文管所藏品档案建设与管理探讨

文管所藏品档案建设与管理探讨

陈乾

冕宁县文管所 四川省冕宁县 615600

摘要：我国文管所藏品档案管理工作多年来取得了很大的进展，但也暴露出许多缺陷，给文管所藏品档案管理带来了一些障碍。本文从文管所藏品档案管理概述入手，分析我国文管所藏品档案管理的不足，并提出相关建议，希望对我国文管所藏品档案管理工作具有积极的指导作用，将促进我国文管所藏品档案管理的健康发展，使其更加科学、系统、规范。

关键词：文管所：藏品；档案管理

文管所藏品档案管理是反映文化遗产管理、保护、研究和利用的历史档案，它直接描述和反映了重要的民族文化活动的原始记录，具有重要的实践和历史价值，藏品是文化机构展示和研究的物质基础，藏品工作者负有科学有效地管理和研究藏品档案的神圣职责，随着信息时代的发展，文管所藏品档案管理是已经成为必然要求。

一、文管所藏品档案管理的主要内容

（一）收集的历史数据

文管所藏品不仅供人们参观，而且具有深刻的历史价值，对历史研究具有重要意义。作为藏品收集和管理的一部分，要收集和补充藏品的历史资料和具体信息，科学地对藏品进行分类和记录，统一保存和处理，这有助于及时对文化遗产进行分类、保存、编目和保存，从而保证数据的完整性和顺序。

（二）藏品的鉴定记录

藏品档案是证明藏品收藏真实性和价值的重要证据，收集整理相关文献，保存相关历史数据、评价过程和结果。在藏品分类鉴定的过程中，要坚持专业理念，严格履行职责，确保藏品的真实性^[1]。

（三）藏品档案管理记录

此外，藏品档案收集后需要进行管理和归档，必须严格按照国家关于文化遗产保护和修复的规定进行定期维护，并详细记录。负责藏品保护的工作人员必须进行登记，确保藏品的安全，并报告藏品是否发生了损坏。

二、藏品档案建设与管理工作的重要性

（一）完善藏品档案的管理信息，可以加强对文管所的监督

建立藏品档案的初衷是为了便于文管所藏品的管理。但实际上，藏品档案的管理还包括对文管所的监督。

为了加强藏品管理，有必要设立总账处，总账经理应同时负责仓库的维护工作，总账和仓库管理人员必须共同核实总账中的藏品数量。这种管理模式不仅实现了账户的分离，而且起到了监督和相互制约的作用。

此外，文管所负责公布馆藏的进出需求，并对馆藏进行动态监控。例如，在收集已发布的藏品后，管理员、存储库和第三方受益人将它们保存为三份副本，藏品管理人员必须了解藏品的收集情况，并及时与仓库管理人员和收集人员联系，确保不存在延误。

（二）完善藏品保护信息，可以加强藏品的预防性保护

藏品永垂不朽是每一位文管所工作人员的梦想，预防性保护的概念最早是1930年在意大利罗马举行的保护艺术品国际研讨会上提出的，如何实现对文管所藏品的预防性保护，世界各地的文管所同仁都在做出不懈的努力，从最初对文管所藏品的环境控制到建筑物的使用，到在文管所的设计和建设中实现部分控制功能。

那么，藏品新的收集是否有助于防止保护信息的收集呢？答案是显而易见的。对于一些藏品，档案人员记录长期收集防护信息，包括所有的消毒、灭菌、防虫、防腐蚀等。详细记录恢复、保护、回放时间、单位、用户名、使用的设备、工艺流程、待恢复采集部件，并记录相关方法和效果。

通过客观收集原始数据，统计分析藏品的保存状况，找出最适宜的保护方法，收集预防保护，为提高预防保护的相关性和有效性提供可靠依据。

三、文管所藏品档案建设和管理改进方案

（一）建立详细的藏品档案

在收藏早期，文管所工作人员必须从一开始就详细记录收藏信息，为档案管理打下基础。在藏品收集归档的过程中，一定要遵守国家统一的藏品收集标准，这样才能保证藏品收集信息的完整性和藏品收集归档数量的统一，便于藏品的展示。对进入文管所的藏品进行多方面的记录，以便进一步管理，为藏品的研究奠定基础。

（二）完善和加强藏品收藏管理制度

文管所里有各种各样的藏品，在藏品管理的过程中，有很多文献需要记录，鉴定记录、收藏记录、分类和检查报告是藏品收藏档案管理信息的重要组成部分。在藏品档案管理过程中，要完善藏品收藏管理制度，通过档案管理对藏品进行有效管理。管理制度的建立可以保证档案与管理者在管理运作过程中形成有效的管理模式，从而减少操作失误和管理的主观性和随意性，藏品收藏管理系统可以保证更多地利用信息技术和网络，进一步提高档案管理的质量和效率。

（三）充分利用信息管理技术

在藏品档案管理的过程中，要大大提高档案管理技术，应充分利用现有资源，设立专项资金，建立档案管理的信息化。同时，要注重管理人才的培养，提高信息管理技术的应用和管理水平，此外，对传统的文件管理方法进行了培训，避免文件信息的丢失，进一步提高藏品管理的效率和安全性。

（四）定期、及时对管理人员进行培训

藏品档案管理人员的素质对档案管理的整体素质有着重要的影响，

所以在管理过程中一定要重视藏品档案管理人员的培养。在培训过程中，要对藏品档案管理方法、藏品档案管理理念和信息技术操作进行培训。同时，要特别注意提高藏品档案管理人员的专业管理水平和安全意识，减少对藏品档案管理的影响。

（五）建立基本馆藏档案

收集藏品档案的基本方法是保存所收集资料的来源、年代、名称、规模和质量，建立藏品档案目录。在收藏、归档的过程中，不仅要关注藏品的状态，更要关注藏品的历史内涵。除了记录馆藏的自然条件和历史内涵外，还详细记录了藏品的传播过程和保存情况，对藏品进行描述或拍照，并对保存、专家鉴定和研究结果进行记录，只有这样，才能为文管所藏品建设提供一个完整、准确的基础。保管、收集藏品时，必须绘制文管所位置图，以便保管人员方便、准确、及时地收集藏品^[2]。

（六）建立动态藏品档案

与静态收藏相比，动态收藏并不常见，藏品的静态管理相对简单，一般只有两个藏品空间，即仓库和展厅，变化不大。因此，我们只需要为每一次藏品收集建立相应的档案、目录和位置，并做好保护和储存工作。近年来，作为藏品管理中心，文管所之间的交流越来越多，举办海外展览、临时展览、知识讲座等活动。文管所对这些藏品的使用也在增加。因此，迫切需要建立动态藏品档案，动态跟踪收藏状态，确保收藏进出的安全性，减少收藏的损坏和丢失，动态藏品档案建立的步骤和方法包括：

第一，必须建立严格的收集制度，确保了收货和入库的安全。

第二，凭证的发放和接收必须严格遵守相关制度，并认真填写凭证上的信息。

第三，是保证通行证在仓库中妥善存放，明确收货地点。

第四，做好动态藏品统计工作，对馆藏进行动态统计，准确反映各类馆藏的利用率及其在宣传、教育和科学研究中的作用。

（七）补充和完善藏品归档后的收集工作

在藏品手机过程中获得的书面文件为原始文件，仅根据原始文件进行调查、招标、宣传是不够的。藏品档案收集后，档案收集的内容不应该是静态的，而应该通过不同历史时期的社会发展、思想变化进行补充和完善。同时，反映不同历史时期政治和社会地位的变化。只有通过对收藏和使用过程的不断补充和完善，才能更好、更准确地记录馆藏的历史、科学和艺术价值^[3]。

四、结束语

文管所等与文化遗产有关的单位必须做好日常工作，从安全的角度更加重视科学技术，从而保护文化遗产的环境和分类收藏。只有这样，档案保存和分类过程中的文化遗产才能得到充分的关注和保护。采用科学的分类保护方法是提高文化遗产安全性和影响力的重要步骤。对于有着悠久历史和文明的中国来说，这种文化积淀是留给子孙后代的最重要和珍贵的遗产。

参考文献：

[1]田利芳.做好基层文物藏品管理工作 夯实文物强省建设基础[J].人文天下，2015(13):60-63.

[2]刘慧玲.基层文物保护单位文物保护管理工作探究——以靖边县文物管理所为例[J].文物鉴定与鉴赏，2021(03):114-116.

[3]李静.基层文物管理所藏品管理模式创新策略研究[J].参花（上）,2015(08):126-127.