信息化时代背景下高校图书馆档案管理工作创新

信息化时代背景下高校图书馆档案管理工作创新

张超

青岛科技大学

摘要：随着信息技术的不断进步，以云计算和存储为基础的数字技术广泛应用于各个领域。高校图书馆档案管理信息化程度越来越高，如何充分利用现代信息技术来推动管理模式创新，满足多样化及个性化的需求，提高档案管理效率成为了高校图书馆亟需解决的课题。文章通过分析图书馆档案管理信息化面临的问题，提出了一些建议，希望能够为高校图书馆档案管理模式创新提供一定的参考。

关键词：信息化；图书馆；档案管理

随着信息化进程的加快，传统档案管理模式越来越限制高校图书馆档案管理工作的开展，档案管理信息化应运而生。作为一种新型的管理模式，将现代信息技术充分融入到档案管理工作中大大提高了高校图书馆档案管理效率。在图书馆档案管理工作取得巨大进步的同时，我们也应该看到其目前存在的不足。

一、图书馆档案信息化管理中存在的问题

（一）管理理念不够完善，影响高校图书馆档案管理信息化的推进

部分高校在推进图书馆档案管理信息化的过程中更加注重于技术应用层面，而没有把先进的管理理念植入其中，没有建立起一套科学完整的管理机制。在信息的收集上过于重视总结性质的文件材料而忽视过程材料的收集，对电子档材料和纸质档材料的作用无法科学区分和转化，在一些重要档案材料的管理和归档过程中过于依赖人工方式，消耗了大量的人力和物力，给图书馆档案管理工作的顺利开展造成不良影响。

（二）信息化建设进程缓慢，图书馆档案管理信息化程度仍需提高

高校图书馆档案管理信息化是以完善的硬件和软件设备作为支撑的，随着科技的不断进步，硬件设施功能更加多样化，采购价格越来越高，与此同时，移动设备的普及和新媒体的飞速发展导致信息处理方式发生巨变，微信、APP让信息的查阅更加便捷高效，这对高校图书馆信息系统的软件保障提出了更高的要求，信息化体系建设的投入要求大大超过了高校的预算，势必会影响图书馆档案管理信息化的进程。

3. 管理制度的缺失损害了工作人员的积极性

现实生活中，许多高校图书馆对工作人员的岗位职责定位模糊，对他们的工作态度和行为准则缺乏明确的规定，对操作流程的各个环节缺乏统一的标准，对档案信息的安全缺乏制度保障，没有制度便没有考核依据，势必会影响到工作人员的积极性。

3. 图书馆档案管理队伍建设需要进一步加强

目前我国许多高校都具备专业性的档案管理队伍，但是也存在人员技术水平差距明显、整体素质不均衡的情况。造成这种现象的原因主要有两个：一是档案管理人员自身信息化意识薄弱，技术水平不达标并且忽视自身的学习；另一个就是学校对档案管理信息化重视程度不够，招聘时缺乏严格的把关、入职后缺乏系统性的培训、缺乏合理化的考核和激励。

2. 信息化背景下图书馆档案管理工作创新策略

1. 完善图书馆档案管理制度

高校图书馆管理部门需要适应信息化的需求，进一步完善图书馆档案管理制度，推进制度创新。对图书馆档案管理人员的行为准则和工作方向做出明确的规定，指导他们在规则允许的范围内进行工作创新；制定相应的考核标准和激励措施，激发图书馆档案管理人员的积极性和创造力；制定严格的信息化工作流程和完整的图书档案管理制度，对新书登记、图书借阅、时间管理、图书损害赔偿等作出明确的规定，并将这些规定通过信息化手段及时通知到工作人员和学生，便于后期的管理和监督。

2. 利用现代信息技术推进档案管理数字化建设

高校图书馆应适应信息时代发展的要求，增加资金投入来购买高质量的硬件设备，为信息化的建设提供硬件保障；在此基础上，利用计算机网络海量存储和与云计算优势建立完整的数据库管理体系，通过互联网进行完整的数据采集，搭建完备的档案数据库和全文数据库，对图书馆档案进行编码，对电子档案的查询、借阅、调取等数据都录入到数据库中，将藏书、文献资料等都进行数据录入，搭建全文数据库。在数据库建成后，运用现代数字技术对资源进行精细化分类和管理，最大化的发挥图书馆的作用并保障信息的安全。

3. 利用现代信息技术推动图书馆档案管理服务方式的创新

高校可以根据信息技术的新形式，积极开通图书馆和档案馆的微信公众号，并运用公众号提供图书和档案的数字化资源服务。公共平台启动图书馆官方账号方便用户搜索，通过图书馆网站、微博、学校主页和班级公告等不同方式来推广公众号，及时打开微信公众号的书籍和档案数据，对教师和学生感兴趣的热门资料和热点话题进行及时推送，增强服务的灵活性。积极推动电子阅览室的建设，在电子阅览室中创建信息服务平台，引入VR技术，将无法外借的珍贵资料和文献用影像的形式录入到信息服务平台中，让拥有阅览权限的师生通过VR技术身临其境地阅览到各种珍贵的档案资源。

4. 加强人员培训，组建高水平的档案管理队伍

互联网时代的图书馆档案管理人员不仅要具备扎实的档案管理职业技能，还要具备娴熟的计算机操作水平和用于创新的工作精神。为此，高校图书馆档案管理人员要根据信息化管理的需求不断丰富自己的知识体系，创新管理理念。在学习传统的档案管理知识、培养技能的同时熟悉各种信息化软件设备，快速收集、整理、甄别、提取各种档案信息，提供个性化的服务。从高校的层面上，要想建立起一支智能化、高水平的档案管理队伍，就必须从人才的引进和培养两个方面下工夫。首先，高校图书馆要根据本校特色化的档案管理模式开展人才引进工作，在招聘过程中注重应聘者的专业能力和信息技术水平，通过严格的专业化考试和技能操作挑选出合格的档案管理人员。其次，对现有的档案管理人员进行系统化、针对性的技术和技能培训，定期对培训结果做出检测和考核，让档案管理人员掌握先进的信息技术，真正从繁重的事务性工作中解脱出来，有更多的时间和精力对自己的工作进行总结创新，更好地促进档案管理信息化水平的提高。

综上所述，信息化的发展给高校图书馆档案管理带来巨大便利，同时也对图书馆档案管理人员的综合素质和工作能力提出了更高的要求。高校图书馆档案管理工作的创新已经成为衡量高校综合管理能力的一项重要指标，高校要充分借助信息化时代发展契机，积极构建开放、灵活、共融的档案管理模式，持续推进管理创新，更好的为广大师生提供全方位的服务，为整个学校教学和科研的进步贡献应有的力量。

参考文献：

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4. 王德英．探讨新时期机关单位档案管理的创新思路与方法［J］．办公室业务，2018( 21) : 108．

作者简介：张超（1986.02--），男，汉族。河北省邯郸市人，硕士研究生，工作单位：青岛科技大学，研究方向：档案管理