构建现代企业档案管理新模式的策略

构建现代企业档案管理新模式的策略

张晓晶

中煤昔阳公司安平发电厂，山西晋中 045300

摘要：随着时代的不断发展，促使现代企业的不断进步，然而人们对档案管理的的要求也越来越多。因此，要想提高企业的发展水平，一定要重视对企业档案的管理，确保管理工作能够落实到位。我国当前经济形势不断变化，企业在获得很多发展机会的同时，也遇见了非常多的挑战，这都需要企业对自身工作进行不断革新，来适应当前的经济发展。在企业档案管理工作中，要积极进行探索，找到高效的管理方法。而使用知识管理的模式来对企业档案进行管理，能够让工作更加规范化、现代化，解决工作当中出现的一些问题，提高工作的效率。

关键词：现代企业；档案管理；策略

引言

随着人工智能、5G、云存储等信息技术的进步和发展，现代企业广泛应用公文、财务、合同、全经营周期管理等业务系统平台，在经营和发展过程中所产生的电子档案成倍增加，导致现代企业档案管理工作的难度不断加大。大数据时代的到来，为现代企业档案信息化管理工作提供了强大的技术支撑，运用大数据技术，构建一个信息量大、资源利用率高、数据处理速度快的档案信息管理平台，以推进现代企业档案管理信息化进程。

1当前企业档案管理的困境

1.1档案工作被边缘化

我国实行的是社会主义市场经济体制，这一体制在经济的发展过程中不断完善。同时，我国改革开放的政策不断深入。企业开展经营活动最主要目标就是获得利润，提高经济效益。很多部门与企业利润有着直接的关系，包括生产、销售等这些部门，受到企业重视。但是这些部门的个别管理人员对于档案管理工作缺乏重视，认为档案管理工作不能提高企业的经济效益，不值得投入。这就导致了档案管理工作在很大程度上不受重视，甚至被边缘化。所以，无论是相关部门在进行日常工作中，档案管理人员都是企业裁员的首要选择。但在实际的工作当中，企业各个阶段都需要档案资源作为参考，所以要加强对档案工作的重视，避免出现这种变化。

1.2管理方法相对陈旧

首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企业在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。其次，流程化不足。现在档案册不是放在柜子里一动不动。企业内部日常工作中有很多事项甚至个人的社会活动都需要从档案中提取资料，同时企业内部与外部人才流动也越来越频繁，档案在企业内部与外部之间的流转也越来越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。档案资料流转要不就是自主性大，要不就是审批繁复影响效率，以及档案资料涉及的多个部门之间不能有机协调。

1.3档案信息化程度较低

当前，我国企业逐渐向现代化发展，在经营活动中融入信息化，以此来提高企业竞争力，推动企业发展。在这一过程当中，档案信息化成为企业发展的关键。简单来说，在当前知识经济时代发展中，企业档案的信息化，主要是利用现代化的管理理念和先进的技术，将信息化作为基础，推进档案信息资源的开发和利用。档案工作信息化在推进企业信息化的过程中扮演着重要角色，是信息化系统的重要组成。但是就当前的实际情况来看，很多企业对于档案信息的利用较少，不能在日常的经营活动中发挥职能和作用。虽然很多企业已经成立了相关的档案管理部门，但是收纳的档案资料较少，特别是对于企业的建立情况、成立历史和自身特色，不能全部呈现出来，涉及的范围较小；部分企业虽然在档案管理工作当中涉及的信息资料范围比较广泛，但是到真正使用时，查找过程较为复杂，对自己所需要信息不能更快更有效地获取。同时，很多相关部门的管理者自身专业技能不够，素质较低，使用较为落后的方式进行管理，对信息化的认知较为滞后，不能熟练掌握当前新形势下的情况，导致管理模式较为单一落后，从而阻碍了企业档案管理工作的进步。

2构建企业档案管理新模式

2.1市场取向

企业的最终目标是获得经济利润，所以企业在开展任何经营活动时，要将效益的原则作为首要的出发点。但是由于传统观念的影响，很多档案管理工作者在开展工作时仍然以“重藏轻用”为主，导致很多档案资料不能真正助力企业的发展。相关的档案部门要提升服务质量，借鉴相应的服务行业，按照规范优质的原则，改善服务，帮助使用者查询所需要的资料和信息，提高使用者的满意度，这样才能推动档案部门长远发展。所以要强调服务性的宗旨和原则，提高服务质量，让使用档案资源的员工更加满意。例如：随着经济的发展，我国出台了相关的节能减排政策，帮助企业推进可持续发展。某电力公司为了落实好这项政策，对电厂的老旧设备和污染较大的设备进行了拆除出售工作。经过上级部门的批准，开始了拆除出售的相关工作。在拆除的过程当中，就体现出了档案管理的重要性。相关拆除工作开展之前，对档案进行查找，确保档案完整有效。首先在规划拆除方案时，设备的档案作为重要的依据，起了非常大的作用，能够在很大程度上保证拆除工作顺利完成。拆除后的出售工作当中，购买方将档案作为重要的考察基础，确保档案完整有效，为出售工作的开展提供了有力的保障。正是由于各项设备档案保存完整、齐全，推动拆除和出售工作正常展开。可以说档案在设备的拆除和出售工作当中起着关键作用。一旦档案缺失或者无效，只能将设备作为报废的设备进行处理，也就没了经济效益可言。所以，做好档案管理工作，将档案保存好，对于企业来说有着直接的影响，也能为之后的工作打下基础，增加经济效益。

2.2完善档案整理相关制度

企业要完善档案整理相关制度，许多企业认为档案整理工作只是简单的收集和归档，没有技术性可言，当前企业中的档案管理人员能力素质水平不同，在具体的工作中存在许多工作失误的环节，特别是档案目录的排序工作，非常容易出现问题，最终导致材料的泄露。因此，档案管理人员在具体的档案归档工作时要注意登记工作，利用相关制度对工作人员进行约束，从根本上防止档案问题的发生。

2.3信息先导

对于档案存储来说，主要有两种形式：纸质档案和电子档案。档案信息开发工作需要相关档案部门根据企业实际情况和需求，对企业的档案资料做挖掘和分析，并将资料提供给需要者。信息先导作用就是将档案管理的职能性更好地体现出来。利用对信息的挖掘，将档案的作用发挥到最大程度，为需要者提供所需信息。需要注意的是，在利用电子档案进行存储之前，最好使用纸质档案扫描件。这样才能避免出现电子档案和纸质档案内容不一致的情况，让用户在电子档案查询时能够更加放心。电子档案相当于纸质档案，方便查询和阅读，用户只需要利用互联网对所需要的资料进行查询就可以了，这样不仅能在一定程度上方便用户，还可以提高工作效率，保护档案原件，避免缺失情况的发生。（三）协同运转。根据企业结构来分析，各个部门都属于企业知识系统的子系统，只有每一个部分协同起来，发挥各自的效应，才能使得整个知识系统得到整合，将其有效价值发挥出来。在开展档案管理工作时，要想实现信息的挖掘和传递，一定要加强对子系统的重视，推进各个系统之间的协调，使得企业信息有效整合，再对其进行查询时更加方便，还可以将知识管理的作用，发挥到最大。

结语

在现代企业建设当中，要想提高竞争力，一定要重视档案管理工作的开展。企业档案记录着企业各项经营活动的情况和发展规划等等，对于企业长远发展起着关键作用。本文对于企业档案的管理新模式进行了简单探索，希望能够为企业管理者提供一定思路，落实好相应的档案管理工作，提升企业的经济效益和综合实力。

参考文献

[1]魏丽维，李晶伟.基于PDCA原理提高档案管理系统档案著录质量——以某单位系统测评档案管理系统整改问题为例[J].机电兵船档案，2020

[2]杜　坤，王俊鹤，杨　萧.大数据背景下中小企业人事档案信息化管理的问题与对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020

[3]邹惠琳.企业档案管理信息化建设的障碍及优化策略探讨[J].企业改革与管理，2020

[4]王　莉，肖　兴.刍议档案资源开发的现代化转型与提升其服务能力的对策[J].财富时代，2020