文书档案管理质量影响因素分析及质量提升

文书档案管理质量影响因素分析及质量提升

刘艳

国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315

摘要：文书档案是档案的组成部分，主要是收集、整理及保存各种相关的文档资料，在档案管理工作中发挥着重要作用。文中分析文书档案管理质量影响因素，结合实际情况给出提升文书档案管理质量的措施。

关键词：文书档案；管理质量；提升措施

文书档案在现代社会中越来越重要，尤其是最近几年，企业内部管理问题得到社会广泛关注，文书档案占据了更高的地位。以前的文书档案是纸质版手工管理，随着信息化的发展，文书档案也变成了电子版本，从而促进了单位的信息流动和管理。

1、文书档案整理与管理工作的重要性

当下传统的管理方法已经不再适用，因为工作开展效率实在太低，应用计算机技术后，无论工作效率还是准确性都要提高不少，可以说文书档案整理工作会变得更加简单，不需要过多的投入。传统方法需要相关人员，按照自己本身的理解，去对收集好的信息资料进行分类整理，虽然分类有相应的基础准则，不过每个人都有不同的理解能力，所以就算是同一档案文件也会出现分歧，最终出现分类错误的情况，大大影响了文书档案整理工作的准确性，而后续装订保存时也会受到严重影响。

文书档案管理工作是针对收集到保存整个过程，为了提高管理水平，必须有效使用现代管理技术，在教育单位中计算机使用非常广泛，尤其在文书档案管理工作中，起到了至关重要的作用，无论分类还是管理都更为高效。文书档案管理工作的第一步，就是要针对收集的信息资料进行规范分类，一般可以按照年度、保管时限、涉及的内容等进行分类。年度分类就是按照时间进行分类保管，而保管时限则是按照相关的规定，把档案分成永久文书档案、长期、短期文书档案，通过分类进行保存即可。

2、文书档案管理存在的问题

2.1 忽视档案管理人员的专业素质

有些企业档案管理人员直接上手开始工作，在处理档案的过程中，因没有受过专业训练，对档案的分类、立卷等专业管理工作没有充分了解，这就导致他们在工作时不能很好地进入状态，需要一段时间去慢慢适应，并且他们的专业水平还达不到现代档案管理的要求。同时在一些企业里，尽管文书档案管理人员都学过相关知识，但他们整天都忙于工作，没有时间去提升自己，去继续学习新知识，这就造成了这些文书档案管理人员思想比较落后，不能紧跟形势，反映在他们的实际工作中，就是对最基础的档案管理知识缺乏了解，导致在工作过程中遇到没有见过的问题就无法解决，严重影响了工作，延误整个工作部门的工作，耽搁工作进度。工作人员开展工作时对专业知识掌握不扎实，不了解内容，可能会延误工作。最近几年来，随着档案数字化技术的逐渐普及，很多企业开始用计算机技术进行档案管理，在文书档案管理工作中，数字化档案管理已经成为未来档案管理的趋势，但很多企业文书档案管理工作中有很多问题不明确，这就需要企业加大培训力度，请专业人才来授课，员工努力学习，尽快掌握相关专业技术，减轻工作负担。

2.2 文书档案衔接方面存在问题

文书工作和档案工作之间是不可分割的，它们之间有一些相同点，也有很大的差异性。我们在文书档案管理中，要把这两项工作紧密联系起来，只有这样，才能科学有效地完成档案管理工作。然而在实践操作中，文书和档案工作者在工作中常常把精力放在自己的本职工作上，而忽视了相互工作的催化作用，直接导致文书工作和档案工作之间衔接不紧密，以至于文书和档案的基本文件格式和方法加工有很大不同，两者无法统一进行，存在不规范和不科学的现象。

2.3 工作人员空缺大

大部分企业并没有设置专门的文书档案管理部门，这就缩小了文书档案的范围，导致许多工作被忽视，这就是文书档案管理工作不能及时完成的原因。此外，由于没有相应的监督机制，文书档案的真假无法得到适当的审查，有时一些信息记录也不完整，这严重影响了之后工作的完成。这些问题的出现，一方面是由于工作人员的技能低下，另一方面是由于工作人员的管理不足造成的。

3、文书档案管理质量提升措施分析

3.1 增强文书档案管理人员的专业水平

为了促进文书档案管理人员更好地工作，我们需要提高文书档案管理人员的专业水平。可以让档案管理工作者总结自己工作中遇到的问题，并提出解决方案，对一些较好的方案要给予奖励，让大家在工作中发现自己的问题，单位可以了解员工尚未满足的需求，有针对性地进行激励。让员工参加技能培训，弥补自己的不足。让每一位文书档案管理人员都能接受日益更新的档案管理技术要求，提高工作人员的综合素质。

3.2 文书和档案工作的衔接

文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。

3.3 加强部门合作，做好档案收集工作

文书档案管理人要积极主动了解每个部门开展的主要业务工作，经常到部门考察，观察部门人员的工作状况，了解工作现状，在工作中发现问题，并及时寻找解决方案。档案管理部门要与其他各部门处理好关系，方便档案管理部门的工作顺利进行。在收集材料时，要收集那些能够充分反映历史变革和社会变革的档案材料，这样能够保证档案管理工作有序发展，为实际的研究和服务提供必要的信息材料。

3.4 建立有效的管理机制，严格管理程序

我们在工作中，应尽可能仔细地分析系统和程序的所有细节和过程，尽可能细化每一环节，简明扼要，并确保建立的标准可以实施。文书档案管理人员在完成任务时，要按照单位的要求来进行，不允许以任意方式发布无效文件。在文件正式印刷之前，必须对内容进行彻底审查，以确保其完整、精确、流畅和严谨。文件中出现失误的地方，要依据单位要求进行修改，并在修改后仔细检查。此外，在印刷过程中，对用哪种纸，多大的纸，都要按要求来。与此同时，要注明文件的名称和用途，明确它们是用来干什么，并把握好文件的数量，不要出现任意抄送现象。

3.5 完善文书档案管理工作信息化建设

随着信息技术的发展，现代信息技术被文书档案管理工作大力运用，工作难度和工作量大大降低。使用办公自动化管理文书档案，将提高文书档案管理水平，并确保管理质量稳步提高。信息化是一把双刃剑，给大家带来便利的同时，也威胁相关的信息安全。在当今这个快速发展的社会，如果不能很好地保护自己的信息，就会像“透明人”。因此，为了保护文书档案不被泄露，很有必要完善文书档案的管理以及信息化建设。办公自动化可以有效避免这种情况发生，可以确保文书档案管理安全，防止信息泄露。

结语

当今社会，在相关部门的大力推动下，文书档案管理越来越受重视。随着科学技术的发展，文书档案在很大程度上作为衡量事业单位工作的重要标准，甚至已经成为能否受到其他单位信任的决定性因素。简而言之，我们需要更多地关注文书档案建设与管理。

参考文献

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