水利工程档案同步管理策略分析

水利工程档案同步管理策略分析

李慧玲

定西市安定区引洮工程建设管理局 甘肃省定西市 743000

摘 要：为了达到政府关于对基础设施和提高水利基础设施的建造，相对于质量方面的呼吁也是越来越强烈，甘肃省定西市增加了对该地区水利建设的投资，水利方面的项目也是每年都在逐渐地变多，所以，水利档案的管理任务也是越来越重，也相对来说很麻烦，需要更加完善和优化。水利档案的管理长期以来被忽视，既没有系统化，也没有完整性，万一遇到随机抽查或紧急检索信息的情况下，就会不知所措，导致作业效率并不高。在水利工程建设中改进档案管理，以适应新的环境，档案必须和符合工程的进度，随着工程合同的管理，工程质量的检验和验收任务可以一起进行。

关键词：水利工程；档案管理；同步管理

1工程档案同步管理工作的基本目标

水利系统的档案管理也是具有时间周期较长、比较系统的一种工作，涉及许多的部门、复杂的步骤和大量的工作。参与建造水利工程的每个部门，都要积极参与合作管理全部档案。在项目中，建设单位或各参见单位应就项目的档案的管理提供意见建议，加快对档案的共同管理的进程，改进和提升档案管理系统。主动研究和创建较为新颖的档案管理制度，将档案管理归纳到平时的管理任务中，以下是对项目文件的合理和准确管理的几个工作任务。

1.1与水利工程项目设计同步

水利项目的设计阶段，负责项目的法人和参建单位档案管理者应参加投标、进度会议和项目登记，把一些相关的问题和内容，还有比较特别的内容，全部都总结起来，从工程规模的方面、完成项目的时间上来讲，必须完成预先记录的收集工作，以便利今后的使用和查阅。

1.2与项目合同管理同步

在工程项目施工的前期和中期，将会签署施工合同和相关协议，以及施工过程中所使用到的原材料的采购合同和劳务人员的劳动合同，也需要及时地把合同、协议交到相关的档案管理部门，原件、副本的所有数量标注清楚、内容必须完整，并在副本存放地点标注好相应原件的位置。管理者也应注意对牵扯到该项目的施工方案、图纸、设备以及其它使用资料等相关档案的归属，并需要按时进行收集及规整。

1.3与工程项目检查工作同步

在建设施工的工作中，相应的各个管理部门将派遣专门视察员定期去施工现场进行视察，并在视察期间做到全面仔细的检查，对于项目的整体质量及安全有全面地了解，进行考核，档案管理员将要参与整个施工阶段，了解工程的整体情况，并准备档案检验、及时处理和处理结果建立档案，将有助于今后对建筑问题作出反应和作出调整。

1.4与工程验收工作同步

水利施工项目也是分为好几个阶段才能全部完成，所有的项目阶段，必须全部作全面的质量评估和收尾任务，在工程的各个阶段都是必要的，工作检查了同一阶段的技术文件，包括完成工作计划及文件财务的所有记录，如果出现违规情况，将不接受完成的计划和财务报表。也有很多的比较看重的水利项目就必须严格地进行查验和验收，还得按照指点时间段做好文件的编译和整理。如果因为档案方面的原因不能达到相关的验收规范，就需要马上进行修改完善档案，稍微修整一段时间在进行工程竣工验收。

2水利工程档案同步管理方法

水利档案的管理符合项目每个阶段的进展情况，并与合同管理和检查任务同步进行，这是对建设国家基础设施的一项新的目标，也是对在甘肃省兴建水利基础设施的具体要求，不仅是可持续发展的一部分，而且有利于加速实现基本建设现代化的方式。基础设施档案管理不仅要提高对同步管理档案的认识，还要提高与其他工程处协调，积极沟通交流，随时了解实际建筑问题，并继续完善目前的档案管理系统，监控同步管理模式的具体实施。

2.1加强宣传，树立全员同步管理意识

根据《中华人民共和国档案法》和《水利工程档案管理条例》等国家档案管理法和政策管理档案，为了使档案管理人员熟悉法律和规章制度，编纂重要规定，向工作人员分发档案管理手册，提高工作人员对档案管理重要性的认识，并使其同步进行，必须要组织定期审查和核实管理信息系统的理论知识档案，熟悉与企业资源规划系统，档案馆定期检查项目档案的管理是否符合其他任务。

2.2建立健全档案管理制度

良好的档案管理系统是档案管理的基础和保证水利档案的质量标准。应在先前的水利施工项目开始招标的流程中制度相关的规则，里面包含有一些相应的格式、投标的日期、投标的内容和所属期限不同的固定档案水利建设施工项目的相关文件，必须全部填好并且准确无误。我们也可以通过制定具体的档案规则和有关条例，比如档案管理系统、档案存取系统，准备档案的操作规程等等。也可以将这些标准规范划分到工程施工的规范要求中，要让每个工作人员都遵守这些建筑标准制度。然后在制定一个合适的计划定期存档，设立一个监测组，负责监督和检查档案管理，定期进行现场视察，并迅速解决已查明的问题。

2.3加强工程档案过程管理

水利建设项目十分复杂，涉及到许多的部门，档案管理也应该适应在不同种类的施工项目的内容和特征，研究计划出有关的档案管理规则。每个项目档案的项目的内容和分布各不相同，其他只有通过发展和逐步实施目标明确的档案管理方法，才能减少档案管理链中的错误和遗漏，并确保档案的真实性和完整性。档案管理为了实现这一目标，不单单是档案管理者必须严格执行档案管理规则，而且其他部门也必须熟悉档案和档案管理规则。

2.4加强对档案管理工作的监督

档案管理由国家政策和企业规章以及对档案管理日常活动的检查加以管理，以确保档案管理适应同步管理模式，并与包括工程服务在内的工程服务协调。项目进展情况财务部与其他部门合作，调整目前的档案管理模式，以适应档案管理的要求。发展检查期间发现的问题已及时查明和纠正，有用的后续行动管理改革档案结果没有按计划进行，因此采取了通知批评等制裁措施。

2.5加强对档案管理的现代化建设

在国家档案建设管理局的统一规划和组织框架内，档案信息资源的数字化管理充分利用现代信息技术，档案管理的方式更侧重于存档实体的存储和使用、专用存档信息的数字化存储和服务以及标准化、数字化的持续发展、网络建设与社会化档案维护网络整合和网络安全。伴随着现代互联网的技术发展，人们已经到达了一个数据化信息的时代，利合理有效地运用大数据技术管理相应的档案，已成为许多单位努力探索的目标，一些大型非物质文化遗产馆和其他部门也渐渐地完成了对非物质文化遗产的数字化管理。对于本项目而言，全面实现档案数字化管理还存在一些困难。但是，中国有很多项目，很多经济并不发达的地区的项目设施基础都比较差。因此，这一目的就必须的一点一点地进行，但必须得到一些关注。除了机密文件，许多文件必须要一直保存。因此，通过对纸质档案的数字化，可以完成纸质档案与数字化档案进行一个双向同步的管理。毕竟纸张的存放时间有一定的局限性，时间太过久远的时候，就会发生纸张变黄、容易撕碎的一些状况，要是存放不好，还会造成霉变、虫蛀等等一些问题造成文件被损坏，而数字档案馆就不会有这些事情的存在。所以，有关的

3结语

为了适应时代的新情况和改善水利基础设施，必须改善和完善水利档案的管理，提高工作人员对同步管理的认识，并创建适合的管理规则，强调平时工作中的监督、标准化。档案管理的科学和计算机化目的就是为水利施工项目的所有任务提供相应的服务。

参考文献

[1]水利部办公厅.水利工程档案管理手册[M].北京：中国水利水电出版社，2001．

[2]水利部办公厅.水利档案工作指南[M].北京：国防工业出版社，2014．