做好档案管理工作的几点认识

做好档案管理工作的几点认识

徐丽

潍坊市市场监管发展服务中心

摘 要：随着社会信息需求的日益增强，档案的重要性也进一步得以体现，日渐引起社会各方面的高度重视。提升档案管理意识，积极主动做好档案管理工作成为档案人员的职责和义务。

关键词：档案；管理；认识

档案是工作生活的真实记录，是历史文化和社会信息的综合承载者。档案的历史文化传播和传承依靠的是其真实记录和凭证性作用，并且依靠各种信息集合体来记录国家的、社会的、不同区域之间的工作、生活等活动内容。档案所具有的系列价值作用同时需要科学规范的档案管理来实现。大到国家社会，小到一个单位和个人通过档案可以还原一项工作，一次活动的真实全貌，成为单位发展的见证，是有关工作的查考利用资源。随着社会信息需求的日益增强，档案的重要性也进一步得以体现，它不再仅仅被定位为基础性工作，而应该被看做是一项重要性工作，要引起社会各方面对档案工作的高度重视。为此，进一步提升档案管理意识，积极主动做好档案管理工作成为档案人员的职责和义务，笔者认为，要从以下几个方面提升档案管理工作水平。

一、做好收集工作丰富档案内容。收集工作是档案工作的基础环节之一，是丰富档案资源的源头活水和重要措施手段。具体到一个单位来説，档案的形成与每个部门和每个人员密切相关，只要是部门执行职责开展工作都会形成相应的档案材料。但是由于单位部门分散，机构部门多，人员杂乱等情况，将各个部门各个人员形成的档案及时齐全的收集起来也不是一件很简单的事情。这个需要采取系列方法才能够更好的做好收集工作，平时要加强与有关部门和人员的联系沟通，及时了解掌握每个单位档案的形成情况，争取收集工作中的配合支持，把应当归档的各载体门类档案收集齐全；收集工作还要增强责任心，主动开展收集工作，对于收集起来的文件材料要分门别类做好存放和整理工作，为整个单位的档案管理把好前端控制关，用丰富翔实的档案资源，支撑单位更好地发展。

二、提升档案利用价值的认识。档案的价值和作用隐含在其利用服务保障工作之中。一个单位形成和积累的大量的档案，存放好这些档案，确保其安全需要专门的档案室、设备和人员，如此耗费空间、时间和精力，如果没有什么价值可言那档案保存还有什么意义？只有提升对档案价值重要性的认识，在实际工作中主动利用档案，让档案发挥服务工作开展，提供经验借鉴服务等方面的应有作用，才能体现档案保存管理的价值和意义，随之档案管理水平也必须要求进一步提高。为此，各档案管理部门要充分认识档案的重要性，适应社会和单位对档案管理工作的要求，创新工作思路，加大档案管理设备，如微机、空调，档案橱柜、整理工具等，还要积极创造条件实施档案数字化管理，进一步提升档案管理服务水平，进而达到档案信息资源的共建共享。同时，还要加大对所存档案的挖掘开发，提升档案信息的可利用度，更为广泛、更加准确的提供有关信息服务，满足各方面的利用需求。总之，档案的价值巨大，只有不断开发挖掘，不断提升管理利用水平，积极主动地开展提供服务工作才能将档案工作管理服务水平进一步提升，落实好与单位其他工作同部署、同落实、同提高的根本性要求。

三、加强档案网络和制度建设。为确保档案工作有人管有人干，建立专业的档案管理网络势在必行，要通过建立档案工作领导机制、档案工作部门和档案工作网络等机制架构，形成档案工作有领导，有具体的档案科室管理机构，有专兼职档案管理人员等的工作机制，让档案管理工作覆盖各个部门和人员，将工作落实落细，共同把档案工作提升到一个新水平。为进一步促进档案管理工作标准化，国家制定出台了系列档案管理法规制度，对档案管理工作予以规范，如有关的档案管理规范、档案工作办法以及系列安全、分类整理标准等，具体到一个地区和一个部门也要以上级档案专业部门制定的有关标准为依据，制定系列符合本单位管理的制度规范，用以约束单位档案管理的正常健康发展。

四、 加强职业技能教育提升。科技的发展，为档案管理工作注入了新的生机和活力，也为档案人员的岗位职责提出了新的挑战和要求。要适应档案现代化管理工作要求，档案人员就要树立高度负责的态度，通过集中学习和自身业余学习等方式，改变自身传统档案业务知识结构。要从政治的高度提升自身修养，把为国管档守史作为自己严肃的工作使命，做到政治坚定；在业务学习方面力求全面，精益求精，能够在业务操作、规划和实践工作中独当一面。通过档案业务知识的学习和实践，既要懂传统档案业务知识，也要懂现代信息技术下的档案业务管理操作和新技术的应用，在实践中历练，在工作中总结经验，成为档案业务的行家里手，胜任档案岗位业务发展要求。

五、提升基础设施条件。档案管理需要基础条件作为保障，需要一定的经费来进行保证。档案库房是档案管理的必备场所，必须按要求设立，并且对档案用房的面积、选址、建设标准和规范要符合相应的要求，对于档案的借阅用房、整理用房和信息化用房等都要满足档案的存放和管理需求。要把档案的存放安全放在首位，进行必要的安全设施设备配备，如全封闭的防盗门、防盗窗，温湿度调节所需的加湿和除湿设备，通风换气设备、视频监控和报警系统等。存放档案所需的专业的档案柜架、档案梯、档案搬运手推车等工作用具，以满足各项档案管理工作的需要。

参考文献

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[2]王宏明.谈如何加强档案日常管理工作[J].社会科学，2018（04）：67-68.

[3]张健.谈新形势下的档案管理工作[J].丝路视野，2019（07）：38-39.