医院工程项目档案管理存在的问题及解决对策

医院工程项目档案管理存在的问题及解决对策

杜克俭

巫溪县人民医院 重庆 405899

摘要：社会不断的进步与发展，医院规模也在不断扩大，医院功能逐渐增加，医院工程项目数量在不断增加。医院工程项目建设中档案管理尤为重要，档案记录了医院建设的历史，为医院管理提供科学的信息，结合医院工程项目档案能够对医院未来的发展提供大致方向。但是目前医院工程项目档案管理中仍然存在诸多问题，要对工程项目档案管理进行概述，了解工程项目档案的特点，提出医院工程项目档案管理的措施，希望能够推动医院工程项目档案管理进步。

关键词：医院工程项目；档案管理；存在问题；解决措施

医院工程项目档案是医院在工程建设时产生的资料信息，包括医院在工程建设时的平面图、占地面积，医院建设过程中的各项数据信息，是医院档案管理的重要组成部分，能够真实的反映医院在各项目建设时的具体情况。在医院扩建、功能增加时结合工程项目档案可以为医院未来的规划与发展提供科学的数据信息。但时代的发展为传统的工程项目管理带来困难，造成医院工程项目管理中存在诸多问题，因此要对工程项目建设中存在的问题进行分析，并且提出相应的解决措施。

一、医院工程项目档案管理的特点

1.复杂性

医院工程项目本身具有复杂性的特征，在工程项目建设时除必要的基础设施建设，土工工程建设等，还包括了特殊的施工工艺，如医患分流、手术室建设、ICU建设。放射放疗的射线防护、医疗垃圾的处理等。特殊工艺有其自身的质量标准和要求，因此在工程项目档案管理时各个工艺的最终验收数据、建设中存在的问题，包括医院建设时的招投标工程量巨大，会产生大量的信息资料、验收批条，档案资料分散、档案管理分类困难，档案管理的难度增加。

2.档案资料容易流失

医院工程项目周期较长，从医院工程项目建设的立项，到后期的招投标、施工、装修、绿化、验收等，周期较长，而且遇到自然灾害，为避免天气影响工程质量，恶劣天气会停止施工。造成工期延误，工期延误导致档案资料丢失，或者资料信息损毁。

3.变动性

医院工程项目档案管理具有变动性的特点，因为医院工程项目建设较为复杂，而且档案管理周期性较长，在此过程中可能存在通货膨胀的因素，导致工程项目建设时的人工费、材料费涨价，项目实际使用的资金跟预算存在较大偏差。在施工中存在施工实际与设计方案存在矛盾的情况，双方要及时沟通，找到更加科学的施工方案，并且要对改动前后的设计图纸存档，将改变后的施工方案、施工图纸归纳存档。所以在医院工程项目档案管理具有较强的变动性，会随着施工的变动不断变化。

二、医院工程项目档案管理中存在的问题

1.落实不到位

医院项目工程档案管理涉及的部门较多，而且施工周期较长，档案种类较多而且复杂，需要制定有效的档案管理制度，确保档案归纳的合理性。但是在档案管理的实际工作中，档案管理制度落实不到位。首先是工作人员因素，部分档案管理人员缺乏足够的档案管理意识，忽视工程项目档案对医院管理的重要性，将工程项目建设中的全部资料归纳到档案中，造成档案内容缺失，后续医院管理时调取工程项目资料时无法获取有效信息，无法有效的发挥档案管理的作用。工作人员缺乏足够的专业性，面对内容复杂的档案资料，工作人员无法有效的编制档案，在档案管理时缺乏足够的科学性和信息性，在档案信息资料搜集、整理时造成信息缺失，无法保障档案的准确性，在后续医院的扩建、医院科室改造时档案无法提供科学的信息保障。

其次，缺乏完善的工程项目档案管理制度，部分医院构建管理体系时并未专门设立档案管理部门，尤其工程项目档案管理制度更是缺乏，造成医院在后期改造时缺乏足够的资料信息。部分医院工程项目档案管理部门缺乏专业的档案管理人员，无法定期检查工程项目档案是否缺失、损坏等，造成工程项目档案信息丢失。在档案管理中缺乏完善的档案管理制度，包括档案分类的标准，工作人员交接时的注意事项，档案归纳时的编号、档案管理人员的考核、档案的定期检查等，造成需要档案信息时，无法快速找出有效的档案信息。

最后，档案资料的归档、收集存在问题，医院工程项目周期长、资料多，许多数据信息资料较为分散。设计图纸、数据在设计部门的设计人员手中，施工人员的施工方案在施工单位，最终质量检测结果在监理部门处。手术室、ICU、绿化等部门的施工、设计又分别在不同的乙方手中。工程项目的档案管理人员需要全方面的收集档案信息，并且将档案信息归档，但目前档案管理人员不了解除档案管理外的其他信息，导致档案信息收集不全面，归档存在严重问题，档案出现变动时没能及时收集最新信息，造成了档案信息管理的不规范。

2.工程项目档案管理缺乏指导

社会不断的变化与发展，各行各业也在不断变化，医院也面临着重大改革，部分医院在原有的基础上需要扩大规模，部分医院需要拆迁重新选址，因此要归纳医院工程项目建设档案，确保医院扩建、重新建设过程中有明确的参考目标，明确医院工程建设时可能遇到的问题。但是工程项目档案管理缺少明确的指导方针，所以在工程项目档案管理的档案信息收集、档案资料的归纳、资料的整理没有明确方向。档案管理人员在工作时并没有明确的依据，工作时无法明确自身职能。面对医院工程项目建设中诸多部门、复杂的资料信息，档案管理人员无从下手，导致档案信息遗漏。医院工程项目建设时，政府交付工程后，档案管理人员可能由施工人员兼任，缺乏足够的专业性。因为施工人员不了解医院实际运转的情况，并且将施工中所有的信息未进行筛选交付给医院，最后出现档案信息冗余，档案内容出现误差等情况。

3.信息化管理缺失

医院工程项目管理中缺乏信息化，目前档案管理中虽然使用了信息化技术，但信息化普及程度较低，档案管理人员一方面缺乏档案管理信息化的意识，另一方面缺乏档案管理信息化的专业技术。而且医院建设大多为新型医疗器械的引进，医护人员专业技术的提高，内部管理系统的信息化升级，存在忽视工程项目信息化现象，导致工程项目管理无法跟上医院信息化管理的步伐，管理模式无法有效创新，档案管理人员不能使用信息化设备、信息化手段管理档案，搜寻档案管理信息。

三、医院工程项目档案管理的措施

1.完善工程项目档案管理制度

医院工程项目档案管理制度的完善首先要有完整规范的档案管理规章，确保档案管理人员明确自身的工作职能，提高档案管理的科学性。在医院工程项目建设时要成立档案领导小组，小组内的档案管理人员要具备专业的档案管理知识，负责工程项目建设时档案的归纳、信息的整理，构建档案管理人员的网络体系，制定档案管理人员在档案工作交接时需要注意的事项，医院项目工程档案的标号、档案检查的时间、档案管理人员的考核等，都要制定明确的标准，确保档案工作有完善的管理体系。

落实医院工程项目档案管理的责任制。医院工程项目档案管理要结合医院项目工程的实际情况进行档案信息的收集、归纳、整理。将不同部门的档案信息收集工作分配给不同工作人员，部分工作人员收集设计单位的勘测信息，医院开始建设时的地形信息、地下水信息。设计人员的图纸、设计方案等，并实时跟进设计单位的设计方案与设计图纸，当设计方案与设计图纸发生变动后，工作人员将变动后的信息录入到档案内，确保档案信息的真实有效。医院项目工程内的特殊工艺，也需要专业的档案管理人员实时收集、整理档案信息，对建设过程中各项数值，各科室的面积、病房的地形、病房数量等信息详细记录，确保档案信息的全面性。当某个环节出现漏洞、出现信息遗漏时，要问责相应的负责人，提高档案管理人员的责任意识。

2.提高档案管理人员的专业素质

医院工程项目档案管理影响了医院的管理、医院未来的建设与发展，所以要提高档案管理人员的专业素养。首先要提高档案管理人员的工作意识，让管理人员意识到医院工程项目档案管理工作的重要性。提高档案管理人员的专业化与信息化的意识，确保档案管理人员在档案管理过程中使用更专业的处理方式处理档案信息。其次，提高档案管理人员的专业素养，部分档案管理人员缺乏足够的档案管理知识，将医院工程项目档案与普通档案存放在一处，或者因为保存不当造成档案信息缺失，档案内容损毁等。因此要定期检查档案内容是否污染、损毁，对档案进行定期检查，部分档案信息需要批条才允许查阅。最后，要制定完善的档案管理人员培训制度，使用线上与线下两种方式，讲述工程项目档案管理的重要性。在医院项目工程开始前讲述本次项目工程需要对接的部门，帮助档案管理人员了解需要收集、整理的档案信息内容，提高档案管理的专业性与科学性。

3.医院工程项目要与档案信息收集同步

医院项目工程施工时档案管理人员要熟悉工程内容，工程流程，确保工程项目与档案管理的信息收集同步进行。档案管理人员要与技术人员、工程管理人员保持有效沟通，了解工程进度，做好信息的收集工作。工程开始前档案管理人员要明确本次工程的负责单位，施工的流程，本次工程项目涉及多少个部门，如果多部门同时进行，要指派不同的档案管理人员深入到不同部门进行信息数据的收集，包括施工方案的变化，工程进度的变化、资金的使用、项目进行时各部门的质量检测证书、验收时的各项批条等，避免档案信息收集时遗漏信息。

4.提高工程项目档案管理的信息化

首先，建设信息化的管理平台，医院要构建工程项目档案管理信息化平台，档案管理工作人员通过信息平台可以与施工部门、设计部门、验收部门、政府部门等对接，实现信息共享，档案管理人员借助信息平台能实时收集最新信息，全面了解工程进度。使用信息化的档案管理系统，档案管理人员可以将档案存储在计算机内，提高了档案保存的安全性，避免档案污染、损毁，并且通过输入关键词可以快速查找有效信息，提高了档案信息的使用效率。档案管理人员通过档案信息化的管理平台能够剔除冗余的信息，确保档案信息的有效性。其次，医院不仅要重视医护人员的专业素养、先进医疗器械的使用，还应该重视引进先进的档案信息管理设备，如计算机设备、内部局域网的建设等，不仅能够提高档案管理的效率，还间接提高了医院整体的管理水平。最后，要提升档案管理人员的信息化意识，在档案管理中使用信息化设备工作，创新档案管理模式，提高档案管理的科学性。

总结：综上所述，医院工程项目对医院未来发展，医院的管理有着重要影响，在医院扩建、医院改造时都需要医院工程项目档案管理中的信息。但目前医院工程项目档案管理中存在信息化程度较低、档案管理制度不完善、档案制度管理缺乏明确的指导方针等问题。对此要加强医院工程项目管理的信息化水平，提高工作人员的专业素养，制定明确的档案管理规范，从而提高医院工程项目管理的科学性。

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