基层事业单位档案管理现代化探讨

基层事业单位档案管理现代化探讨

李伟

山东省青岛市崂山风景名胜区华严游览区管理服务中心 山东 青岛 266061

摘要：信息技术可以为各行各业提供不同程度的便利，档案管理工作也是如此，引用信息技术积极进行档案管理创新与服务模式改革，可有效提高管理效率。本文首先分析了当前事业单位档案管理存在的问题，论述了档案管理创新与服务模式改革的必要性，最后提出了新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的有效措施。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化

引言

在当前时代的发展中，档案管理的重要性逐渐突显，各行各业都优化了档案管理形式，采用了全新的档案管理技术。随着档案数量的不断增加，传统的纸质档案管理模式已经无法迎合现代档案管理的需求。在这样的状况下，事业单位应当正视自身档案管理的不足之处，积极采取科学的措施加以优化，不再拘泥于单一的纸质档案管理模式，而应加强对计算机设备的合理应用，逐步提高档案管理效率与质量。相较于传统的档案管理模式，新时期的信息技术档案管理，不仅能够提高档案管理效率，优化档案管理流程，还可以促进档案价值的发挥。事业单位应当结合自身的实际发展需求，逐步调整档案管理模式，树立全新的档案管理理念，努力实现档案现代化管理。

1现阶段事业单位档案现代化管理存在的问题

1.1档案管理方式陈旧

尽管有部分机关企事业单位会对档案进行定期整理，然而管理模式往往过于老套，而且档案样式仍以纸质为主，先对档案进行登记，再将各类档案堆叠在大书架上，最后根据类型的不同贴上不同标签，这种管理模式效率低下，档案调用和更新比较麻烦，而且大多数单位的档案室通常较为阴暗潮湿，极容易使纸质档案受潮腐烂，不利于长久保存。

1.2档案管理机制较为落后

在传统的档案管理工作中，虽然大部分事业单位逐渐开展自身的档案管理工作，但总的来说，并没有建立完善的管理制度以及管理体系，导致事业单位的人事管理机制依旧较为落后，直接导致档案管理工作落实不到位。个别事业单位由于奖惩制度不完善，无法进行有效的工作创新，这些因素直接导致档案管理工作处于不规范和不科学的状态，最终影响了整体管理工作，导致其无法在事业单位改革过程中发挥应有的效果。

1.3事业单位的档案管理缺乏现代元素

在“互联网+”时代下，与互联网技术等高新技术的融合程度直接决定了行业繁荣昌盛与否，融入了“互联网+”进行发展已然成为“大势所趋”，为了迎合此趋势，事业单位的档案管理虽然也相应地融入了部分现代信息化元素，但信息化建设的落实度并不算高，较之其余行业仍然较为滞后，无法在档案管理工作中真正发挥出信息化技术的真正优势，在实际对档案进行管理时未能真正应用到现代化管理元素，同时一些先进的设备与技术皆未能得到真正应用，档案管理手段更不尽科学，举例而言，在我国目前的许多事业单位中，信息化技术的应用仍然仅仅限于档案的借阅登记，这种情况足以说明目前我国事业单位档案管理的现代化状况，如此现状已然无法满足当代社会的需求。

2基层事业单位档案管理现代化

2.1构建信息资源共享平台，挖掘档案资料潜在价值

事业单位档案现代化管理不仅是档案管理方法的现代化创新，还包括档案管理模式的整体性优化。为此，事业单位应针对自身档案管理存在的不足之处，采取针对性的应对措施，提高档案管理的科学合理性，推动档案管理机制的规范化。在实际的档案管理工作中，档案管理部门应当确保档案现代化管理完全符合档案的标准，如对分类、编号以及案卷目录等项目都要做到标准化，且符合相关档案管理规定。同时，档案规范化管理应当做到有法可依，确保档案管理机制覆盖到档案管理的所有环节，从基础的档案信息收集整理到最后的档案归档，都做到严谨细致，避免出现档案信息遗漏的状况。在此基础上，事业单位可以逐步构建信息资源共享平台，将所有的信息资源放到共享平台上，全面实现档案信息的共享，提高服务水准，挖掘档案资料潜在价值。

2.2对信息化环境进行优化，提升档案信息的安全水准

对于信息化档案管理而言，安全性是保证其得以长久持续与运作的根本保障，通过对我国目前事业单位的信息化档案管理进行分析发现，目前事业单位档案管理内的安全隐患多来源于软件、硬件、人员、信息、社会环境、内容环境等多种方面，在这多方面的内容中，最重要的核心内容便是信息的安全保密，实现信息的安全保密正是提升档案信息安全水准的要旨所在。为了实现这一目的，事业单位可以自规章制度、运行环境进行落实，举例而言，在“互联网+”时代下信息共享与传播皆具有开放性特征，这无疑给档案管理的保密工作带来了巨大的难题，针对这一点，事业单位需要做好信息系统的安全工作，及时对系统进行更新、对漏洞进行修复，定期、不定期地关注计算机病毒的新变化并预先制定好应急措施，以此提升信息化档案管理的安全;而除了“线上”保密工作外，“线下”保密工作亦是保密工作中的重要内容，针对这一点事业单位应当对单位内部管理制度的建设进行落实，对工作人员进行严格管理，以此提升档案管理安全水平。

2.3建立健全档案管理制度

在进行相关制度和条例的建设时，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的工作人员进行电子文件管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，对明确自己应该如何进行档案管理，如何提升信息化建设的水平。档案管理工作人员必须具备专业的素养，利用自己的专业性来开展信息化建设。只有管理人员的专业性得到一定程度的提高，在管理的过程中，遇到困难才能够及时解决。档案信息化建设管理人员可以不定时参加培训班，当自己遇到问题或者能力不足时，可以通过培训班的学习来解决自己所面对的问题，提高自己的专业性，从而在该岗位上尽心尽力地工作。组织各种交流活动，安排档案管理人员进修，重视业务之间的交流以及沟通，提升档案管理者的计算机运营水平，加强设备的管理以及维护。还要让管理人员掌握电子档案信息的采集，以及电子档案的加工处理。从根本上提高管理人员的专业性，建设综合型的人才队伍，让管理更加现代化，实现管理人员素质的提升。只有摒弃了传统档案的管理模式，才能够更好地适应新时代档案管理的要求，构建档案服务管理的新格局。

2.4提升档案信息利用率

在档案管理制度落实的过程中需要领导加大力度，给档案工作人员明确任务，落实责任，使档案管理工作抓到位，档案信息利用率大幅度提升，使档案管理中的机制更加科学，同时有利于档案管理工作的开展，能够为单位的发展提供有利的帮助，使档案信息内容能够具有完整性。档案管理制度的完善需要长期的时间，应根据当前的发展状况，对单位的运行进行有效的改革和创新，激发工作人员的积极性，同时使工作人员了解到档案管理工作的重要性，提高档案管理的整体水平。

结语

总而言之，在新时代的发展中，事业单位应紧紧跟随时代步伐，逐步加强档案现代化管理，提高档案管理人员的专业素质，树立全新的档案管理理念，构建完善的档案管理服务平台，为人们提供更加合理的服务内容，深层次挖掘档案的潜在价值，整体性优化档案管理流程。

参考文献

[1]何兴丽.智慧档案馆——档案信息化建设的新阶段[J].办公室业务,2020(06):71.

[2]邢涛.智慧档案馆:档案信息化建设的新阶段[J].云南档案,2017(02):54-56.

[3]索岩.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革［J］.办公室业务，2020（09）：89—90.