探究机关事业单位档案管理中的电子档案管理

探究机关事业单位档案管理中的电子档案管理

陈常军 1 吴玉芝 2

1 五莲县公共就业和人才服务中心 262300 2 日照移动公司五莲分公司 262300

摘要：新修订《中华人民共和国档案法》将于2021年1月1日正式施行，这是我国档案法治建设进程中一个新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志。新修订档案法新增设档案信息化建设专章，第一次从法律的角度对档案信息化建设作出全面系统的规定。其中对电子档案管理提出具体要求的有2条5款，明确规定电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求，为新时代电子档案管理适应“数字转型”这一全球性大趋势、服务国家治理体系和治理能力现代化、留存好数字时代的记忆指明方向。

关键词：机关事业单位；电子档案管理；措施

引言

随着信息技术的发展，在网络化发达的今天，单一的纸质档案已经渐渐被电子档案所取代。电子档案的出现不仅可以提高工程单位的档案管理效率，还可以保证工程内部机密信息不被泄露，在一定程度上节省了资源和时间。但是在实际情况中，工程电子档案的管理也存在一些问题，本文即针对存在的问题进行分析并提出相应对策。

1机关事业单位档案管理中电子档案管理问题

1.1电子档案管理不规范

电子档案管理缺乏标准化规范化，导致电子档案的真实有效性得不到保障。比如：电子文件的归档格式不统一；电子档案的鉴定不准确，带有主观性和随意性；元数据项不能全面描述电子文件的内容、结构、背景及其整个管理过程，不能满足业务利用和文件管理的需求；元数据的取值不准确或格式不统一，不利于后期利用；未对系统用户进行严格的权限设置，电子档案信息存在泄密隐患。究其原因，是因为开发前期未制定完善的管理规范，又或是规范缺乏针对性和可操作性，难以落实，系统设计时没有将规范内置于系统之中，导致系统在对电子档案的收集、整理、利用、处置等过程进行管控时无章可循。

1.2电子文件归档质量不高

电子文件归档质量包括真实性、完整性、可用性。真实性达不到要求是指电子文件版本不准确，与对应纸质文件内容不一致等；完整性达不到要求是指属于归档范围的文件未归档，电子文件的组件缺失，元数据缺失；可用性达不到要求是指数据格式不符合要求或电子文件被损坏而不能正常打开等。导致归档质量问题的原因是业务系统未对电子文件进行前端控制，使得业务系统中大量电子文件处于失控状态，最终导致进入电子档案管理系统的数据质量不高。

2机关事业单位档案管理中电子档案管理措施

2.1做好档案收集和整理工作

档案的收集与整理工作十分重要，传统的纸质档案管理工作在时间和空间方面要求比较高，限制也比较大，为了做好电子信息化档案管理工作，就需要在实际的工作中做好规范化的档案管理和收集工作，提升工作的逻辑性和系统性，方便档案查阅。档案往往有多个卷宗，而在一些年代较为久远的档案中缺乏一定的编号，在后期的部门变动和发展中往往会出现十分混乱的现象，无法更好地进行档案的管理。为了实现规范化的发展，就需要建立起档案分类管理的工作模式，科学地进行档案分类，从而提升档案管理工作的延续性。另外，需要建立其规范化的管理指标与体系，尽最大的努力完善档案资料。制度的保证对于电子信息化档案管理至关重要，这也是提升档案管理工作水平的必经之路，需要将档案管理工作纳入考核工作体系中，建立起覆盖全面的工作体系，在此项工作中完善保管制度、查阅制度、安全管理制度等，杜绝不规范行为的发生。

2.2全面梳理并改进现有电子档案管理模式

一些单位的电子档案管理模式较为松散，没有形成体系，造成档案数据遗失的同时，在整体上影响了管理效率，与引入电子化管理的初衷背道而驰。基于此，必须全面梳理并改进现有的电子档案管理模式。第一，从档案的录入、存储、保管、调取等方面详细审查相关流程，找出疑似问题。比如一些单位的档案管理人员年龄较大，对传统的纸质档案几乎如数家珍，在短时间内即可迅速找到；但通过计算机搜索目标档案时，或是因为操作水平有限，或是由于设备本身性能有待提高，实际处理过程花费的时间甚至比原来更高。面对此种问题，负责人员应该予以重视，查清根源所在并及时解决。第二，电子档案相比纸质档案优势明显，但这并非转变工作态度的理由。管理人员在日常工作中，应该以更加严格的标准要求自己，对档案中的每一个细节均应该反复对照，保证信息真实、准确。比如城市公安局下属街道派出所户籍科，主要负责居民身份信息的管理，包含户口迁入、迁出。根据国家相关规定，具备外省户口的居民通过结婚，以“夫妻投靠”的方式进行户口迁入，办理时间为40天。在此过程中，如果身份证号、生日（具体到“日”）、姓名等任何信息录入出现差错，均会耽误至少半个月的时间，给居民的正常规划造成极大的“破坏”。很多时候，计算机系统端的档案数据并非即时可改，而是需要经过层层审查。因此，改进现有电子档案管理模式已经成为人们的迫切需求。

2.3切实推进数字信息资源库建设，大力加强电子档案归档工作

为了加强电子信息化档案管理工作建设，需要在以下几个方面提升工作的能力，更好地服务于电子信息化档案管理工作。第一，需要在本单位的归档工作中，增大数字化的管理力度，做好数据库的分类工作；第二，对于没有及时归档的文件，需要集中做好统一化的管理工作，根据档案的类型进行扫描工作，根据相关的工作经验进行判别；第三，提升档案管理人员的工作能力，在不断发展的过程中，档案管理事业具有更高的工作要求和技术方面的挑战，这就需要档案管理工作者无论是科班出身还是半路出家，都需要提升个人的业务素质与能力，在原有知识的基础上不断提升自身的能力与素养，将现代化的档案管理相关知识落实到位，更好地服务于档案管理的相关工作。专业知识方面，需要工作人员在档案管理理论、档案编纂理论、档案保护技术等方面进行深入的学习，还需要在专业技能如计算机应用技术、缩微摄影技术、光盘技术、复印复制技术等方面不断操练，提升工作能力，从而使自身的素质能力和综合能力都得到提升。除了进行理论和技能的学习之外，档案管理工作人员之间也需要不断探讨，加强学习与交流，从而取长补短完成相关的工作，不断发现档案管理工作中出现的问题和不足，对档案管理工作进行优化与提升。

结语

综上分析，传统的档案管理模式已经很难适应新时代的发展，电子档案的出现彻底打破了以往的管理模式，将档案管理工作的效率提升了一个高水平，使人社局的档案管理工作变得更加快捷与多元化，这也是未来档案管理工作的发展趋势与主要方向。因此，在人社局今后的档案管理中，需要档案管理者熟练掌握电子档案管理的方法与技术，这也是未来发展的关键因素与重要体现，作为新时代的档案管理人员，在新时期的档案管理过程中，我们要不断学习，大胆创新与实践，将档案管理信息化发展到最大化，在电子档案的融合下，充分利用档案管理信息化的快捷性，使人社局的档案管理工作发展更上一个台阶。

参考文献

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