物联网技术在档案数字化管理中的应用分析

物联网技术在档案数字化管理中的应用分析

王宁

国网西安供电公司 陕西省西安市 710032

摘要：在经济全球化的背景下工业自动化和信息化的进程为人们生活环境的改变做出了极大贡献，科技不断改变人们的生活，甚至给人们的生产生活造成了很大影响。物联网(TheInternetofthings)，发展是基于人类生活对基础设备方面智能化的需求而产生的技术，集合多种技术，比如无线通信、数字电路等多种学科知识、专业领先的技术手段，来整合运用的一项技术，当前渗透在商业、军事、工业等多方面，对人们的生产生活起到了极大影响。

关键词：物联网技术；档案数字化；管理应用

一、物联网自身特征分析

（一）高度智能化

在物联网中会分布着一定规模的传感装置，通过传感装置可以对档案信息进行收集，进而有助于相关管理人员对档案内容加以充分了解，也为实现档案分类管理给予了相应的技术支撑。比如，学生被获得优秀学生干部或是其他褒奖后，应该把学生获奖信息录到学生档案中。以往会需要有关管理人员首先依据学生信息进行相应档案搜索，之后再去更新信息。可是通过物联网，相关管理人员仅通过计算机上就能够实现档案的迅速搜寻，而且及时在网上更新信息。

（二）时效性和广泛性

物联网技术的时效性,其实是物联网技术本身就具备信息的快速通信和交换的作用,并会结合时间获得有效的提升。而物联网技术的广泛性则指的是技术的应用具有广泛性的特点,物联网技术运行并不受过多的限制,因此被各个行业所广泛运用,尤其是在交通、医疗和教育行业的应用中有着很好的效果,物联网技术的时效性和广泛性使得物联网技术得到广泛应用发展。

（三）包容性与创新性

物联网技术系统包含了多个关键技术，比如射频识别技术、信号处理技术、网络识别等，在网络载体方面也起到了非常多的作用。因此在实际的需求当中将物联网与多个领域、行业技术融合在一起，实现物联网的包容性发展。而且物联网的广泛运用也能够为人们提供全新的思维模式，让虚拟世界和现实世界相互融合，从而引领信息时代的创新与变革，促进了现代信息的发展与进步。

二、物联网档案在档案管理中的应用

（一）档案的自动入库

在档案管理工作的整体流程中，相关信息内容的整理是其中工作量较大的一个组成部分。在传统的档案管理工作开展中，对于相关档案信息的整理入库，需要消耗大量的人力对信息进行分类、整理，然后将其进行装订入库。在档案管理信息系统的应用中，是由相关工作人员对档案信息内容进行搜集、整理，然后将其以表格的形式导入到管理系统中。在当前的智能化档案管理工作中，由下级单位对相关的档案信息进行搜集，然后通过上传或扫描的形式，自动导入档案管理系统中。在进行档案信息的整理过程中，相关的档案信息内容，会根据整理单位的具体等级，以及档案信息内容的分类，编制不同的编码。在对档案信息进行管理的过程中，相关工作人员只需输入相应的变化，或按照编码的规律进行搜索，就能够查到相应的档案。不仅极大地提升了档案信息的管理质量，也减少了人工对档案信息进行整理时出现错误的概率。

（二）科学制定并严格推行规范化管理标准

要想将物联网技术有效应用于档案管理工作中，首先就需要科学制定规范化的管理及技术标准。在制定管理标准时，需要对互联网以及物联网技术有关标准规范加以重点考虑，在开展档案管理工作过程中，则需要以标准规范为依据去执行。与此同时，就运用物联网系统来讲，也需要确保管理工作的规范化与统一性，确保其能有效运行于档案管理工作。在制定相关技术标准时，高校应做好物联网技术的交流工作，能够正确达成协议，这样一方面可以减少研发物联网技术的有关成本，另一方面还有助于实现资源的无局限共享。

（三）提升硬件配备水平

传统的档案管理工作对硬件设备的科技水平要求不高，但是需要实体建筑与设备作为支撑开展档案管理，受到诸多因素的影响，比如时间、空间、资源等，管理并不先进。

传统的档案管理需要投入大量资金与财力，尤其是人们在并不重视档案管理的背景下，档案管理缺乏专项基金、档案库房管理等硬件设备作为支撑。在档案管理当中计算机等硬件设备设施并不齐全，限制了档案管理的现代化。物联网技术是一项与生活各个方面相关联的技术，人们使用物联网技术打造新型智能化档案实体库房、提升软件、硬件设备建设，为档案管理水平的提升提供了条件。物联网技术主要由感知、应用、网络层等组成，包括多项技术的运用。在档案库房建设管理当中，物联网技术能够创建库管理结构体系，具备自动管理自动识别的能力。

（四）建设智能化档案管理平台

在进行档案管理工作的过程中，要对相关的档案管理工作流程进行分析，结合整体的档案管理工作发展进行智能化管理平台的建设。在进行相关信息采集的过程中，在各个工作环节的建设过程中，深入结合物联网技术的智能化建设，对相关的档案信息进行快速搜集和整理。例如：将相关信息的搜集、整理过程，结合智能化的物联网技术，进行面部、指纹的相关识别度高的信息整理，然后智能化管理系统会自动整理相关人员的信息进行建档。通过对智能化档案管理平台的建设，能够利用物联网技术，对所关联的网络智能化相关人员、时间的信息进行整理，极大地提升了相关信息的利用效率，实现了对档案信息的统一化管理。

通过物联网技术对相关的档案信息内容进行智能化建档、整理，并结合档案的属性，对档案进行准确的归纳，然后将相应的信息导入子系统的保护系统中，把所整理的档案信息放入防火墙的保护界限内。在进行相关档案信息检索、调用的过程中，可以通过相关的面部识别图像、指纹等进行快速识别。在进行相关信息调用的过程中，能够通过相关人员的指纹、面部识别等，对相应的档案信息进行调取，帮助相关工作人员快速完成信息的调用。

（五）简化档案查阅和调取操作流程

通过物联网技术的应用可以简化档案查阅和调取的操作流程。在档案查阅或调取时,只需要将档案借阅卡放在档案借阅设备的识别处,系统就会自动对查阅或调取的档案进行识别并对其个人信息识别记录,识别通过后会自动打印出借阅清单,在归还档案时将档案放在档案借阅设备进行扫描识别,就可完成档案归还操作。如此一来就可以实现档案查阅和调取操作流程的简化,实现信息核对的精准化,减少人工操作的误差。在档案查阅和调取操作流程中运用物联网技术可以减少人为查找和归还的操作。通过不同档案独立的电子标签,实现对档案位置的精准定位,缩短档案查找和归还的时间,减轻档案管理人员的工作量,既节省借阅者的时间,又提高档案管理水平。

三、结论

综上所述，在物联网时代背景下，智能化档案管理工作发展已经成为档案管理工作的重要发展趋势，对我国的相关档案管理工作发展，产生了重要的促进作用。将物联网技术与智能化档案管理进行有效地结合，可以对相关的档案信息内容进行快速准确地整理建档，并将整理后的档案快速归纳，对整体的档案信息调用、查阅等工作进行智能化管理，全面提升档案管理水平，对我国的建设发展具有重要意义。

参考文献：

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