事业单位办公自动化系统建设的必要性分析

事业单位办公自动化系统建设的必要性分析

孙威

肇东市工业信息科技局，黑龙江 肇东 151100

摘要：事业单位在我国发展过程中占据着非常重要的地位，随着社会经济的不断发展，事业单位也面临着越来越多的机遇和挑战。就从目前情况看来，我国整体的科学技术水平得到了进一步提高，社会各个方面也在朝着自动化方向不断发展，事业单位作为社会运行的重要组成部分也要进行适当的转变。部分事业单位还在沿用传统的办公理念和方法，这样就会导致办公质量和效率比较低，无法满足时代发展的需求，所以，事业单位要对办公自动化系统建设工作予以足够重视，并且将其进行充分应用。

关键词：办公；事业单位；建设；必要性；自动化

前言：

通过实际调查发现，办公自动化已经成为我国各个方面发展过程中不可缺少的部分，这种新型的办公方式不仅可以实现无纸化办公，而且还可以进一步提高整体的办公效率和质量，工作人员的办公行为也变得更加规范化。因此，事业单位相关管理人员要对办公自动化系统予以足够重视，并且对其重要性进行充分认识，这样才可以提高事业单位各方面工作的效率。有鉴于此，下文在充分基于相关文献查阅以及结合自身多年工作经验背景下，就事业单位办公自动化系统建设的必要性与要点展开探析。

一、事业单位办公自动化系统建设的必要性

（一）满足事业单位发展需要，提高工作效率

在通常情况下，事业单位在以往的管理工作当中利用电脑将所需要的表格或文本进行打印，然后将这些打印出来的纸质行文进行存储，尽管部分事业单位对微信、QQ等先进的即时通讯工具进行了应用，不过还是无法满足事业单位发展过程中的实际需求。在信息化程度不断深入的今天，我国事业单位在日常工作过程中会产生较大数量的信息和数据，采用纸质行文存储或不规范的即时通讯工具已经与实际情况不相符合，不仅会导致工作效率和质量降低，而且数据信息在处理过程中发生丢失的风险也变得越来越大，对事业单位发展起到阻碍作用。不过，专业办公自动化系统能够将计算机技术和互联网技术进行充分结合，事业单位对其进行充分应用可以在管理工作当中实现信息化，单位内部各个之间可以进行有效的交流和沟通。另外，事业单位应用办公自动化系统还可以在办公过程中实现无纸化和信息化，在一定程度上可以节省办公时间，在提高办公效率的同时，事业单位的口碑也到了进一步提高。

（二）提供更有效的信息，节约工作时间

在事业单位发展过程中进行办公自动化系统的建设可以让信息数据的流通和共享变得更加便捷，各式各样的报表可以在短时间内快速生成，管理人员可以通过对报表当中的信息进行充分分析，为后期的决策工作提供更加有效的参考依据。另外，应用办公自动化系统还可以减轻工作人员的压力，各个部门之间信息交流也变得更加有效且迅速，上级领导审批工作能够在短时间内完成。

（三）实现标准化管理，提高行政管理效率

办公自动化系统在事业单位当中占据着非常重要的地位，相关管理人员通过该系统可以对内部各项业务和项目的实际进展进行充分了解。办公自动化可以在事业单位内部实现标准化管理，行政管理的效率和质量得到进一步提高，管理人员可以统筹规划各种项目，对人员、资金和项目进展等方面也可以充分了解，对事业单位后期发展也起到一定的促进作用。

二、事业单位办公自动化系统建设的要点

（一）突出公文处理能力和档案管理能力

公文的收发文工作和档案管理工作是事业单位发展过程中非常重要的环节，通过对办公自动化系统的应用可以对收文和发文进行有效的管理，工作人员可以在起草、公文审核、电子签章、手写批注等方面对相关数据和信息进行保存，在这之后利用公文传阅、来文登记等方法进行及时记录，各个种类的文档可以有效的进行嵌入整合。除此之外，办公自动化系统还可以对收发文的全过程进行有效监督，在问题出现的第一时间采取相应的措施进行处理，从而保证各个基本流程可以正常开展。档案管理也是事业单位的重中之重，在这个过程中不但要对电子文件和档案进行管理，而且还要对实体档案进行有效的管理，另外还需要对收发、起草、归档等方面的工作进行有效落实，这样才可以实现一体化管理，事业单位也要对各种档案进行分类存储，在后期查找的时候也会比较方便。

（二）强化人员、资源的有效统筹管理能力

现阶段，我国事业单位受到市场变化的影响而对人员的考勤和绩效考核工作予以了足够重视，在这个过程中应用办公自动化系统可以达到良好的效果，管理人员利用该系统能够科学的完成人事档案管理、绩效考核等方面的工作。由于事业单位的特殊性，所以其内部的财力是非常有限的，这就要求工作人员要在日常工作过程中将全额和差额的财政预算工作落实到位，严格按照相关的要求和规定来对一些数据信息进行处理。通过对现有资源和下一年度的预算分析，办公自动化系统可以提高事业单位的统筹管理能力。事业单位在日常工作过程中会涉及到很多方面，不同的项目和业务对办公自动化系统的需求也会有所不同，这就要求相关管理人员要根据实际情况来进行分析，在此基础上建立符合自身特点的办公自动化系统，系统可以稳定可靠的运行

（三）满足规范性与性能需求

所谓的规范性需求，简单的来说就是事业单位在应用办公自动化系统的时候，无论是PC端还是移动端，工作人员都需要对业务操作和信息处理进行规范化。事业单位可以对先进的网络技术和计算机技术来对办公流程和操作进行规范化管理，不仅可以充分提高管理的质量和效率，而且各方面的工作也可以正常开展。除此之外，相关管理人员还要根据实际的情况来进行充分分析，在此基础上对业务流程、办公流程等方面进行规范化管理，这样才可以对失事业单位内部的信息结构进行不断的改进和优化，在一定程度上可以节约办公时间，而且信息的处理效率也会得到相应的提高。事业单位内部系统可以通过办公自动化系统来进行有效的信息交流，对外部组织或个人也可以进行信息交流，所以，规范化的办公自动化系统是事业单位在建设过程中不可缺少的重要部分。

简单点说，办公自动化系统性能需求主要集中在安全、可靠性以及负荷能力这三个上。但对于事业单位来说，由于不同单位工作类型、业务量多少等方面存在着不小的差异，因而我们在其办公自动化系统建设上针对性能需求应当有所不同，这样才能够较好地保证事业单位工作效率。首先，由于事业单位属于国家政府部门，其日常工作中会涉及到不少内部信息，因而办公自动化系统的安全性就必须提高，这可以通过专业的社会力量来实现。其次，各事业单位根据自身工作类型、业务量以及数据处理需求等实际情况要优化办公自动化系统的兼容性以及负荷能力。

三、结束语

由此可见，办公自动化系统的建设工作在事业单位发展过程中占据着非常重要的地位，为了能够提高事业单位整体的工作效率和质量，相关工作人员要对该工作予以足够重视，结合实际来对办公自动化系统进行充分应用。

参考文献：

1. 周潇, 张亚. 事业单位综合办公自动化系统的优化途径[J]. 科技风, 2019, No.396(28):250-251.

2. 杨静. 事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究[J]. 中国管理信息化, 2019, 22(06):190-191.

3. 张雅卓. 解析办公自动化对事业单位档案管理的影响[J]. 智库时代, 2020, No.233(13):259-260.