城建档案管理数字化建设的途径探讨

潘飞 1 徐洋 2

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　　摘要：城建档案中如实记录了城市发展与建设各方面情况，为城市长远规划、建设管理以及改造维护等提供了可靠依据，具有重要的保存与利用价值。随着电子信息技术的快速发展，计算机、互联网以及智能手机应用越来越广泛，除了能够让人们工作模式发生变化以外，也推动着城建档案管理工作方式的变革。因此要通过加快城建档案数字化建设步伐，保证城建档案管理水平不断提升。
　　关键词：城建档案;数字化;管理;
　　引言
　　城建档案信息化是城建档案管理工作的未来发展趋势，城建档案管理部门在实际工作中应多组织城建档案信息化建设培训，向基础和条件比较好的城建档案馆学习信息化建设经验，提高信息化认识，减少制约因素，确保城建档案信息化建设少走弯路，高质量发展，更好地为经济社会发展服务。
　　1城建档案管理数字化建设的意义
　　城建档案是在城市建设规划、建设管理等工作中形成的历史记录材料，通过文字、图纸、图表和声像等载体存储下来，具备极高保存与利用价值。借助城建档案，我们能够了解城市建设规划到建设成果的整个过程，文献价值极高，可以让城市现代化发展规划决策获得可靠依据。城建档案中涉及的内容较多，长期以来，通过纸质材料保管下来，在存储空间上要求较大，还要投入过多的人力、物力和财力。对纸质档案来说，需要将防潮、防水、防火和防虫等工作做到位，若是出现损毁的情况，将导致很多珍贵文献资料出现遗失问题，不利于保证城建档案的完整性与可靠性，并带来严重的危害与不利影响。在传统城建档案管理模式下，人们在检索查阅档案资料的过程中会遇到很多难题，现在借助现代化信息技术，能够让城建档案资料得到数字化处理，从而解决传统档案管理工作中出现的问题，并真正共享档案信息数据资源。此外，数字化城建档案资料对空间要求并不大，从而有效节省了时间与精力，能够将信息技术的作用发挥出来，让城市建设工作获得更多的支持。
　　2城建档案信息化建设的现状
　　2.1对城建档案信息化建设认识不足
　　许多城市档案馆才刚开始，因为城市信息化建设才刚刚开始，市政府对信息管理的重要性认识不足，不愿意改进运作，城市信息化管理支离破碎。由于区域、城市和内容的不同，城市档案中的信息处理也因区域和内容的不同而有所不同。如果不确认电子文档的状态或缺乏安全性，许多公司将无法使用或丢弃电子文档进行业务活动。电子文件管理方面也存在着一系列盲目性，缺乏对电子文件管理的理解和科学管理理念。
　　2.2亟需建立档案管理系统
　　目前，公共档案与信息管理相结合，但总体而言，缺乏适当的城市档案管理系统，这主要是由于过时的管理理念造成的，在现阶段，管理的档案管理系统仍然不足。许多管理组织都没有充分的文件管理系统，因此管理人员在工作中不知道如何证明管理是合理的。这将导致结果管理效率降低。此外，信息管理理念尚未融入城市档案管理，机构仍欠发达，严重制约了文件管理的效率和质量，这是文件管理的一个关键因素。
　　2.3档案利用率较低
　　通过城建档案管理数字化建设，有利于城市居民将先进技术利用起来，从而掌握所需的信息资源，让城市建设获得更好的服务。在时代进步与发展过程中，在城建档案管理建设需求方面逐步增大，然而分析实际情况可知，我国很多地区城建档案利用效率并不高，也未做好數字化信息管理普及工作。这需要今后加强宣传工作，不断拓宽宣传范围，保证居民对城建档案数字化管理的作用有更加清晰的认识。
　　2.4城建档案信息化建设缺乏专业人才
　　城建档案信息化建设需要专业人员对计算机软硬件进行维护、保养、更新，专业人才在城建档案信息化建设中发挥着极其重要的作用，而现有的城建档案馆很多工作人员虽然在档案管理工作中具有丰富的经验，却不擅长计算机软硬件操作，难以有效完成城建档案信息化建设的具体工作任务。
　　3城建档案管理数字化建设的途径
　　3.1合理制定档案工作规划
　　档案管理部门在城建档案数字化建设中要制定科学规划，不断优化具体的工作流程与体系，确保档案数字化建设能够快速推进，让我国智慧城市建设获得可靠依据。而对档案管理人员来说，也要结合管理学原理，科学统计城建档案管理数字化建设中的各部门内容，以先后顺序作出排列，并安排一定的人力与物力，保证做好纸质档案分类整理与电子文档制作等工作。为了做好准备工作，还要安排责任心强、知识水平极高、能力扎实的工作人员，能够全面、细致地开展城建档案收集与整理工作。在科学规划下，才能将数字化建设工作重点确定下来，为实现城建档案管理目标创造良好条件。
　　3.2强化城建档案信息化管理的安全保障
　　第一，检查电子文档的接收者，保证接收数据的质量，保证电子文档设备的清洁、划痕、病毒防护等。第二，存档的电子文档应按照outline文件分类方案分类、组织和复制到长寿载体、一组三个文件、一组保留期、一组外部保留期和一组外部保留期。二是城市档案建设应完善电子档案管理，严格遵守各自国家的隐私法规，提供最严格的档案要求;基于网络的部署应允许安全地识别、访问控制和自动跟踪人员、时间点、设备、项目、内容等，以便实时操作电子文件，从而确保电子文档的安全。您还应重点关注病毒、特洛伊木马程序和黑客等威胁城市中文件数据的安全性，以确保计算机和网络的加密和保护。

　　3.3提高档案管理员的专业水平
　　当今，信息技术是一个非常快速的时代，在许多行业中，信息技术被用来简化文件管理，在管理城市档案时，应当考虑到大量的数据问题，精简信息处理，并以技术为基础改革以往的管理。但是，管理层在引入城市管理信息时，也要注意加强档案管理员的专业培训。由于所有管理人员在引进信息之前都采用了传统的管理方法，新技术并未被理解，只有经过集中培训，管理才能现代化。一方面，管理人员必须通过定期培训、学习和考试提高文件管理人员的综合素质，增加招聘要求，确保文件管理人员的素质和信息化水平;另一方面，在传统的城市文件管理过程中，文件管理工作非常繁重，给管理人员带来了一定的工作量和压力。因此，作为改革的一部分，各部门还必须为员工制定明确的工作准则，确保劳动力成本的平均分配，并根据主管的实际工作职责计算业绩。
　　结束语
　　综上所述，加快城建档案管理数字化建设步伐具有重要的意义，能够为今后城市发展建设提供详细、完整和准确的历史资料。城建档案管理工作涉及内容众多，数字化建设是一个系统、动态的过程，需要我们不断摸索与完善。对此我们要在思想上引起高度重视，不仅要提前制定科学规划，也要统一建设标准，配置所需现代化设备，解决安全与人才方面的问题，保证城建档案管理工作最大限度发挥数字化技术的作用。
　　参考文献
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