物联网在档案管理中的应用研究

物联网在档案管理中的应用研究 王莉 中通服公众信息产业股份有限公司 新疆乌鲁木齐市 830000

摘要：物联网是第三代互联网技术，近年来得到广泛的应用。物联网在档案管理中有着广阔的应用前景，对实现档案智能化管理有着重要的推动作用。本文以物联网在档案管理中的应用研究为题，通过对物联网技术的特点进行分析，对物联网在档案管理中应用的必要性展开分析，提出物联网在档案管理中的应用前景及应用中应注意的问题。物联网技术智能化和及时化等众多特点，使得物联网技术在各行各业都得到了广泛的应用。在档案管理中运用物联网技术，对提升档案管理水平有着十分重要的意义。希望通过本次对档案管理中应用物联网技术的研究，可以为实现档案管理的智能化，提升档案管理的安全性提供可参考的建议。

关键词：物联网；档案管理；应用

1物联网在档案管理中的重要性

1.1提升档案的查询和利用效率

在查询或者调取档案时，档案室就会执行相应的档案调取查阅的规章制度，确保档案查询和调取工作的规范性，为档案的安全提供保障，由于具体的操作方式要严格按照规章制度来实施，烦琐的操作方式就会增加档案管理工作的难度，难以提升档案管理工作的效率。例如：在查询和调取档案时，需要准备规定的证件才能够查看一些开放性的档案资料，要想查看不对外开放的档案时，就必须要持有相关的工作证明、介绍信或是一些证明身份的证件才可以查看。在查档或是调档前，必须要详细填写档案登记表，并且只能在规定的阅览室查阅档案。这些档案查阅规定是为了明确档案查询调取者的信息，从而确保档案查阅调取的安全性，但是这种档案管理方式降低了工作效率，因此要在档案管理工作中应用物联网技术，来提升档案管理工作的效率。

1.2提升档案管理的安全性

传统的档案防盗管理通常有三种形式，分别是视频监控防盗、自动报警系统和电子门禁者几种档案防盗管理。视频监控防盗就是在档案库房安装红外线摄像头，对档案库房内的情况进行二十四小时监控；自动报警系统就是在档案库房中结合库房的面积安装一定数量的温度和烟感探测器，并在档案库房的走廊或是出口安装声光报警器，当库房中出现异常情况就会触发声光报警器，这时声光报警器就会通过语音播报的形式将库房内发生的情况通知有关人员；电子门禁，就是在档案库房中的出入口设置的门禁系统，如果没有密码验证无法进入档案库房当中。档案在未经许可的情况下被带出库房时就会触发安全警报，安全防盗技术对档案起到十分重要的保护作用，但是这些防盗系统还是具有一定的局限性，如：视频监控容易出现死角，虚幻报警，电子门禁容易受到磁场的干扰。而在档案安全防盗管理中应用物联网技术可以有效提升档案管理的安全性。

2物联网在档案管理中的应用

2.1自动生成档案实现管理

档案管理馆藏资源丰富、管理效率比较高，能完美展示出档案管理资源的价值。物联网时代之后档案管理的形式发生了直接的改变，在档案收集、生产、管理的过程中物联网技术的作用体现在：首先档案的收集省时省力，企业事业单位能够按照不同的类别将档案放在不同的盒子，使用档案收集系统当中管理模块管理生成标签数据，之后使用读写器将档案的相关内容打印在标签上，粘贴到档案当中。电子标签的运用提升了档案的生成效率，保证了档案智能化和自动化管理。其次，物联网技术能够方便用户使用档案，比如用户浏览文件信息、借阅资料、查阅档案资料等，能够为客户提供方便，也实现了档案的现代化管理。档案管理人员取出档案之后，系统记录这个环节，档案当前处于被借阅状态，用户借出档案之后，智能监控系统核对信息，将信息反馈到借阅模板，对比验证是否合理；合理则无动作，如果对比信息存在疑问，系统就会发出警报，则档案需要管理人员再次确认。用户使用完毕后阅读器会自动消除借阅记录，档案人员将档案归置完整，而系统则会自动记录、查阅、完成还卷工作[2]。

2.2实现库房环境的智能化调节

应用物联网还可以实现档案库房环境的智能化调节，通过运用物联技术将设定的信息安装在档案库房环境感知的芯片中，提升档案库房环境监测的高效性，并实现档案库房环境的自我调控，当库房内的湿度和温度发生变化时，及时作出调整或发出预警。档案库房智能化调节包含对库房温度和湿度的调节检测以及库房安全防盗系统等，通过运用物联网技术提升各个系统有效感知能力，实现档案库房的智能化管理。通常来说，库房的检测感知系统需要确保正常的供电才能保障其运行，对档案库房的真实情况进行实时监控。当库房实际情况和与设定的环境标准呈现出较大的差异时，系统就会进行自我调节，使库房的环境调整到正常的状态。

2.3物联网应用于实物档案防盗与监控

档案馆对档案的防盗管理包括安装防盗门、防盗网、防盗报警、视频监控等。库房管理人员在离开库房后，启动安保系统，以防止其他人员接近安保区域的档案。这类安保系统在长期使用后，防盗报警系统经常因为老化等原因接触不灵，不能准确及时报警。物联网技术在安保方面，可以RFID技术为核心构建安全门，实物档案经过安全门时，其表面的RFID标签被自动化识别，一旦实物档案信息不正确或出入库不合规时，会启发报警，同时关闭通道。另外，安全门还能将出入库房的人员进出进行显示与统计，以便管理人员监控安全门的开启与关闭。

2.4简化档案查阅和调取操作流程

通过物联网技术的应用可以简化档案查阅和调取的操作流程。在档案查阅或调取时，只需要将档案借阅卡放在档案借阅设备的识别处，系统就会自动对查阅或调取的档案进行识别并对其个人信息识别记录，识别通过后会自动打印出借阅清单，在归还档案时将档案放在档案借阅设备进行扫描识别，就可完成档案归还操作。如此一来就可以实现档案查阅和调取操作流程的简化，实现信息核对的精准化，减少人工操作的误差。在档案查阅和调取操作流程中运用物联网技术可以减少人为查找和归还的操作。通过不同档案独立的电子标签，实现对档案位置的精准定位，缩短档案查找和归还的时间，减轻档案管理人员的工作量，既节省借阅者的时间，又提高档案管理水平。

2.5提升硬件配备水平

传统的档案管理工作对硬件设备的科技水平要求不高，但是需要实体建筑与设备作为支撑开展档案管理，受到诸多因素的影响，比如时间、空间、资源等，管理并不先进。传统的档案管理需要投入大量资金与财力，尤其是人们在并不重视档案管理的背景下，档案管理缺乏专项基金、档案库房管理等硬件设备作为支撑。在档案管理当中计算机等硬件设备设施并不齐全，限制了档案管理的现代化。物联网技术是一项与生活各个方面相关联的技术，人们使用物联网技术打造新型智能化档案实体库房、提升软件、硬件设备建设，为档案管理水平的提升提供了条件。物联网技术主要由感知、应用、网络层等组成，包括多项技术的运用。在档案库房建设管理当中，物联网技术能够创建库管理结构体系，具备自动管理自动识别的能力。

结束语

总的来说，物联网在档案管理的应用中有着广阔的应用前景，可以有效提升档案管理的水平，实现档案管理的智能化，但是物联网技术在档案管理的应用尚不成熟，在未来的应用过程中还需进行进一步深化研究，解决物联网技术在档案管理中的问题，实现档案管理朝着智慧的方向发展。

参考文献

[1]和永青.基于物联网技术的智能化档案管理探讨[J].办公室业务,2019(20):180.

[2]刘洪霞.物联网技术下的智能化档案管理分析[J].科技风,2019(15):91.

[3]王娟,郑川.物联网在高校档案管理中的应用探索[J].资源信息与工程,2019,34(02):191-192+196.

[4]解学香.物联网技术在高校档案管理中的应用探究[J].中国高新区,2018(07):74.