转变，分层地实现档案智慧化管理。

3.2加强与其他部门之间的合作

档案管理工作不仅涉及本部门的一些档案和资料，同时更多地涉及企业的人力资源、财务、生产技术等其他部门的档案文件，一般传统的档案管理模式中，档案管理部门主要负责档案管理工作，而基于信息化大环境下，在档案管理中应该加强与其他部门之间的协作，各部门可以建立信息共享机制，这样可以调动其他部门参与企业档案管理的积极性，同时可以提高各部门之间的联系，提高档案的利用率。同时，企业的管理人员应该具有先进的管理理念，将企业的档案信息化管理作为推动企业信息化进程的重要部分，从而积极采取措施推动档案信息管理工作顺利开展。

3.3提高对电子档案的制度和标准宣传的力度

不同的企业存在不同的独立性，由于企业的封闭空间，当档案工作人员对最新的档案管理制度严重忽略时，有可能致使企业档案的信息化工作出现问题或隐患，进而导致在企业进行档案信息化的建设时产生严重的资源浪费。所以需要国家针对于此加强对档案的法律法规宣传的力度，并提升档案工作人员的法规意识，最终保障档案规范的管理。

通过不断发展，电子文件和电子档案的相关管理制度已经得到逐渐完善，并且在国家制定的标准制度引导下，档案工作人员于实践中进行总结并提升，获取了非常可喜的成绩。但建立电子档案的制度并非一日之功，伴随着新技术和新业态的出现，还需要对电子档案的制度进行完善。

3.4建立档案安全防护体系

构建企业信息安全制度，通过制定相应的规章制度可以很好地约束各方行为，拥有安全规范的管理模式。具体来看，企业要优先设定网络与计算机安全管理规范，据此强化电子信息管理，制定高效的归档制度与保管制度，要做好基础设施建设工作。企业拥有高质量的硬件设施能够有效避免因为硬件故障造成的档案安全隐患，因此要选择高性能存储设备，定期进行档案资料的备份，对硬盘、光盘等存储介质定期更换，确保备份数据的有效性，运用适当的安全技术手段，强化管理人员的安全防护能力。相关部门要主动作为，争取企业领导对档案信息化的支持，保证档案信息化的开展有充足的资金保障。

一些企业认为投入大量的资金去建设档案管理在短时间看不到成效，但从长期来看，档案管理对企业发展有很大的实际作用，因为档案中包含企业运营、发展等关键资料，例如将职工资料进行横向和纵向对比能够得出职工业绩、部门现状以及存在的问题，分析企业月度销售额能够了解市场行情，并及时做出适当的调整。所以企业管理层要足够重视档案信息化工作，为防止做出错误决策，要提前做好组织建设与规划，制定对应的规章制度。

结语

企业档案工作是企业管理工作的基础和重要支撑。在新时代信息技术的驱动下，企业在市场经济的竞争中，要保持与时俱进的意识，做好企业档案工作的转型升级，只有这样才能适应新时代企业不断发展的需求。在挑战与机遇并存的环境下，企业档案工作要善于抓住每一个机遇，深入合理应用新技术，实现企业信息资源的全收集，实现企业档案管理的法治化和智慧化。

参考文献

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