信息质量管理在事业单位内部控制中的设计和应用

信息质量管理在事业单位内部控制中的设计和应用

李文贞 张红萍

湖北省科技信息研究院

摘要:随着社会信息化水平的不断提高和信息技术应用领域的不断扩大，信息储存的成本快速减少和速度大大提升，但这不代表信息质量也会相应提升。本文主要就信息质量管理在事业单位内部控制中的设计和应用进行了分析。

关键词：信息质量管理；事业单位；内部控制

引言

随着信息技术的不断发展，信息技术应用的进一步扩大，我国已经开始步入大数据的时代，传统的财务管理方式已经不适用于现在飞速发展的新时代，对于“人工智能，云计算”等高科技的运用已经是不可阻挡的大势所趋，为了顺应信息化发展趋势，也为了解决现有事业单位存在的资金调配、资金使用信息反馈不及时等问题，让事业单位的经济效益实现稳步提升，所以事业单位也加大信息化财务管理系统的优化。但在初期信息化管理的探索阶段，财务管理信息化带来便利的同时，也存在一定的信息泄露、信息丢失等风险，为了解决这一问题，事业单位需要对财务的信息化管理采取进一步的优化策略。

1事业单位内部控制的特点

事业单位的内部控制并非以营利为目的，而是为了引导社会有序发展，起到服务社会、管理国家资产的作用。现下事业单位的内部控制，主要有以下两个特点：一是非营利性资金的使用。事业单位改革以后，盈利性质的单位逐渐转企，内部控制自然以资金安全、保障服务为首要目标，在此基础上，发挥资金效益，实现事业单位法定职能。二是内部控制具有较大服务性质。这与事业单位的资金来源有很大关系，其主要运行资金源于国家财政拨款，事业单位作用的发挥，是运用好财政资金，实现对社会的服务价值。

2信息质量管理在事业单位内部控制中的设计和应用

2.1增强财务管理信息化风险意识

就事业单位而言，引发财务管理信息化风险的因素是多方面的，主要表现在信息系统缺乏安全技术加持、未搭建安全防护系统，工作人员风险意识不强，操作不规范等。鉴于此，事业单位如果不注重增强财务管理信息化风险管控意识，完善风险管理机制，不仅会制约单位财务管理质量和效率，甚至还会因信息系统传递不完整，不准确的财务数据，导致决策失误，影响单位运营管理。事业单位强化财务管理信息化风险意识，应从以下方面入手：第一，事业单位的领导以及管理层必须要对财务信息化管理过程中可能存在的各种风险有清醒的认识，并在此基础上立足于事业单位发展的实际情况进行风险管理机制的完善，保障财务风险管理的实施。第二，事业单位在会计核算方面也要进行相应的完善，对会计核算模式进行不断优化，运用高科技手段对核算的效率和质量进行提升，保证财务信息的可信度。第三，事业单位还需要通过更为完善的信息管理系统增强财务信息管理与业务方面的整合，提升数据信息的准确度。第四，财务人员可以通过事业单位信息传递与共享的完善进行数据信息的整理分析，为事业单位的风险管理提供强有力的支持。最后，事业单位在信息系统的维护与更新方面要加大资金投入，聘请专业的软件开发人员为单位的信息安全进行维护，防止由于信息泄露而产生的一系列对事业单位带来的风险。

2.2完善信息管理系统

事业单位为了增强财务管理信息化建设，加强各部门信息系统的业务联系，促进财务和业务方面的深度融合以及管理水平方面的提升，必须在统筹规划下进行信息系统的完善。第一，事业单位要对该单位的内外环境进行深入的分析，了解各部门以及各业务环节的信息化需求，进行财务管理信息化的规划建设。第二，事业单位在进行财务管理信息化建设时，要聘请专业的软件开发商以及合适的硬件设施供应商，立足于事业单位发展的实际，开发符合事业单位发展需求的信息管理系统，保证信息系统在工作中的实用性。第三，事业单位在进行信息管理系统建设的同时，要加大对信息共享平台的建设，让各个部门人员在各自的权限范围内实现各个工作环节信息的资源共享，方便自己工作的完成。这一措施既能够为财务部门的会计核算分析提供方便，还能够促进事业单位工作人员工作完成效率的提升。

2.3优化数据结构

一个科学高效的数据结构及算法是内控体系的建立健全的信息管理基础，提高业务处理效率和信息共享水平，从而尽可能减少内部控制与其他经营管理体系的冲突。以制造业为例，基于互联网和大数据信息的智能工厂在技术研发、供应链物流、生产组织、仓储管理、能耗和成本管理等环节会产生大量的数据，数据自动采集、分析，能够实现内部和外部的各项数据的高度集成和互联，可实现信息的实时管理和控制，消除过度浪费等，改善工作环境。数据结构设计应该将计划、预算、风险、绩效、考核指标等管理基础信息，作为决策的基础。例如进行材料采购时，应该将采购产品与预算价跟踪差异进行对比，将合格供应商库作为限制选择范围，根据客观实际情况进行预算调整，与长期合作质量高的供应商签订长期供货成本，并定期评价供应商质量，以控制采购质量与成本。

2.4关键业务流程

关键业务流程指按照风险管控的要求，以信息化为支撑，通过明确各组织权责边界，将经营业务活动标准化、流程化，并以流程的执行效果作为绩效考核依据的管理方法。控制活动是建立与执行有效内部控制的重要手段，关键业务流程设计与执行是堵漏风险点、防止一支笔，实现公司治理规范、不相容职务岗位分离、职责边界清晰的重要抓手。优秀的制度流程必须在关键业务中设计对资料的完整性及合规性的核查，做到上一业务环节有问题坚决无法进行下一环节，对风险点排查实行全过程全覆盖，并对趋势与结果进行分析。例如现实中预算、采购需求、验收、出入库、付款都掌握在不同的人手中，相互之间信息桥梁是断裂的，舞弊者容易通过流程漏洞损害公司利益。再如在工程结算中，会计付款时必须在施工方的结算报告与监理方的进度报告完全一致时才能实施付款行为。

2.5注重内部人员培养外部人才引进

受内外部环境的限制，一般行政事业单位的规模都不大，其内部工作人员的工作任务较重，工作范围广，导致工作能力不“精”。必须有针对性从中选择职业素质好、业务能力较强、对内控兴趣爱好较高的干部，强化其内控知识的学习，定期开展专业培训，有意识的加以培养，方便单位所需。此外，根据岗位不相容分离原则，合理分配单位工作人员，形成相互牵制、相互促进的关系。最后，行政事业单位也可根据需要，打通市场渠道，聘请或吸收外部专业内控人才，提高单位整体内控水平。不管是外部吸纳的人才，还是内部已有人员，行政事业单位还需注重其信息化能力的培养，提高单位内控与现代市场的适应度。

结束语

事业单位通过加大对信息化的建设，促进了财务管理信息化技术水平的不断提升，并采取积极有效的措施对财务信息化管理中可能出现的风险进行防范管控，让事业单位的业务流程获得更好的整合重组，促进财务管理活动和信息质量管理的紧密结合，在此基础上推动事业单位业务与财务之间的更深层次的结合，促使事业单位更加深入、广泛地对财务管理信息资源进行挖掘，让财务管理信息化的潜能和作用得到最大程度的发挥，为事业单位的长远发展提供重要的保障。

参考文献：

[1]潘苏珊.关于事业单位财务管理信息化建设的探讨[J].财经界(学术版),2020(05):136-137.

[2]朱清源.关于事业单位财务管理信息化建设的研究[J].经济管理文摘,2019(17):136-137.

[3]胡晓筱,王雪.内部控制视角下行政事业单位管理信息化建设研究[J].财经界,2020(10):124-124.

作者简介

第一作者：李文贞，1986年9月生，湖北武汉人，工作单位：湖北省科技信息研究院，研究方向为科技信息及财务。

第二作者：张红萍，1971年3月生，湖北武汉人，工作单位：湖北省科技信息研究院，研究方向为科技信息及财务。