机构编制实名制与档案信息化管理分析

机构编制实名制与档案信息化管理分析

李振东

中共大庆市让胡路区委机构编制委员会办公室 163721

摘要:在当前发展形势下，档案管理工作的重要性愈发凸显了出来。档案管理部门要想顺利推进档案信息化管理工作、获得理想管理成效的话，就必须与时俱进，积极采用机构编制实名制管理方式，进行档案管理工作的改革创新，从而促使档案管理工作走向信息化、现代化发展之路。本文针对我国机构编制实名制管理工作现状进行了研究分析，明确了其中存在的问题不足，提出了相应的完善强化策略，以推动档案信息化管理工作的顺利开展，为档案管理工作的高效进行做出积极地贡献。

关键词：机构编制实名制；档案信息化管理；方法策略

档案管理工作是机构管理体系的重要构成部分，能够为机构建设工作提供参考资料和绩效查询等服务，从而帮助机构领导了解机构发展历史、工作数据信息及人事变动情况。机构编制实名制与档案管理工作密切相关，是对本机构工作人员的相关工作信息进行记录整理以促进机构内部管理工作方便快捷、高效顺利的进行。在当前互联网发展环境下，实施机构编制实名制档案信息化管理模式是符合实际发展需要的必然趋势。

1. 机构编制实名制对于档案信息化管理工作的重要意义价值

1. 实施实名制信息化档案管理工作的重要性。工作人员档案信息管理工作是机构正常运转的基础保障，能够推动机构发展效率得到有效提升。传统档案信息收集整理工作大都采用手工方式进行，整理归纳成档后用纸质材料进行记录储存。这种传统档案信息管理模式人力物力消耗巨大，涉及到信息的录入查询、档案转进转出等实际管理工作时，繁琐复杂、难度较大，管理效率很难得到有效提升^[1]。在采用基于互联网技术的信息化管理模式以后，机构单位的档案管理质量水平得到迅速提升，尤其是实施实名制信息化管理后，档案管理工作借助大数据、互联网、云计算等现代信息技术取得了巨大成绩，管理能力水平极大提高，彻底打破旧有档案管理模式的制约和束缚，机构管理层可以方便、快速、高效地得到相关的档案数据信息，对单位工作情况做到了解全面、掌握深入，从而有针对性地开展工作。

2. 机构编制实名制管理是档案管理信息化发展的前提条件和基础保障，只有其工作效率得到了巨大提升，档案信息化管理工作才能得到顺利推进，才能不断提高单位的档案管理水平、推动机构的稳定良性运行。机构编制实名制管理指的是机构编制管理工作与人事管理、财务管理等各项管理工作密切配合，按照实际在编员工人数进行实名经费预算发放工作的制度模式，能够实现各部门的编制人数与实发金额的准确对应，是一种能够推动单位管理工作顺利高效开展的新型管理模式^[1]。而机构档案管理主要负责收集整理员工工作信息资料、对生产建设资料进行合理分类、对单位建设成绩进行归纳总结等工作，工作方法及管理流程必须准确规范，遵循时间顺序实行精确分类管理，编号规范有序、存储严密完善。相关资料信息必须与机构实际发展状况相吻合，涉及到人员编制数量必须做到实名对应，资料人数与机构编制完全符合，离退休人员单独在册管理，以帮助机构领导查询分析、科学决策，并据此制定管理制度细则，以确保单位管理工作的顺利开展。

2. 强化机构编制实名制管理以推动档案信息化管理工作的方法与策略

1. 提高对档案实名制管理工作的重视程度和宣传力度。档案信息化管理工作是机构现代化建设工作的重要保障，是单位开展多种职能管理工作的基础前提，也是机构单位高效发展的关键推动力。它能够帮助单位领导全面了解情况、增强发展动力、提高管理成效，但许多机构对实名制编制下的档案管理工作的重要性缺乏认识，因此需要相关部门加大宣传力度、提高重视程度、推进创新发展，需要单位领导对实名制管理做好决策研究，制定严格规范的管理制度，定期检查评定实际管理成效，还可以聘请管理专家组织全体员工进行实名制编制管理培训学习，促使机构内部形成对实名制档案管理的整体认知和环境氛围，以获得理想的管理成效，推动机构档案信息化管理工作的快速发展^[2]。

2. 构建健全完善的机构编制实名制下的信息化档案管理机制。机构编制实名制能够为档案管理工作的现代化、信息化发展打下良好的基础，因此需要机构领导建立健全实名制编制管理体系，确定机构工作人员的具体人数和工作情况，对相关信息化档案建设工作进行全程参支持与监督规范，确保单位档案信息化管理工作得到顺利推进；机构管理层在进行档案管理工作决策部署工作时，必须明确各管理岗位的具体职责任务，将档案信息化管理职能工作落实到位；对档案管理部门的信息化管理体系建设工作予以人力物力支持，配备相应软硬件管理设施，通过编制实名制管理确保信息化档案管理的准确性与严密性，推动档案管理信息化管理系统的高效发展。

3. 提高信息化档案管理工作人员的专业素质和业务技能。在当前机构编制实名制下的信息化档案管理工作体系中，许多档案管理人员的专业能力素质整体偏低，缺乏现代化档案管理意识与专业化、信息化档案管理能力，因此需要定期组织档案管理人员参与培训学习和业务交流活动，通过专家讲座、行业交流、现场观摩等方式促使档案管理人员的信息化管理能力水平得到有效提升^[2]；单位机构还要针对档案管理人员进行信息化管理技术和法律法规知识培训，提高他们对互联网、数据库、大数据等信息技术手段的应用能力，培养他们依法进行档案管理的意识能力，促使他们掌握先进信息技术办公手段，对信息化档案管理工作做出积极贡献，推动这项重要管理工作质量效率的提升。

4. 充分利用信息技术手段建立现代化档案管理体系。在当前互联网发展环境下，机构档案管理工作要想走上信息化发展之路、获得最大管理成效的话，就必须建立与实际管理需要相吻合的现代化网络档案管理体系，彻底打破旧有传统档案管理模式的制约与束缚，采用数据库、云计算等信息技术手段提高档案资料的完整性、准确性和时效性，有效避免纸质档案资料在存储、查阅上的极大不便，将档案管理成本降到最低，不断提高档案管理效率，从而为社会建设事业提供强有力的支持与保障；信息化档案管理体系在遇水火灾害等不可抗力因素时，不会发生损毁遗失、残缺不全等严重问题，能够长期完整保存、方便快速查询使用，对机构档案管理工作质量水平的提升具有积极推动作用，能够促进机构单位职能管理工作的顺利开展，能够真正做到信息资源共享，促使档案管理工作的意义价值得以充分展现出来^[3]。

3. 结语

总而言之，机构编制实名制对于机构档案管理工作的信息化发展具有极其重要的意义和作用，这是机构档案管理工作的现实需要，也是机构改革创新发展的必然需求，因此需要我们注重做好机构编制实名制管理工作，加大对信息化档案管理工作的重视程度与工作力度，采用现代化信息技术管理手段，提升机构档案管理工作的信息化发展水平，促使机构档案管理信息化发展进程的高效推进，为机构建设发展成效的提升做出积极的贡献。

参考文献

[1]王宸;;实施实名制管理,实现机构编制档案的信息化管理[J];现代经济信息;2019年07期

[2]朱志强;;机构编制档案管理与服务研究[J];黑龙江科学;2020年19期

[3]贾廷玉;;以实名制管理，强化机构编制档案信息化管理[J];科技风;2020年02期

作者简介：李振东，性别：男，民族：汉，籍贯：黑龙江大庆，出生年月：1983年11月，

文化程度：本科，现有职称：助理馆员，研究方向：机构编制档案及相关文件管理.