浅谈基层法院档案信息的收集和管理利用

浅谈基层法院档案信息的收集和管理利用

高文峰

东明县人民法院

摘要：基层法院的各项活动以及审判工作都需要建立相应的档案信息，为此对基层法院档案信息的收集和管理是基层法院各项工作的重要凭证，也是基层法院的基本性工作，通过基层法院的档案信息能够真实的再现以及记录基层法院的审判工作，基层法院的档案信息也能够作为对基层法院审判工作监督的重要凭证，由此可见对于基层法院档案信息的收集和管理利用显得尤为重要。因此本文对基层法院档案信息的收集以及管理工作当中应该注意的事项进行分析，并且提出有效的策略来做好对基层法院档案信息的利用工作。

关键词：基层法院；档案信息；收集；管理利用

引言

通过利用基层法院档案信息能够衡量相关案件的承办人员是否在审理办案时公正公平，是否按照合法的执行程序来进行案件的审理，是否按照诉讼程序来进行案件的申诉以及复查等，由此可见保障基层法院档案信息的真实性以及全面性显得尤为必要，为此基层法院应该对基层法院档案信息的规范化以及科学化的收集和管理利用工作当做日常工作的重点，通过制度化以及规范化的基层法院档案信息的收集和管理利用工作来衡量以及指导基层法院的各项活动。

一．对于基层法院档案信息的收集应该注意的事项

1.需要全面的对诉讼档案信息进行收集

在进行诉讼档案信息的收集时要秉持一按一档原则，即保障收集到的档案件数必须全面，同时还需要对于档案件数内的档案内容必须收集全面。不管收集到各类的诉讼档案的利用以及考察价值如何，不管对于进行短期，永久或者长期保存的诉讼档案都应该进行全面的收集，这也是进行诉讼档案收集工作的最基本要求。同时，还需要对于诉讼档案内的相关内容进行全面的收集。在严格遵循诉讼程序的前提下基层法院的相关工作人员对于不同诉讼阶段的不同诉讼内容进行记录的相关信息形成了诉讼档案信息，这种所形成的诉讼档案信息是对于基层法院工作活动的反映以及记录，其中很多诉讼档案信息只有一份，如果存在工作的失误造成了诉讼档案信息的损毁或者丢失，则会给予基层法院的相关工作造成不可弥补的负面影响。因此对于所形成的诉讼档案信息需要严谨的收集以及装订入卷，避免诉讼档案信息的短缺或者丢失现象发生。

2.需要保证收集到的诉讼档案信息的专业性

可以将诉讼档案的类型分为执行，商事，行政等，为此基层法院收集到的档案卷数数量大，类型繁杂，同时所收集到的档案信息内容专业性强。将基层法院的审判工作进行真实的记录所形成的诉讼档案信息，其中还包括具有法律效力的法院制定并且在审判工作当中使用的各类诉讼文书材料；也包括相关诉讼人员提供的各类具有法律意义的诉讼材料或者实物等内容；也包含参与诉讼案件的当事人，参与人以及审判人员等提供的数字化磁盘，图像或者声音等内容。为此需要基层法院的相关案件承办人员能够对于不同诉讼案件和诉讼案件的不同阶段的相关诉讼内容进行全面的收集，使得最终形成的档案信息内容具有全面性以及专业性的特点^[1]。

二．对于基层法院档案信息的利用建议

基层法院在对诉讼档案进行管理工作时秉持着严谨以及保密的态度，使得诉讼档案信息处于被保护且封闭的状态，在对诉讼档案信息进行利用时需要相关的案件承办人员通过相关的程序来对于信息进行调取；相关案件的代理人或者当事人能够通过一定的程序来对于诉讼档案信息进行复印件的调取，由此可见没有将诉讼档案信息的价值进行全面的开发，随着科技的发展以及社会发展的需求，基层法院需要将诉讼档案信息的利用价值进行挖掘提上工作日程，以此提高诉讼档案信息的收集及管理利用价值，为基层法院的相关活动提供有力的保障。

1.对于诉讼档案信息进行电子化管理

对于纸质诉讼档案进行电子化扫描处理，利用计算机系统来实现对于电子信息档案的储存工作，将即将被销毁的档案信息进行电子文本的转化以及储存，使得基层法院能够对于大量积压的过往档案信息进行有效的管理，同时也能够解决基层法院对于长久积压的档案信息不敢销毁的管理问题，通过电子化处理系统实现对电子档案信息精确化以及全面化的管理，方便于基层法院满足于社会对于诉讼档案信息的调取以及查询要求，提高电子档案信息的利用率。

2.充分的开发基层法院诉讼档案信息的价值

利用检索系统将在诉讼档案当中有标注主题词的相关档案信息进行转入，对于诉讼档案的编制可以通过对诉讼档案信息进行主题词的标注，在对电子档案信息进行归档工作时可以根据关键词和原被告，案号以及案由等原因，将已经归档的档案制定出主题目录或者文件主题索引等手工检索工具，使得在对诉讼档案信息进行索引时能够根据不同时间和不同诉讼阶段来进行索引，使得相关人员能够查询以及索引各类档案信息。对于不同类别的诉讼档案信息，需要根据诉讼档案信息的内容来进行卷宗介绍的编写，并将卷宗介绍的相关内容转入电子系统当中，实现在电子系统当中对于不同类型的诉讼档案信息的统计以及索引，方便于相关人员实现对于诉讼档案信息的查询，也方便于基层法院的相关人员实现对于电子诉讼档案信息的统计分析

^[2]。

3.实现对基层法院档案信息利用率的提高

法院可以将可以公开的诉讼档案信息进行价值的开发，首先可以放宽对于搜索档案信息的查阅以及调取权限，使得基层法院内部的相关工作人员能够快速的对诉讼档案信息进行查阅；其次，可以将诉讼档案信息进行电子化处理，以方便法院内部的相关工作人员高效率的实现对于诉讼档案的利用，也可以实现电话进行诉讼档案信息的查档，登记及备案等工作。再次，实现诉讼档案信息的网络系统化管理，使得诉讼档案信息能够实现对法院系统和其他系统的被共享。例如可以实现对电子档案信息的异地查阅，上下级法院联网查询等等。最后，可以对于法院收集的相关诉讼档案信息进行整理以及加工，提供专业性以及全面性的诉讼档案信息内容，有效的提高诉讼档案信息的利用价值^[3]。

结束语

综上所述，我国的基层法院是我国进行相关法律审判工作的第一线，需要对于不同的诉讼案件类型进行审判工作。为此对于不同诉讼档案类型的档案信息进行收集及管理利用是基层人民法院进行相关审判工作的保障以及基础，也是对于基层法院历史审判工作真实面貌呈现的依据，也是基层法院的重要工作环节。为此不管是对于历史审判案件的负责以及对于现在审判工作的监督都应该做好对于基层法院档案信息的收集以及管理利用工作，有效的监督以及保证基层法院审判工作的司法公正性。

参考文献

[1]贾秀珍.信息技术在基层法院诉讼档案开发利用中的生命力[J].兰台世界,2019(06):57-58.

[2]王伟莉.基层法院档案信息化建设的问题与对策[J].城建档案,2019(05):34-36.

[3]张钰.法院档案信息资源开发与利用的思考[J].办公室业务,2014(07):81.