规范公路工程档案管理的思考

规范公路工程档案管理的思考

王娟娟

洛阳市公路事业发展中心 河南 洛阳 471000

摘要：公路工程档案管理工作是公路工程项目建设的一部分，档案管理涉及多方面内容，在某方面体现了工程项目建设过程。文章对公路工程档案管理问题进行分析，并结合公路工程管理特点对管理措施展开探讨。

关键字：公路工程；工程档案；档案管理；公路档案

引言

在公路工程施工建设过程中，涉及许多档案资料。目前，传统管理模式对档案资料管理缺乏重视，信息化管理进程始终比较落后，已经显现诸多弊端，甚至造成部分重要档案资料流失。因此，公路工程档案资料管理须结合信息化管理方式适当创新。

1公路工程档案的特点与含义

一是专业技术性强。作为科技档案的一种，公路工程建设项目档案具有科技知识的专业性和技术性，不仅在内容上迥然不同，而且表达内容的方式也各不一样，需要按专业特点整理。它都有自己特定的工作对象，即公路工程的建设、管理；有既定的内容，即收集、分类、保管、鉴定、统计和使用等；需要较强的专业知识，包括设备、公路、勘察、设计、桥隧、养护等，部分较大的工程建设项目，常由多家单位分别完成，涉及到更多专业和学科。

二是必须完整成套。公路工程建设项目档案反映的是一个建设工程项目全生命周期、全过程，是一个有机联系的整体。从项目建设的投资立项起至竣工验收过程中所形成的文字材料和图纸配合成套，项目建设中各项专业内容紧密关连，是一个成体系的、有机联系的整体。

三是可以现实利用。公路工程建设项目档案中的大量图纸、图表、声像、文字等，包含有大量的科技信息，与项目有关的、具有保存及查考利用价值，也可转化成现实生产力，提高工程建设的质量和效率，创造经济效益。

四是经常重复利用。在公路工程建设全过程中形成的重要记录及凭证，是后期公路使用、维护、管理、改扩建中最直观和最重要的根据，无论在设计、养护、质量、安保，还是路产路权维护等方面，都是需要反复参考使用原始档案成果。五是形式多样，数量庞多。公路工程建设项目经常涉及多家单位，公路工程建设周期长，载体多，在不同时期、不同专业范围形成大量的文件、图表、表册、照片、音像等原始的记录，都需要条分缕析收集整理归档，具有明显的多样性、复杂性。

2公路工程档案管理面对的问题

2.1工程档案创建机制亟待完善

公路工程档案在项目工作管理中虽然具有非常重要的作用，但是现阶段仍然存有一定的问题。例如，工程项目的档案创建机制还不够科学和完善，在成立工程档案时没有按统一的标准进行，那么直接导致不能高效进行信息资源整合，在进行档案利用时也会消耗很多时间，影响工程项目管理工作的效率。

2.2日常档案资料管理不规范

理想情况下，在公路工程施工期间，投入一定量的人力和物力到档案资料管理中，但是一些施工单位常常在工程完成以后，才集中人员收集整理档案资料。此时，不仅档案资料整理难度较大，而且对于时间跨度较大的工程来说，各种档案资料残缺不全的问题已经屡见不鲜。在档案资料的整编归档与工程建设尚未有效结合的情况下，收集档案资料只是单纯地符合质量与规范要求。经过签认被施工单位收回后，监理工程师将不再过问。施工单位在收回档案资料后，也仅仅只是按规范整理归档，没有充分发挥档案资料管理的效果。因此，从管理上说，当前的档案资料管理规范化程度较低。

2.3档案收集过程混乱，全员参与意识不足

部分一线施工项目部，只重视经济效益和进度，不重视项目文件材料日常收集和管理工作。不能做到档案资料收集、整理、归档与工程进度同步。致使档案资料的收集、整理、归档不及时、不充分、不合规，待进行档案验收时才发现问题，重新返工，费时费力。同时，多数工程管理人员缺乏档案意识。认为自身职责是干好工程，档案工作后期有专人负责，与自己关系不大，进而造成部门之间协作、配合不足，导致材料丢失、信息不全。

3规范公路工程档案管理的方法措施

3.1完善管理制度，规范从业行为

加强档案管理制度建设有很大的意义，但行业内存在着制度不完善的问题。基于此，针对工程项目的情况，采取对应措施，保障档案齐整、系统、准确。

3.2优化档案管理信息化设施与设备

在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。

3.3加强全员参与意识的培育

档案管理涉及工程各个方面，贯穿工程建设全过程，准确、完整、系统的项目档案管理必须建立全员档案理念，遵循工程建设规律和档案形成规律进行统筹规划，提早收集、及时归档。档案管理是专业性较强的工作，对档案工作人员可采取学习、培训及邀请外部专业单位授课等方式，拓宽知识面，优化知识结构，提升综合业务素质。在综合业务素质不断提升的同时，不断培养、提升档案管理人员的责任心、吃苦精神和业务能力，以应对新经济形式下档案管理工作需要。施工企业专职档案管理人员应深入一线办公、办班。有条件时在企业总部或项目群区域集中办班培训，培训对象主要为项目经理、总工、副经理、技术员、质检员、资料员以及涉及档案管理的人员。通过加强对法律法规的讲解和学习，提高档案意识；通过加强档案管理文件学习，提升业务素质；通过对具体项目的收集、鉴别、整理、立卷、归档示范操作和指导，使一线人员掌握具体操作方法，了解施工活动中会形成哪些类型的文件材料，哪些是有保存价值的需归档及具体的归档范围。通过采取定期、不定期“回头看”，促进档案管理工作质量提升。

3.4加强公路工程档案资料管理的分类管理

公路工程档案资料管理的规范化和有序性是提高公路工程档案资料管理的重要前提，也是后期能充分利用公路工程档案资料的有力保障。为保证档案资料秩序井然、取用方便，应加强公路工程档案资料的分类管理，而现代信息技术的发展恰恰为此提供了便利。档案资料管理方应积极主动利用信息化手段，提供各种电子设备，健全各种检索工具，编制案卷目录，加大数字化、信息化建设水平，认真开展档案工作科学化管理，做好公路工程档案资料整理，并及时补充完整相应档案资料信息。

结语

综上所述，公路工程档案管理涵盖项目策划、立项、审批、勘察设计、施工、交竣工全过程，包括文字、图纸、图表、声像等，是项目建设过程中形成的重要内容。在日后工作中还需要结合档案管理特点，做好档案信息收集、整理等工作，提高档案管理信息化水平。

参考文献

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