论档案管理工作内容与模式的转变

论档案管理工作内容与模式的转变

傅晓丽

潍坊市奎文区婚姻登记中心

摘要：近年来，我国互联网的普及程度在逐年在提高，在互联网时代，在各行各业的管理中信息技术扮演着重要角色。然而档案管理和数字化模式早已有效的融合子在一起，这种融合让档案管理办公效率更快，档案管理工作内容与模式更加科学，信息内容更加完善准确，信息传递更加及时。但是，计算机对档案资料的管理也存在不稳定等问题。对此，要采取合理的防范措施，确保信息管理档案具有较高的安全性。

关键词：工作内容；模式；转变.

前言：档案管理形式的变化是计算机技术进步的必然产物。管理方式从纸质版变为电子版，其管理内容和模式与传统管理方式相比发生了重大变化。管理人员要具备较高的计算机能力，能够及时预测、分析和防范各种风险。本文首先分析了档案管理内容的变化，然后讨论了档案管理模式的变化，希望本文的研究将对档案馆信息化管理和管理能力的提升提供一定的帮助。

1、工作内容的变化

1.1档案信息的收集

档案数据的收集作为档案管理的主要步骤是非常重要的。在做好传统档案管理的情况下，管理者一般会坐等档案信息生成，然后归档记录。对于相应的议案，需要先用文字记录，然后按照纸上的方法进行保存。这种方法不利于查找，也很难进行长期管理。毕竟打印出来时间久了纸会变脆、变黄甚至褶皱，字迹也会变得模糊。这种概率方式通常只记录提案的效果，无法维护过程的记录，甚至会漏掉一些重要的创意和方法。新时代的数据管理方法主要是利用档案数据进行记录，并确保整个过程中所有的统计都完整，最后将资料存入计算机。电子档案资料本身具有良好的长效性和便携性，比传统的档案管理模式更具有科学性和使用性。

1.2档案的保存

电子档案的管理节约了占地空间，缩短了查阅时间。传统的档案管理要实现档案数据的全面管理，并确保不易受鼠虫叮咬。电子档案管理模式是创新的，能够全面且高效的管理档案，减少检查和借阅时间，减少仓库空间的使用，保证档案管理和查看简单、方便并且快速。同时，我们也要注意电子档案管理的问题，档案管理要长期储存。因此，档案要存放在合适的区域，并且要多次备份数据，以免档案数据丢失。

1.3新内容的工作

在进行档案管理时，需要保证档案管理的标准，对管理的数据和信息进行操作和分析，并做好充分的备份数据，避免计算机系统出现常见故障时信息丢失。对于重要数据信息，需要进行全面的操控，设置相应的服务器防火墙，避免网络黑客的入侵。针对相应的工作规范，要实行综合管理办法，确保规章制度的完整性。

2.、档案管理模式的变化

2.1提升管理意识，破除传统思想

长期以来，由于档案管理工作过于繁琐和复杂，许多档案管理人员形成了一种倦怠的心态。他们消极的工作态度影响档案管理工作的创新。在信息化背景下，社会发展形势的不断进步对档案管理提出了新的规定，应对新时代、新技术应用的挑战，档案管理人员要调整好心态，提升管理意识，破除传统思想，创新档案管理模式。其实只要顺应社会进步和潮流，多观察，勤学好练，仔细思考，大多档案管理人员就可以很容易地在日常的档案管理工作中，有很多任务可以依靠网络技术和信息技术辅助我们工作，提高档案管理效率，缓解人工压力。

例如，图书馆在保存图书档案时，应处理种类繁多、总量庞大的书目，尤其是一些年代较长的图书。可以扫码，对图书进行信息录入、自动分类等档案管理对策。既高效又安全，对于要定期记录和借阅的公共图书馆档案管理工作非常方便。

2.2面对时代的进步，完善电子档案一体化管理

随着档案管理机制的不断推广，各部门在档案保管工作中使用了很多电子设备，实现了档案信息内容的采集和管理，产生了大量的电子档案和文件资料。实施电子档案与文件一体化管理，既要注重解决电子档案的过程，又要兼顾解决档案的要求和标准。打破由两个不同单位管理电子档案的方式，实现电子档案从生成到统筹和储存的一体化管理，发挥档案资源共享的优势。

2.3完善档案管理系统，加强档案管理人才培养

对于档案工作者来说，如何科学合理地进行档案数据的收集、整理和管理，完成档案数据的安全保护工作，能够及时向所有用户提供所需的档案，是他们日常工作的首要任务。档案管理人员的工作不仅是自身工作能力的表现，也是档案数据安全性的反映。因此，档案工作人员的专业能力在档案方式的转变中起着重要作用。还是以公共图书馆的档案管理为例。作为公共图书馆馆藏的管理者并不容易。要做好图书馆馆藏，要了解馆藏。因此，怎样帮助工作人员了解馆藏已成为保障图书档案管理工作的重要任务。例如，举办“图书快速定位”竞赛，让图书管理员在一分钟内找到特定图书的地址，时间最短的人可以获得相应的奖励.此题活动不仅帮助员工了解图书馆馆藏，更能激发员工的工作积极性。此外，单一模式下的档案管理人员早已无法满足新阶段互联网技术社会环境下档案管理工作的需求。档案保管工作内容和模式的转变，要求人们不断培养和充实档案保管专业人才，专业的团队，满足社会发展对档案管理的新要求。

结束语：信息技术的不断进步，让档案管理工作也在一直进步，然而传统的纸质档案管理方式已不再适合当前的电子设备档案管理，只有建立在不断创新和发展的基础上，档案管理内容和模式的不断变化，才能慢慢实现新时代对电子设备档案管理的全面掌控。当然，作为档案保管人员，也要不断提高自身各方面的素养，根据社会未来发展的要求，不断培养相关的专业知识，最终实现自身管理水平的全面提升。关于档案数据的管理，要保证管理的严密性，保证档案数据的长期保存。档案加载后，要第一时间制定档案保密管理，并确保相应技术人员的检查符合相关规定。

参考文献：

[1]常凤霞.档案管理工作内容与模式的转变[J].科学与财富.2019,(14).7.

[2]刘刚.论档案管理工作内容与模式的转变[J].赤子.2017,(13).156.

[3]刘保兰.浅析档案管理工作内容与模式的转变[J].企业改革与管理,2016,(11).28-28.

[4]吴昊.论档案管理工作内容与模式的转变[J].科学与财富,2017,(14).39-39.